Un meilleur contrôle de la validation des factures
Grâce à l'archivage automatique des documents de DocuWare, l'entreprise gagne un temps considérable. Une fois les documents numérisés, ils peuvent être récupérés instantanément en saisissant quelques termes clés, sans que les employés n'aient à solliciter le service comptable ou à rechercher dans les dossiers papier. Et tout cela, depuis n’importe quel lieu ! Par ailleurs, Car Avenue bénéficie d’un meilleur contrôle pour la validation des factures et a gagné en visibilité et projection sur les coûts à venir.
Grâce au nouveau workflow optimisé via DocuWare, le principe des quatre yeux* est désormais appliqué lors des validations, chose impossible par le passé au regard de la complexité des processus papier. Par ailleurs, l'entreprise souligne tout particulièrement la simplicité et la flexibilité du logiciel. A titre d’exemple, les employés peuvent approuver les factures qui leurs sont soumises via leur smartphone, et ce où qu'ils soient. De plus, DocuWare est intégré au logiciel métier "Carya", simplifiant ainsi encore davantage son utilisation.
RH : Un on-boarding standardisé grâce à DocuWare
Suite au succès du déploiement de la solution DocuWare au sein du service comptabilité, Car Avenue souhaite désormais utiliser la solution dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines, et plus particulièrement pour l'intégration des nouveaux employés. Les différents processus liés à l’on-boarding des nouveaux employés seront désormais numérisés et automatisés. A titre d’exemple sont concernés l'accès aux différents systèmes informatiques ou encore la mise à disposition d'informations et de documents destinés au nouvel arrivant. Fini les feuilles de calcul excel compliquées à gérer, les chefs d'équipes et chefs d'agences recevront à l'avenir des alertes sur les différentes tâches liées au on-boarding via l’outil DocuWare. En parallèle, le service des RH pourra facilement suivre l'évolution de l'intégration d'un nouvel employé.
* Le principe des quatre yeux consiste à séparer chacune des étapes liées au paiement d’une facture afin de les attribuer à des personnes différentes. Il vise à renforcer les contrôles et éviter les fraudes.
