Au sein de l’administration communale de Roeser, 17 employés se tiennent à disposition des 6 300 habitants de la ville, elle-même régie par un Conseil communal constitué du maire et de deux assesseurs. Près de 150 personnes travaillent directement avec l’administration communale dans les structures d’accueil d’enfants et d’autres départements techniques de la ville.

Avant l’introduction du système de GED, la commune de Roeser scannait tous les courriers et toutes les demandes réceptionnés. Pour autant, l’utilisation des documents numérisés était compliquée et s’effectuait essentiellement manuellement. Un procédé laborieux puisque les fonctionnaires devaient d’abord entrer à la main l’en-tête des documents reçus dans une base de données Access. La demande était ensuite enregistrée dans un classeur relié à la base de données. Dans le cadre du traitement de la demande, les services échangeaient par e-mail certains documents à plusieurs reprises. Les choses se compliquaient notamment lorsque le traitement de la demande impliquait une décision du Conseil communal. Dans ce cas, le document correspondant devait dans un premier temps être envoyé aux assesseurs externes. Certes, l’ancien système fonctionnait, mais son utilisation n’était absolument pas confortable. D’une part, le traitement des demandes nécessitait trop d’étapes. Et d’une autre, la recherche d’une procédure en particulier n’était possible que dans la base de données Access. La commune de Roser s’est donc mise en quête d’une meilleure solution.
Pays:
Luxembourg
Industrie:
Administration publique
Domaine d’utilisation:
Toute l'entreprise
Déploiement:
On-Premises