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Études de cas: Fret aérien

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Airnautic AG, prestataire de services logistiques de fret aérien, travaille pour le compte de grandes compagnies aériennes. Avec la mise en place de DocuWare en février 2020, l’entreprise a mené à bien ses activités en toute sécurité pendant la période du confinement.

Le directeur général d’Airnautic, Ernst Thoma, ne pouvait pas prévoir la pandémie lorsqu’il a planifié l’introduction de DocuWare en avril 2019. L’objectif du projet de GED était la mise en place d’archives électroniques pour le flux croissant de documents liés au traitement des commandes et des factures.

Outre l’administration et la comptabilité basées à Bâle, l’entreprise, qui opère de manière décentralisée sur quatre sites et, , dispose de bureaux supplémentaires pour les activités opérationnelles dans les aéroports de Bâle, Genève et Zurich. Cette dernière souhaitait rendre ses processus moins dépendants du papier. Le 1er février 2020, DocuWare a été mis en service chez Airnautic, ainsi, l’entreprise était également équipée pour le télétravail en mode collaboratif depuis le domicile des salariés, juste à temps pour le confinement.

Airnautic agit en tant que représentant de nombreuses compagnies aériennes dans le secteur du fret aérien mondial, tels que Saudia Cargo, China Southern, Ethiopian Airlines, DHL Aviation, ANA Cargo All Nippon Airlines et Pegasus. Airnautic prend en charge l’organisation complète des commandes qu’elles reçoivent des transporteurs. Il s’agit presque exclusivement de produits industriels provenant de secteurs très variés tels que lasanté, les cosmétiques, la construction mécanique ou l’horlogerie. Un dossier est créé pour chaque expédition, contenant les documents de transport tels que les lettres de transport aérien, leslistes de colisage, les lettres de transport CMR pour les transports par camion avec les listes de chargement et les déclarations d’exportation pour les douanes. Les factures sortantes et entrantes doivent également être archivées. Il existe donc un volume considérable de documents pour lesquels des salles d’archives ont dû être louées dans le passé.

Pays:
Suisse
Industrie:
Fret aérien
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Direction |Vente
Déploiement:
On-Premises
Integration:
Outlook

Au départ, nous voulions des archives électroniques similaires aux archives papier. Peu après leur mise en place, le coronavirus nous a forcés à en tirer le meilleur parti en dématérialisant nos processus. Ce virus aura contribué à nous faire progresser en très peu de temps en matière de dématérialisation et d’automatisation des processus .

Ernst Thoma
Directeur général de la société Airnautic AG, Kloten (Suisse)

Des processus allégés et plus rapides

DocuWare met fin à l’archivage papier, faisant ainsi gagner à l’entreprise des espaces de stockage conséquents. Le plus important, cependant, est la simplification de la collaboration dans l’organisation décentralisée rendue possible parla GED, par exemple pour le contrôle des factures entrantes, qui arrivent souvent par courrier électronique. Avec DocuWare, les documents sont acheminés vers un dossier de factures entrantes, vérifiés et validés « ok pour paiement ». Cette opération est suivie, conformément au principe du double contrôle, d’une vérification. Ensuite, la facture est transférée au service comptable pour paiement. Elle y est définitivement indexée et stockée après l’attribution du compte et le paiement, un processus clairement structuré et sécurisé.

Un avantage décisif pour l’entreprise décentralisée : tous les sites peuvent désormais accéder à tout moment aux documents stockés de manière centralisée dans les archives. Les temps de recherche ont été largement réduits et l’envoi de fax ou de courriers électroniques entre les sites est devenu inutile, ce qui accélère et simplifie le processus. Notre comptable apprécie l’archivage des documents conçus pour les audits. Les 12 collaborateurs/collaboratrices se sont rapidement familiarisé(e)s avec la GED grâce à sa grande convivialité.

Un progrès important lié au coronavirus

Grâce à DocuWare, l’entreprise suisse a pu fonctionner sans problème, y compris pendant le confinement. Au départ, nous souhaitions des archives électroniques similaires aux archives papier. Cependant, la crise liée au coronavirus, qui a débuté peu après l’introduction de la GED, a permis à l’entreprise de faire de grands progrès en matière de dématérialisation et d’automatisation des processus en peu de temps, grâce au soutien sans faille de son partenaire DocuWare.

Tous les sites peuvent désormais accéder à tout moment aux documents stockés de manière centralisée. Les temps de recherche ont été largement diminués et l’envoi de fax ou de courriers électroniques entre les sites est devenu inutile.

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