Des processus allégés et plus rapides
DocuWare met fin à l’archivage papier, faisant ainsi gagner à l’entreprise des espaces de stockage conséquents. Le plus important, cependant, est la simplification de la collaboration dans l’organisation décentralisée rendue possible parla GED, par exemple pour le contrôle des factures entrantes, qui arrivent souvent par courrier électronique. Avec DocuWare, les documents sont acheminés vers un dossier de factures entrantes, vérifiés et validés « ok pour paiement ». Cette opération est suivie, conformément au principe du double contrôle, d’une vérification. Ensuite, la facture est transférée au service comptable pour paiement. Elle y est définitivement indexée et stockée après l’attribution du compte et le paiement, un processus clairement structuré et sécurisé.
Un avantage décisif pour l’entreprise décentralisée : tous les sites peuvent désormais accéder à tout moment aux documents stockés de manière centralisée dans les archives. Les temps de recherche ont été largement réduits et l’envoi de fax ou de courriers électroniques entre les sites est devenu inutile, ce qui accélère et simplifie le processus. Notre comptable apprécie l’archivage des documents conçus pour les audits. Les 12 collaborateurs/collaboratrices se sont rapidement familiarisé(e)s avec la GED grâce à sa grande convivialité.
Un progrès important lié au coronavirus
Grâce à DocuWare, l’entreprise suisse a pu fonctionner sans problème, y compris pendant le confinement. Au départ, nous souhaitions des archives électroniques similaires aux archives papier. Cependant, la crise liée au coronavirus, qui a débuté peu après l’introduction de la GED, a permis à l’entreprise de faire de grands progrès en matière de dématérialisation et d’automatisation des processus en peu de temps, grâce au soutien sans faille de son partenaire DocuWare.
