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Fondé en 1920, le groupe Car Avenue comprend environ 130 concessions automobiles réparties à travers la Belgique, le Luxembourg, la France et la Suisse. Fort de 2500 employés, le groupe réalisait récemment un chiffre d'affaires annuel d'environ 1,8 milliard d'euros. Les sept concessionnaires belges utilisent DocuWare Cloud depuis 2021.

Si les entités belges ont souhaité se doter d’un puissant outil de GED, c’est avant tout pour simplifier des processus complexes pour la gestion des facture entrantes. En effet, les franchisés étant des entités juridiques distinctes, le processus d'approbation différait d'un site à l'autre. Ainsi, par exemple certains concessionnaires approuvaient les factures en les envoyant tout simplement par courrier au service comptable, tandis que pour d'autres, elles étaient individuellement signées manuellement dans le cadre d'un processus d'approbation sur papier. Aussi, quelle que soit la méthode utilisée, les personnes intervenant tout au long des processus de facturation devaient d'abord attendre de réceptionner les factures au format papier, ralentissant ainsi considérablement le flux de travail. 

Afin de répondre à différents besoins de digitalisation, au-delà de la gestion électronique des factures, Car Avenue a réalisé un benchmark des principales solutions de GED du marché, avant de présélectionner 3 éditeurs pour finalement retenir DocuWare. Parmi les bénéfices clés ayant motivé le choix de Car Avenue : la flexibilité et la simplicité de la solution, sa capacité à répondre à toutes les exigences du réseau de concessionnaire et la possibilité de déployer par la suite très facilement le logiciel au Luxembourg et en France.

Pays:
Belgique
Industrie:
Commerce
Domaine d’utilisation:
Déploiement:
Cloud
Integration:
Carya

Grâce à l'automatisation et à l'optimisation du flux de documents, aujourd’hui nous travaillons beaucoup plus rapidement tout en améliorant notre rentabilité. Grâce à la digitalisation des processus d'approbation, nous avons par exemple découvert que certains postes de coûts, qui étaient approuvés à l'aveugle auparavant, devaient être gérés différemment.

Eric Vaessen, Directeur Administratif et financier /
Robin Devresse, contrôleur de gestion et chef de projet au sein de Car Avenue.

Un meilleur contrôle de la validation des factures

Grâce à l'archivage automatique des documents de DocuWare, l'entreprise gagne un temps considérable. Une fois les documents numérisés, ils peuvent être récupérés instantanément en saisissant quelques termes clés, sans que les employés n'aient à solliciter le service comptable ou à rechercher dans les dossiers papier. Et tout cela, depuis n’importe quel lieu ! Par ailleurs, Car Avenue bénéficie d’un meilleur contrôle pour la validation des factures et a gagné en visibilité et projection sur les coûts à venir.
Grâce au nouveau workflow optimisé via DocuWare, le principe des quatre yeux* est désormais appliqué lors des validations, chose impossible par le passé au regard de la complexité des processus papier. Par ailleurs, l'entreprise souligne tout particulièrement la simplicité et la flexibilité du logiciel. A titre d’exemple, les employés peuvent approuver les factures qui leurs sont soumises via leur smartphone, et ce où qu'ils soient. De plus, DocuWare est intégré au logiciel métier "Carya", simplifiant ainsi encore davantage son utilisation.

RH : Un on-boarding standardisé grâce à DocuWare

Suite au succès du déploiement de la solution DocuWare au sein du service comptabilité, Car Avenue souhaite désormais utiliser la solution dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines, et plus particulièrement pour l'intégration des nouveaux employés. Les différents processus liés à l’on-boarding des nouveaux employés seront désormais numérisés et automatisés. A titre d’exemple sont concernés l'accès aux différents systèmes informatiques ou encore la mise à disposition d'informations et de documents destinés au nouvel arrivant. Fini les feuilles de calcul excel compliquées à gérer, les chefs d'équipes et chefs d'agences recevront à l'avenir des alertes sur les différentes tâches liées au on-boarding via l’outil DocuWare. En parallèle, le service des RH pourra facilement suivre l'évolution de l'intégration d'un nouvel employé.

 

* Le principe des quatre yeux consiste à séparer chacune des étapes liées au paiement d’une facture afin de les attribuer à des personnes différentes. Il vise à renforcer les contrôles et éviter les fraudes.

Nous sommes non seulement très satisfaits de notre nouvelle solution GED, mais aussi du travail de notre partenaire DocuWare. Leurs équipes sont parfaitement formées et extrêmement compétentes sur le plan technique.

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