Connect to Mail ya puede procesar facturas electrónicas. De este modo, tu oferta a clientes e interesados mejora inmediatamente. Sólo se necesita una configuración para leer todos los formatos habituales en alemán y francés y utilizar los datos para procesos posteriores.
Con la actualización lanzada en enero para DocuWare Cloud y los sistemas DocuWare instalados de manera local, DocuWare amplía considerablemente las opciones de procesamiento y almacenamiento de facturas electrónicas con Connect to Mail.
Una configuración para casi todas las facturas electrónicas
Con esta nueva función, quedan cubiertos los formatos de factura electrónica habituales en Alemania y Francia (XRechnung, ZUGFeRD, FacturX) y muchos más con una sola configuración. Esto significa que no es necesario crear una configuración individual para el procesamiento de documentos de cada tipo de factura electrónica y vincularla a la configuración para correos electrónicos.
DocuWare utiliza el estándar internacional UBL, en el que se basan la mayoría de los formatos de factura electrónica y que es compatible con PEPPOL. Por lo tanto, debes utilizar una factura electrónica de muestra de este tipo para poder utilizar la funcionalidad.
Configurar el procesamiento de facturas electrónicas
Para procesar facturas electrónicas con Connect to Mail, sólo tienes que establecer dos cosas en la configuración de DocuWare, para lo cual debes utilizar siempre el mismo archivador:
- Procesamiento de documentos: Crear configuración
Bajo "Procesamiento de documentos" se crea una configuración con un documento de muestra que corresponde a la norma internacional UBL. Se utiliza en formatos como XRechnung o PEPPOL. Puedes descargar documentos de muestra de la documentación de PEPPOL en "Descargas > Archivos de ejemplo". - Connect to Mail: Vincular la configuración para el procesamiento de documentos
En "Correos electrónicos general", selecciona la configuración de procesamiento de documentos creada anteriormente en "Procesamiento automático de documentos". Si ahora se guarda un correo electrónico con una factura electrónica adjunta utilizando esta configuración, la factura electrónica se procesará según lo definido en la configuración.
La lectura de facturas electrónicas funciona para una factura por cada archivo adjunto de correo electrónico. Si se adjuntan varias facturas a un correo electrónico, deberán guardarse por separado.
Facturas electrónicas con Connect to Mail vs. Connect to Outlook y Outlook Add-in
Se recomienda el uso de Connect to Mail para el procesamiento de facturas electrónicas y el almacenamiento conforme a la normativa GoBD (regulación administrativa del Ministerio Federal de Hacienda alemán para mantener, conservar y almacenar adecuadamente libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). Esto garantiza un procesamiento cómodo de las facturas electrónicas modernas.
Con DocuWare Outlook Add-in, el sucesor de Connect to Outlook, pronto también será posible procesar facturas electrónicas. Aquí te mantendremos informado al respecto.
Con Connect to Outlook propiamente dicho, la funcionalidad actual permanece inalterada. Puedes utilizar una configuración de procesamiento de documentos para procesar facturas electrónicas. Sin embargo, cada formato de factura electrónica requiere su propia configuración.
Disponibilidad de la actualización de Connect to Mail
En DocuWare Cloud, la actualización ya se ha implementado en todas las organizaciones de los clientes.
En los sistemas instalados localmente, la actualización se incluye en los Hotfixes de la versión 7.11. Estarán disponibles hasta finales de enero en el Portal de Partners.