Cet outil, conçu dans le but d’effectuer une saisie unique des informations communes relatives à la situation du client, permet l’enrichissement automatique de divers documents nécessaires dans le cadre de l’EER tels que contrats, conventions de compte, cartons de signature etc. et de les créer au format numérique. Ce traitement engendre une réduction non négligeable des coûts, notamment de fabrication des supports papier, de stockage, et participe à la protection de l’environnement.
BNPP-EER: Une approche métier de la dématérialisation de documents structurée autour de DocuWare
Une application orientée web a été développé par le prestataire SIMA pour créer divers contrats destinés aux clients, les cartons de signatures, les fiches profils. La dématérialisation des contrats sortants est rendue possible grâce à l’utilisation d’une tablette de signature Wacom STU-520 dans un process hautement sécurisé, dans le respect des normes légales françaises. Le contrat client après avoir été scellé électroniquement avec le tiers de confiance "Lex persona" est archivé dans DocuWare, puis imprimé pour être remis au client. L'utilisation de tablettes de capture de signature permet également la dématérialisation des cartons de signature en intégrant leurs mises à jour dans DocuWare.
De plus, chaque carton de signature archivé dans DocuWare peut être rappelé et réutilisé pour annuler des mandataires sortant et/ou ajouter des mandataires entrants avec leurs signatures. Les données biométriques de la signature sont également cryptées et conservées permettant un recours auprès d’un expert en graphologie le cas échéant. L'intégralité de cette solution a été validée juridiquement par le cabinet Van Dijk ingeniers* conseils en gestion électronique de documents, record management, archivage électronique.
Des bénéfices immédiats :
- Diminution des espaces de stockage dans les locaux
- Accessibilité des documents en temps réel et à tous les collaborateurs depuis leur poste de travail
- Uniformisation plus efficiente de l’archivage des documents
- Amélioration de la sécurité de la documentation non seulement d’un point de vue juridique mais également dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité
* Collaborant activement avec la Direction des Archives de France, APROGED, FNTC, NF Z 42-013, Norme ISO 15° 489.
