Client historique, Bouygues Immobilier adopte la GED DocuWare dès 2008 pour son service SAV, puis étend son utilisation à ses départements comptabilité et juridique.

Bouygues Immobilier est la société de promotion immobilière du groupe Bouygues. Bouygues Immobilier développe des projets de logements, d’immeubles de bureaux, de commerces et d’aménagement de quartiers durables à partir de trente-neuf implantations en France et quatre à l’international. Avec un chiffre d’affaires de plus de 2,6 milliards d’euros en 2018 et un effectif de 1969 collaborateurs, Bouygues Immobilier figure parmi les leaders sur le marché du logement en France. 

Client historique DocuWare depuis 2008, Bouygues Immobilier a été un des pionniers dans l’utilisation de la GED dans son secteur d’activité.  La solution DocuWare a été retenue dans un premier temps pour gérer le stockage, la conservation et la consultation des documents pour les équipes du service après-vente (SAV). 

Une interconnexion de DocuWare aux applications métier via les API

Des applications métiers s’appuyant sur les API de DocuWare ont été développées au fils des années à destination de la Direction Comptabilité Fiscalité pour la gestion des factures, des chèques et des contentieux. Entre 2017 et 2019, le système d’information Opérationnel est refondu. Il permet désormais aux collaborateurs de gérer l’ensemble des étapes d’une opération de gestion immobilière par voie dématérialisée. Les documents sont déposés dans ce système d’information, qui est interconnecté à DocuWare.

Pays:
France
Industrie:
Immobilier
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Juridique |SAV
Déploiement:
On-Premises

Notre utilisation de DocuWare va bien au-delà de la GED avec le système de workflow. Cela génère de la valeur.

Kamran Moayed
Directeur des études et des développements informatiques, Bouygues Immobilier

Une utilisation poussée de l’outil, qui s’étend bien au-delà du périmètre de la GED avec le système de workflows

Fin 2018, s’inscrivant dans la stratégie de Transformation Digitale de BOUYGUES IMMOBILIER, la DSI a accompagné la Direction Comptabilité Fiscalité dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail grâce au projet DEC (Dossier Electronique de Clôture). C’est la première fois que l’interface de DocuWare est utilisée en direct.

L’objectif : disposer d’une base de partage entre les services comptabilité, gestion, juridique et les commissaires aux comptes afin d’avoir une vue globale sur l’avancement des bilans financiers, des situations de travaux réalisés et une communication vers les différents acteurs de la clôture plus fluide et plus simple. Des documents tels que les bilans, balances et les liasses fiscales sont stockés et indexés automatiquement dans DocuWare et soumis à des processus de validation à travers les workflows. Des notifications sont envoyées aux destinataires pour signaler tout changement de statut du document. Ce dispositif permet de s’assurer de la concordance des comptes en vue de leur consolidation.

La communication entre les différents services est fluidifiée, l’information partagée de façon transparente. Outre le gain de temps et la sécurité générées par la dématérialisation et l’homogénéisation de ces processus, un véritable travail collaboratif se met en place grâce à la GED. Un partage de connaissances et des meilleures pratiques s’opère, avec à la clé des gains de productivité pour les collaborateurs. « Notre utilisation de DocuWare va bien au-delà de la GED avec le système de workflow. Cela génère de la valeur. » souligne Kamran Moayed, Directeur des études et des développements IT du groupe Bouygues Immobilier. « DocuWare est très simple d’utilisation et intuitif », ajoute Maud Cailly, Chef de Projet sur la GED, en charge de DocuWare.

Enfin, DocuWare permet de conserver l’historique de l’ensemble des dossiers, et d’accéder en un clic à l’ensemble des documents présents dans l’espace de stockage. Il est simple de savoir quelle est la dernière version validée d’un document. Cela génère des gains de place, des milliers d’archives papier sont ainsi dématérialisées dans l’armoire numérique.

Avec ce vaste projet de dématérialisation des documents et des processus métier, Bouygues Immobilier a opéré sa digitalisation comptable. Satisfaite de l’outil, la direction de l’IT envisage d’étendre l’utilisation de DocuWare à d’autres projets dans un avenir proche. A date, plusieurs centaines d’utilisateurs l’utilisent déjà en interne au travers de différents outils et usages.

 DocuWare est très simple d’utilisation et intuitif »

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