Études de cas: Distribution / Grossiste

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Pour Agrar-Markt Deppe, l’introduction d’un système de gestion des documents basé sur le cloud a immédiatement porté ses fruits : le contrôle des factures, le traitement des commandes et la gestion du personnel sont désormais plus rapides, plus transparents et plus sûrs chez ce spécialiste expérimenté des machines agricoles.

Tradition et innovation vont de pair dans l’entreprise familiale Agrar-Markt Deppe : 100 ans après sa création, l’entreprise spécialisée dans l’agriculture, la sylviculture et le jardinage est devenue l’un des principaux distributeurs de machines agricoles en Allemagne centrale, comptant 140 employés sur neuf sites. Les facteurs décisifs de succès sont la proximité avec le client et une organisation souple. Pour y parvenir, nous utilisons depuis quelque temps un système de gestion des documents (SGD).

Avant d’y avoir recours, classer correctement les quelque 1800 factures entrantes et 3000 factures sortantes par mois était une tâche difficile, trop fastidieuse et trop longue. Comme les documents étaient archivés sur les sites respectifs, il fallait toujours rechercher, copier et envoyer les documents s’ils étaient requis au siège de la société à Bad Lauterbach, par exemple. Afin de garantir un archivage sécurisé et d’harmoniser les processus de travail sur tous les sites, nous avons décidé d’introduire un SGD. La connexion sans problème des succursales aux archives numériques a été un argument décisif dans notre choix de DocuWare, tout comme l’interface avec le logiciel ERP de l’entreprise. En collaboration avec le partenaire DocuWare, la première étape a consisté à analyser les flux de travail dans les différents sites et à harmoniser les processus. Nous avons ensuite archivé les factures entrantes et les bons de livraison, puis rapidement étendu l’utilisation du SGD. Aujourd’hui, DocuWare est intégré à la solution ERP AMS Arista, traditionnellement utilisée dans le secteur. D’un clic, les factures sortantes peuvent être archivées en toute sécurité.

Pays:
Allemagne
Industrie:
Distribution / Grossiste
Domaine d’utilisation:
Ressources humaines |Service client |Direction |Traitement des commandes |Vente
Déploiement:
Cloud
Integration:
AMS Arista

Le flux d’informations de notre entreprise a été considérablement amélioré. Les employés peuvent par exemple accéder aux documents lorsqu’ils sont en déplacement pour délivrer des autorisations dans le cadre d’un flux de travail.La standardisation de nos processus de travail par le biais du SGD nous a aidés à devenir plus rapides et meilleurs dans l’ensemble.

Marcel Deppe
Mandataire, L’entreprise Agrar-Markt Deppe en Allemagne

Des archives numériques pour la terre et la nature

Une série de nouveaux processus de travail assure l’optimisation des flux de travail chez Agrar-Markt Deppe. La première étape a consisté à mettre en place un flux de travail pour le contrôle des factures entrantes. Le flux commence dès qu’une facture est scannée, automatiquement indexée et archivée dans DocuWare. Le document est ensuite immédiatement transmis aux responsables des services concernés, vérifié sur place, puis comptabilisé et payé par le service de comptabilité financière. Un deuxième flux de travail très complet a été mis en place pour le traitement des commandes. Il fonctionne désormais de manière uniforme sur tous les sites. Dès que le service extérieur reçoit une commande, celle-ci est scannée et archivée dans DocuWare par l’intermédiaire d’un lien. Le flux de travail est lancé : la commande passe par toutes les listes de tâches des différents services, par exemple, la direction des ventes et le traitement des commandes ou l’atelier. Le processus automatisé contrôle donc également toutes les tâches en aval, comme l’approbation de la commande entrante ou la création des documents pertinents tels que la confirmation de la commande, le bon de livraison ou la facture. Le flux de travail garantit la transparence de tous les processus et la précision de la documentation. Les responsables des ventes et du traitement des commandes peuvent à tout moment avoir un aperçu de l’état du traitement. Un autre flux de travail au sein du service des ressources humaines garantit également un processus rapide et fluide. Les employés peuvent demander un congé en remplissant un formulaire en ligne. Celui-ci est automatiquement transmis aux supérieurs et au département des ressources humaines et peut être approuvé sans retard inutile, puis archivé.

Le SGD garantit un accès précis à l’information

Les employés d’Agrar-Markt Deppe ne peuvent plus se passer du SGD. En effet, l’archivage rapide et sécurisé permet d’économiser un temps de travail précieux. Les employés ne perdent plus de temps à rechercher des documents, parfois pendant des heures, et disposent de plus de temps pour leurs tâches exigeantes dans l’administration financière et la vente. Tant au siège social que dans les autres sites, chaque personne autorisée peut désormais accéder rapidement aux informations dont elle a besoin pour son travail, mais également apporter des informations immédiates et précises aux demandes de renseignements des clients.

Pour nous, DocuWare Cloud était l’option la plus rentable, qui nous assurait en même temps un haut niveau de performance. Nous n’avons pas eu besoin d’acheter un nouveau serveur ni de prévoir d’autres dispositifs techniques. De plus, nous participons toujours aux derniers développements et mises à jour.

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