¿Alguna vez has querido poder adaptar fácilmente un flujo de trabajo de documentos existentes a tus propias necesidades sin tener que empezar de cero?
Ya se trate de facturas, albaranes o contratos: muchos tipos de documentos son similares en su estructura, pero difieren en los detalles que hay que extraer. Aquí es precisamente donde entra en juego la nueva función "legado flujos de trabajo" de DocuWare IDP. Permite basarse en flujos de trabajo de extracción existentes, adaptarlos según sea necesario y ampliarlos con nuevos campos de forma eficiente, flexible e intuitiva.
¿Qué es el legado de flujos de trabajo?
El legado de flujos de trabajo introduce un enfoque completamente nuevo para hacer que la extracción documental sea más rápida y personalizada.
En lugar de entrenar un nuevo modelo desde cero, los usuarios ahora pueden "heredar" un flujo de trabajo existente, personalizarlo y ampliarlo con solo unos pocos clics.
En la práctica, esto significa:
- Ajustar los campos existentes: aprovechar un modelo preentrenado y mejorar el reconocimiento con tus propios datos.
- Eliminar campos innecesarios: ahorrar tiempo y esfuerzo de anotación centrándose en lo esencial.
- Añadir nuevos campos personalizados: ampliar tu flujo de trabajo con campos específicos, por ejemplo, categorías de gastos individuales en facturas de hotel.
En resumen: el legado de flujos de trabajo lleva la personalización de modelos a un nuevo nivel, con más control y menos esfuerzo.
Los retos sin el legado de flujos de trabajo
Antes del legado de flujos de trabajo, los requisitos individuales a menudo provocaban una complejidad innecesaria.
Para mejorar el reconocimiento de los campos estándar, era necesario ajustar un modelo. Sin embargo, para los campos adicionales había que entrenar un segundo modelo independiente.
¿El resultado? Dos modelos, dos conjuntos de datos y una asignación manual entre ellos, lo que requería mucho tiempo y era propenso a errores.
Las desventajas eran claras:
- Procesos engorrosos: combinar los resultados de diferentes modelos era difícil de manejar.
- Gran inversión de tiempo: la doble anotación y el mantenimiento ralentizaban el desarrollo.
- Flexibilidad limitada: incluso los pequeños cambios requerían revisiones exhaustivas.
Con el legado de flujos de trabajo, estos problemas son cosa del pasado.
Cómo el legado de flujos de trabajo de DocuWare IDP facilita el día a día
Con DocuWare IDP la personalización de modelos ahora es más intuitiva que nunca. Mediante el legado de flujos de trabajo, eliges si deseas empezar desde cero o basarte en un flujo de trabajo existente y beneficiarte inmediatamente de las capacidades del modelo superior.
Empezar es muy fácil: selecciona un flujo de trabajo existente, por ejemplo, un modelo de factura estándar, y úsalo como base. A partir de ahí, añade nuevos campos o desactiva los que no necesites, mientras que los campos heredados siguen estando disponibles y listos para su uso. Dado que estos campos ya son reconocidos por el modelo superior, la anotación es mucho más rápida. Al mismo tiempo, la relación entre los flujos de trabajo superiores y derivados sigue siendo
transparente, lo que garantiza un control y una estabilidad totales. La personalización nunca ha sido tan sencilla.
Para empezar, esta función admite flujos de trabajo de extracción específicos del cliente, así como nuevos modelos prefabricados creados mediante la función de extracción individual.
Casos de uso prácticos
El legado de flujos de trabajo abre nuevas posibilidades para una amplia gama de aplicaciones, desde soluciones específicas del sector hasta flujos de trabajo básicos flexibles para campos recurrentes.
1. Variantes específicas del sector de los flujos de trabajo existentes
Las empresas pueden ampliar fácilmente los modelos existentes, como un modelo de factura estándar, y adaptarlos a su sector específico. Por ejemplo, una factura de construcción puede incluir campos adicionales para números de proyecto o de obra, mientras que en el sector textil es necesario registrar tallas como S, M o L.
Esto ahorra tiempo de programación y permite una extracción precisa, adaptada a cada caso de uso.
2. Flujos de trabajo básicos reutilizables para campos recurrentes
Los expertos en la materia pueden crear sus propios modelos básicos que contengan información general, como el remitente, el destinatario o la fecha del documento.
Estos flujos de trabajo básicos sirven entonces como punto de partida para varias extracciones especializadas, por ejemplo, albaranes, facturas o confirmaciones de pedidos. Al definir una sola vez los campos recurrentes y heredarlos en flujos de trabajo subordinados, el desarrollo de nuevos flujos de trabajo es mucho más rápido y eficiente.
¿Por qué el legado de flujos de trabajo es más que una simple función?
La capacidad de heredar flujos de trabajo no es solo una mejora técnica, sino un nuevo enfoque para la creación de sistemas de extracción inteligentes.
Los equipos pueden crear flujos de trabajo básicos para campos recurrentes, como remitente, destinatario o fecha del documento, y desarrollar versiones especializadas, como facturas de construcción, facturas de hotel o facturas textiles.
Las ventajas son evidentes:
- Menos esfuerzo de configuración
- Desarrollo más rápido de flujos de trabajo
- Mayor coherencia y reutilización
Con el legado de flujos de trabajo, DocuWare IDP ofrece un enfoque modular y escalable para la extracción de documentos, perfecto para organizaciones que desean mejorar y acelerar continuamente sus procesos de automatización.
Más flexibilidad y eficiencia en la extracción de datos
Heredar flujos de trabajo supone un verdadero cambio revolucionario para todos aquellos que deseen que la extracción de documentos sea más eficiente, adaptable y preparada para el futuro.
Simplifica los ajustes de los modelos, reduce el esfuerzo de formación y aporta estructura y transparencia a la gestión de flujos de trabajo.
Tanto si eres principiante y deseas ampliar un modelo prefabricado con pequeños ajustes, como si eres experto y gestionas modelos básicos complejos y reutilizables, heredar flujos de trabajo te ofrece la flexibilidad y el control necesarios para llevar la extracción documental al siguiente nivel.