Entrevista con Susana Castillo, Gerente Comercial, NXTech
Este mes, hablamos con Susana Castillo, Cofundadora y Gerente Comercial de NXTech, sobre cómo consiguieron un contrato con una importante empresa de servicios financieros. Un factor clave fue que DocuWare Cloud estuviera totalmente operativo en tres semanas.
¿Qué puntos críticos se descubrieron? ¿Qué problema empresarial/comercial se resolvió?
Además de su función como proveedor de servicios financieros, el cliente estaba en proceso de convertirse en un banco totalmente acreditado. México tiene una normativa estricta que hace hincapié en la documentación exhaustiva para la administración corporativa, la supervisión de transacciones y el mantenimiento de registros.
México también es miembro del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), un organismo regulador internacional que vela por la integridad del sistema financiero mundial. Su empresa también está sujeta a estas normas. Por lo tanto, tenía una necesidad urgente de centralizar y controlar su documentación crítica.
Para cumplir con la normativa, tenía que proporcionar a los empleados autorizados acceso inmediato a sus directrices operativas y validar que estas directrices se cumplieran. También tenía que mantener datos precisos y actualizados de los clientes. Antes de DocuWare, su personal realizaba un seguimiento de la información de los clientes en hojas de cálculo de Excel, lo cual tenía el potencial de causar errores y era difícil de gestionar.
¿Quiénes fueron los responsables de la toma de decisiones?
El director de TI y el equipo de control de calidad impulsaron la iniciativa. Presentamos tres breves demostraciones a diferentes partes interesadas utilizando los documentos de la empresa. No cubrimos todo lo que DocuWare puede hacer. Nos centramos en las funciones que abordaban las preocupaciones más urgentes del cliente potencial.
¿Qué cerró el trato?
El cliente tenía un plazo ajustado. NXTech puso en marcha el sistema en tres semanas con DocuWare Cloud, lo que supuso una gran ventaja. La digitalización y la automatización del flujo de trabajo permitieron al cliente presentar una solicitud completa a tiempo.
¿Cómo se ampliará la implementación de DocuWare a otros departamentos?
Inicialmente, la empresa compró DocuWare Cloud 40. Luego añadió 100 usuarios y más tarde aumentó el total en 20 más.
Actualmente, han reducido el tiempo dedicado a los procesos que NXTech automatizó entre un 25% y un 30%. Mantenemos reuniones mensuales que nos brindan la oportunidad de identificar nuevas oportunidades para ampliar las ventas. Estamos seguros de que aumentarán su uso de DocuWare, ya que han tenido una experiencia muy positiva.
