Con la nueva compatibilidad ampliada con formularios, DocuWare IDP lleva el procesamiento automatizado de formularios al siguiente nivel. El modelo OCR optimizado permite, por primera vez, la extracción directa de valores de casillas de verificación para los patrones de casillas más comunes, sin necesidad de soluciones alternativas ni configuraciones de modelos complejas.
La compatibilidad ampliada con formularios permite registrar casillas de verificación en formularios de forma estructurada y fiable, independientemente de si se trata de consentimientos individuales, opciones mutuamente excluyentes o selecciones múltiples. Esto se complementa con una compatibilidad OCR mejorada para formularios rellenables con campos de entrada segmentados (un carácter por campo), como los que suelen aparecer en documentos oficiales y administrativos.
Retos en el procesamiento de formularios
Los formularios se encuentran entre los tipos de documentos más utilizados en las empresas, desde declaraciones de consentimiento y solicitudes hasta formularios oficiales. Al mismo tiempo, se encuentran entre los documentos más difíciles de automatizar:
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Las casillas de verificación se presentan en muchas variantes diferentes.
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Las opciones de selección pueden ser simples, exclusivas o múltiples.
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Los diseños varían según la versión, la fuente o el idioma.
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Las entradas de texto suelen estar divididas en campos individuales.
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El procesamiento manual posterior requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Los enfoques OCR convencionales alcanzan rápidamente sus límites en este ámbito. A menudo, las casillas de verificación tenían que interpretarse de forma indirecta o modelarse mediante complicadas soluciones alternativas, lo que suponía un gran esfuerzo y una fiabilidad limitada. La compatibilidad ampliada con formularios cubre esta laguna.
Integración perfecta: la compatibilidad ampliada con formularios ayuda a tus aplicaciones IDP
Las nuevas funciones de formularios obtienen los mejores resultados cuando se utilizan extracciones individuales con la versión actual de OCR. Esto se aplica a todas las extracciones individuales creadas después del 19 de diciembre de 2025. Para los flujos de trabajo IDP personalizados más antiguos, la versión OCR se puede actualizar manualmente a través del servicio profesional.
La esencia de la ampliación son tres nuevos tipos de campos de casilla de verificación que se pueden definir directamente en los modelos de extracción:
1. Casilla de verificación individual
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Registra una simple decisión de sí/no, por ejemplo, un consentimiento o una confirmación
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Valores: activado/no activado
2. Varias casillas de verificación: una selección
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Registra exactamente una selección de entre varias opciones (similar a los botones de radio)
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Ejemplo: tarjeta de crédito o PayPal
3. Varias casillas de verificación: varias selecciones
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Registra varias selecciones simultáneas de una lista de opciones
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Ejemplo: correo electrónico y/o teléfono
La anotación se ha mantenido deliberadamente sencilla y uniforme: solo se anota la casilla de verificación en sí, independientemente de si está marcada o no. Las validaciones inteligentes garantizan que los campos de selección múltiple estén definidos correctamente. Las indicaciones visuales en la interfaz de anotación hacen visibles los grupos de casillas de verificación incompletos y reducen los errores durante el entrenamiento.
Los resultados están disponibles tanto directamente en la interfaz de usuario como a través de la API. Dependiendo del tipo de campo, se estructuran como booleanos (activados/no activados), enumeraciones (selección única) o listas de enumeraciones (selección múltiple). De este modo, cada casilla de verificación se representa de forma clara tanto desde el punto de vista profesional como desde una perspectiva técnica.
Ventajas principales
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Extracción fiable de casillas de verificación: compatibilidad directa con todos los patrones de casillas de verificación habituales
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Menor complejidad del modelo: se acabaron las soluciones provisionales para los escenarios típicos de casillas de verificación
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Mayor calidad de los datos: las validaciones y los comentarios de anotación reducen los errores
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Optimizado para formularios: OCR mejorado para campos de entrada segmentados y estructurados
Procesamiento automatizado de formularios de alta precisión
Las empresas que procesan regularmente documentos basados en formularios se benefician especialmente de la compatibilidad ampliada con formularios. Los casos de uso típicos son:
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Declaraciones de consentimiento y cumplimiento (p. ej., protección de datos, boletines informativos, transferencia de datos)
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Selecciones simples y múltiples (formas de pago, preferencias de contacto, intereses, idiomas, alergias)
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Formularios oficiales y administrativos con casillas de verificación y campos de entrada segmentados (un carácter por campo), p. ej., solicitudes, registros o documentos de identidad
Se admiten tanto formularios con diseño fijo como aquellos con el mismo contenido, pero con una estructura variable. Los formularios auto-rellenables con entrada carácter por carácter se pueden procesar de forma mucho más fiable gracias a la lógica OCR mejorada.
El resultado: menos trabajo manual, datos estructurados de forma coherente y tiempos de procesamiento mucho más rápidos, incluso en entornos de formularios complejos.
Transparencia: Restricciones actuales y perspectivas
Como en cualquier procesamiento basado en OCR, actualmente existen restricciones conocidas, por ejemplo, en casillas de verificación sin un marco claro o entradas de texto muy segmentadas. Para paliar esto, ya se ha implementado una lógica de agregación y normalización que combina y unifica los caracteres.
Estas áreas se siguen desarrollando activamente y se seguirán mejorando en las próximas versiones de OCR, con el claro objetivo de aumentar continuamente la tasa de automatización.
Reinventar los formularios con DocuWare IDP
Con la compatibilidad ampliada con formularios, DocuWare IDP mejora considerablemente el procesamiento automatizado de formularios. La combinación de OCR optimizado, compatibilidad directa con casillas de verificación y salidas estructuradas permite una automatización más fiable de los modelos de formularios habituales.
Las empresas reducen su trabajo manual, aumentan la calidad de los datos y sientan las bases para procesos totalmente digitales y basados en reglas, desde la recepción de documentos hasta la aplicación especializada.
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