A partir du 1er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique entrera en vigueur,
en réception, pour l’ensemble des entreprises opérant en BtoB assujetties à la TVA. À partir de cette date, l'ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. Cette obligation s’étend en émission aux grandes entreprises à compter de cette date. Puis ce seront au tour de ETI, à compter du 1er janvier 2025, puis des PME/TPE, à compter du 1er janvier 2026.
A un an jour pour jour de la mise en place de la première échéance de la réforme, où en êtes-vous dans la mise en place de votre projet?
4 millions d'entreprises sont concernées par cette réforme, qui s'annonce majeure par son ampleur et ses changements dans les modes de fonctionnement des entreprises. Au delà de la contrainte réglementaire, cette obligation légale revêt de nombreuses opportunités pour les entreprises, à commencer par les gains financiers engendrés par la mise en place de la facture électronique : une économie de 5€ en moyenne par facture dématérialisée par rapport à une facture papier.
La facturation électronique ou dématérialisée présente plusieurs autres avantages :
• Une réduction du coût de traitement d’environ 30% ;
• Une optimisation du temps de travail ;
• Une diminution des litiges potentiels ;
• Une diminution des délais de paiement.
À terme, les informations recueillies permettront le pré-remplissage des déclarations de TVA.
La facturation électronique : un moteur pour accélérer votre digitalisation
Au delà du simple cadre de la facturation électronique, cette réforme présente un avantage majeur : accélérer votre digitalisation et donner un nouvel élan à votre entreprise en dématérialisant d'autres processus clés : les achats dans leur ensemble, les ventes, la qualité ou encore les RH, afin d'en faire bénéficier l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise.
La digitalisation et l’automatisation sont une opportunité majeure pour les directions financières. Interrogés en 2022 par Markess pour Exaegis, 2 décideurs sur 3 considèrent que simplifier et automatiser ses processus est un enjeu prioritaire à relever d’ici 2024.
La dématérialisation peut s’appliquer, aux contrôles des données de la facture (somme totale, totaux lignes à lignes, taux de TVA, etc.), aux rapprochements automatiques des factures, bons de commandes, bons de livraison, à l’imputation comptable, à l’automatisation des flux e-invoicing, etc. Les opportunités de digitaliser l'ensemble de vos processus sont immenses et les gains associés nombreux.
Avec une collecte exhaustive et en temps réel des factures fournisseurs et de toutes les données associées, les entreprises vont disposer d’un socle de données fiables et structurées à exploiter. Elles vont ainsi pouvoir produire des indicateurs et des tableaux de bord fiables et sans délais, disposer d’une vision précise et actualisée de la situation financière de leur entreprise, et mettre en place des mécanismes d’automatisation dans leur processus.
Elles pourront par exemple, suivre en temps réel les dépenses et les engagements de dépenses, mieux maitriser les achats de l’organisation et être proactives dans le respect des délais de paiement. Elles seront également mieux armées pour lutter contre la fraude et limiter les erreurs liées aux traitements manuels.
Libérées de certaines tâches chronophages et manuelles de traitement de la facture fournisseur ou d’écriture comptable, la direction financière va pouvoir se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Qu'est ce qui va changer au 1er juillet 2024 ?
Concrètement, il ne sera plus possible pour les entreprises de s’envoyer des factures entre elles : elles devront impérativement passer par une plateforme de dématérialisation publique (Chorus Pro) ou privée : plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou opérateurs de dématérialisation (OD).
Les formats dit “non-structurés” de facture ne seront plus autorisés (JPEG, PDF).
Les factures fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous avez choisie(s). Cette plateforme peut être la même que celle de
votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation (PPF).
De même, pour l’émission de vos factures à vos clients, vous devrez utiliser les services d’une plateforme de dématérialisation.
Quelles sont les étapes pour mettre en place la facturation électronique et être prêt au 1er juillet 2024 ?
A compter du 1er juillet 2024, vous devez avoir fait le choix d’une plateforme
pour la réception des factures électroniques de vos fournisseurs et à cette date, votre entreprise devra être en mesure de recevoir des factures sous format électronique adressées par les grandes entreprises et les entreprises volontaires qui auront fait le choix de rentrer de manière anticipée dans la réforme.
- Mettez en place un état des lieux et un groupe de travail sur la facture électronique : informez-vous sur la réforme et identifiez les fonctions au sein de votre entreprise qui vont être impliquées dans le projet : direction générale, direction juridique, comptabilité, finances, service informatique, etc. Evaluez votre niveau de compétences pour mettre en oeuvre la réforme et mettez en place des actions préventives : formations des équipes, recrutement de personnel, accompagnement par un ou plusieurs consultants pour la réussite du projet.
- Cartographiez les flux de factures entrant de la part de vos fournisseurs et
sortant de votre entreprise : B2B, B2C, international/européen/national), catégorie d’achats, etc. - Faites le choix d'une plateforme : Opérateur de Dématérialisation (OD), portail public de facturation (PPF) ou plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Pour pouvoir transmettre des factures entre entreprises, ils devront être immatriculés par l’administration à l’issue d’une procédure décrite au code général des impôts. Ils seront alors désignés par le terme « plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)».
La liste des plateformes de dématérialisation partenaires n’est pas encore
disponible. Les premiers partenaires de l’administration seront connus au cours du
2e semestre 2023 et leur nom figurera sur le site impots.gouv.fr. Si vous êtes déjà équipé d'une plateforme de dématérialisation, c'est aussi peut-être le moment d'en changer, afin d'éviter tout problème dans le cadre de la mise en place de la réforme. - Mettez en place un calendrier réaliste : afin de pouvoir respecter les deadlines et se tenir prêt pour le jour J. Un projet de dématérialisation est long à mettre en place et nécessite une forte anticipation de votre part. Pour cela, il convient d'hors et déjà, si ce n'est pas encore le cas, de faire un tour d'horizon du marché et des prestataires capables de vous accompagner dans ce projet structurant pour votre entreprise et de les contacter sans plus tarder.
- Définissez des objectifs clairs, précis et atteignables. Votre objectif se limite-t-il aux obligations légales ou bien souhaitez-vous aller plus loin pour digitaliser l‘ensemble de vos processus achats, comptabilité et de traitement des factures ou autres processus à moyen terme (qualité, RH, juridique, ventes) ? Le choix de la plateforme de dématérialisation sera alors primordial, de nombreuses plateformes se limitant juste au périmètre des achats.
Pour en savoir-plus : un webinaire dédié à la facturation électronique 2024 le 27 juillet à 10h15
Rejoignez-nous le 27 juillet à 10h15 sur Webikeo pour un webinaire spécialement dédié à la facturation électronique 2024 et la présentation de l'offre OD et PDP DocuWare. Ce webinaire, animé par nos experts vous permettra de poser toutes vos questions et de mieux appréhender la réforme et sa mise en place. Le replay vous sera également envoyé si vous n'avez pas la possibilité de vous connecter à cette date.
