Suspensión de DocuWare Request

DocuWare Request es un módulo que exporta documentos, junto con una pequeña base de datos y una aplicación de búsqueda, a un archivador independiente de Request. El archivador de Request se puede compartir con personas que no tienen acceso a DocuWare. Se puede iniciar en cualquier PC con Windows; los documentos se visualizan con el visor de PDF del sistema. 

DocuWare ha decidido dejar de comercializar DocuWare Request, ya que los casos de uso actuales pueden cubrirse con otras herramientas de exportación de nuestra cartera de productos. Dependiendo de los casos de uso específicos, se pueden utilizar varias herramientas diferentes.
En la siguiente sección se proporciona toda la información necesaria para seleccionar la herramienta que cubra esos casos de uso sin DocuWare Request.

Caso de uso 1: Exportación para una persona sin acceso a DocuWare

Antiguamente se utilizaba un archivador DocuWare Request exportado para proporcionar acceso sin conexión, ya que las instalaciones locales rara vez tenían acceso a Internet. Sin embargo, al entregar dicho archivador de Request, los clientes perdían el control sobre los datos y los documentos. Además, los datos solían estar desactualizados, ya que el archivador de Request solo contenía los datos del momento de su creación.

Hoy en día, los clientes pueden utilizar DocuWare Cloud o hacer que sus sistemas locales estén disponibles desde Internet. 

Solución

Añade a la persona externa como usuario de DocuWare, asígnale una licencia y concédele permisos de acceso directo a los documentos necesarios.

Ventajas

• Control total sobre los documentos y los datos

• Registro de auditoría completo

• Documentos y datos compartidos actualizados

Caso de uso 2: Exportar como copia de seguridad sin firma electrónica

Este uso de DocuWare Request siempre ha tenido desventajas y nunca se ha recomendado: El número de documentos que se pueden incluir es limitado y debe supervisarse constantemente. Además, la restauración de documentos desde un archivador de DocuWare Request solo puede realizarse si las versiones de DocuWare son las mismas.

Solución

• DocuWare Cloud: DocuWare Cloud cuenta con una sólida estrategia de copias de seguridad, que se resume en el White Paper DocuWare Cloud. Gracias a esta estrategia, no es necesario realizar copias de seguridad locales. 

• Sistema DocuWare local: Utiliza las herramientas adecuadas para realizar copias de seguridad periódicas del almacenamiento subyacente (base de datos y almacenamiento de archivos).

Ventajas

• Los clientes de la nube pueden confiar en la estrategia de copia de seguridad existente.

• Los clientes locales no tienen que volver a crear los archivadores de DocuWare Request con cada nueva versión de DocuWare.

Caso de uso 3: Exportar como copia de seguridad con firma electrónica

Para la certificación española de gestión de registros por parte de la Agencia Tributaria, se requieren firmas electrónicas en determinados casos. Para cumplir con esta certificación, DocuWare Request debe utilizarse con la opción "Exportar como copia de seguridad (con firma electrónica)". 

Solución

• DocuWare Cloud: 

  • Para todas las organizaciones de DocuWare que tienen la configuración de DocuWare Request con la opción "Exportar como copia de seguridad (con firma electrónica)" activada, no hay ningún cambio por el momento. Pueden seguir utilizando DocuWare Request hasta que DocuWare ofrezca una funcionalidad diferente para cumplir con la certificación.

  • Todos los demás clientes que necesiten esta función pueden solicitarla abriendo un ticket de asistencia técnica. La habilitaremos para ellos hasta que podamos ofrecer otra funcionalidad.

• Sistema DocuWare local: DocuWare Request no estará disponible de forma predeterminada, pero se puede activar bajo demanda.

Caso de uso 4: Exportación para clientes de Cloud al finalizar el contrato

DocuWare Request para exportar documentos cuando se cancela el contrato de DocuWare Cloud no es una herramienta adecuada para la mayoría de los clientes. La creación de archivadores de Request para muchos archivadores y documentos requiere una gran cantidad de tiempo para la preparación, la ejecución y el control de calidad.

Solución

• Para las exportaciones de organizaciones DocuWare Cloud más pequeñas, los clientes pueden utilizar el módulo «DocuWare Cloud DocXporter». 

• Para las exportaciones de organizaciones DocuWare Cloud grandes con muchos documentos, recomendamos ponerse en contacto con DocuWare Professional Services. 

Ventajas

• Exportación directa de documentos y datos

• Proceso de exportación más rápido

Caso de uso 5: Trasladar datos a otra organización (de nube a nube)

En casos de fusiones y adquisiciones de empresas, las organizaciones DocuWare también se fusionan. Los documentos deben transferirse entre las dos organizaciones. Anteriormente, DocuWare Transfer solo permitía transferir documentos desde sistemas locales. Con la próxima versión 7.14 de DocuWare, DocuWare Transfer se podrá utilizar para transferir documentos entre organizaciones de DocuWare Cloud.

Solución

DocuWare Transfer se puede utilizar para copiar documentos de una organización DocuWare Cloud a otra.

Ventajas

• Fácil migración de documentos entre archivadores de diferentes sistemas.

• Se pueden asignar diferentes estructuras de archivadores.

• Hay opciones de filtro disponibles para definir los documentos que se van a transferir.

Cronología

Estos son los pasos previstos para la finalización de DocuWare Request:

Ten en cuenta que la habilitación de DocuWare Request solos será posible durante un periodo de tiempo limitado. Recomendamos cambiar los procesos existentes que dependen de DocuWare Request en un futuro próximo.