Le deuxième objectif impliquait la dématérialisation des factures liées aux frais généraux et leur intégration dans l’ERP Cegid XRP. Le groupe souhaitait en effet disposer d’une vision d’ensemble précise et complète du statut des factures entre leur réception et leur validation, afin d’optimiser les processus, gagner en fluidité et en réactivité, via un système de workflows. Enfin, le groupe souhaitait anticiper l’arrivée de la facture électronique obligatoire, afin de se mettre en conformité avec la loi. « Nous avions défini un cahier des charges et le partenaire DocuWare a su traduire nos attentes et les mettre en œuvre techniquement », précise Jean-Pierre Barrault. « Le tandem solution DocuWare et partenaire intégrateur fonctionne très bien et nous a permis d’atteindre nos objectifs », précise-t-il.
Ces objectifs ont en effet été atteints avec la mise en place des workflows et l’accompagnement du partenaire DocuWare dans leur mise en place. De nombreux échanges entre les différents prestataires : partenaire intégrateur DocuWare, prestataire d’ERP et sous-traitant informatique ont ainsi été mis en place pour réaliser les différentes intégrations, qui sont pleinement opérationnelles aujourd’hui. « Après un an et demi de mise en œuvre, nous avons réussi à effectuer le rapprochement automatique de 1 facture sur 2. Nous en sommes désormais au stade de l’optimisation et souhaitons encore améliorer ce résultat », précise JP Barrault.
Satisfait de l’accompagnement du partenaire et de la solution sur le plan fonctionnel, le groupe réfléchit désormais à de possibles évolutions, dont la gestion du périmètre qualité, dans un objectif de mutualisation des outils internes.
