Une base centralisée qui rassemble tous les fichiers liés aux clients
Lors du stockage de nouveaux documents, il suffit de saisir le nom d’un client. En effet, le système ajoute ensuite automatiquement les informations supplémentaires, ce qui permet, ultérieurement, les recherches avancées de fichiers en fonction de divers critères. Les utilisateurs peuvent également identifier des mots clés, même très longs, dans ces fichiers. Le système de gestion est, par ailleurs, particulièrement utile en cas de création de nouveaux documents. Si la signature d’un client est requise, les employés génèrent tout d’abord le formulaire concerné à l’aide de la solution ad hoc de DocuWare, puis le transmettent directement à ce client par e-mail. Le renseignement de modèles Word, puis leur impression, n’ont donc plus lieu d’être. Enfin, plusieurs workflows sont contrôlés par l’outil. Lorsqu’une lettre doit être validée par un responsable financier, celui-ci est automatiquement invité à effectuer cette opération. En un clic, il peut ouvrir le document, puis l’approuver rapidement à l’aide d’un tampon numérique.
Une gestion simplifiée des tâches complexes
La récupération d’informations a été grandement facilitée, et fini les heures passées à localiser des archives papier : les documents apparaissent à l’écran en quelques secondes. De cette manière, les demandes d’institutions externes peuvent être rapidement honorées, notamment lorsque la déclaration de consentement d’un client doit être soumise aux autorités fiscales pour vérification. D’autre part, grâce aux fonctionnalités de recherche variées, des analyses et évaluations complexes peuvent être effectuées sans perdre de temps, seuls les documents correspondant à certaines informations pouvant, par exemple, être filtrés. Enfin, la conformité avec des réglementations comme le RGPD s’effectue aisément. Alors que les documents (e-mails et fichiers papier et numériques) se trouvaient précédemment dans des classeurs ou sur des disques différents, le système centralisé dont fait usage l’entreprise à l’heure actuelle assure le respect de toutes les prérogatives via le contrôle des accès.
