El procesamiento manual de facturas se percibe, por lo general, como un trámite administrativo sin mayor importancia en el negocio. Sin embargo tras la facturación manual se esconden costes que no siempre se miden, como el tiempo dedicado a tareas repetitivas, errores humanos que generan retrabajo, retrasos en los pagos, pérdida de descuentos, fricciones con proveedores y riesgos en auditoría y cumplimiento normativo.
Cuando el volumen crece, estos costes se multiplican y afectan directamente a la gestión financiera, al flujo de caja y a la eficiencia operativa de la empresa.
El procesamiento de facturas manual incluye desde la recepción y validación hasta la aprobación, el pago y el archivo, y los cuellos de botella que aparecen en este proceso son parte del coste del procesamiento manual de facturas que hay que pagar.
Además de los costes directos, indirectos y los derivados de errores del proceso de facturación manual, también impacta negativamente su falta de trazabilidad para la preparación de auditorías.
Por contrapartida, el procesamiento automático de facturas marca una gran diferencia. DocuWare ayuda a reducir de forma significativa el coste del procesamiento de facturas al automatizar la captura de datos, validar la información desde el inicio, eliminar duplicidades y gestionar aprobaciones con reglas claras y trazabilidad completa. Además, se integra con los sistemas de contabilidad y ERP existentes y garantiza un archivado seguro y accesible para auditorías.
Si te preguntas cuál es realmente el coste del procesamiento manual de facturas, te lo contamos detalladamente aquí.
Índice:
- Por qué hablar de “costes” y no solo de “tiempo”
- Qué incluye el procesamiento manual de facturas (mapa del proceso)
- Desglose de costes del procesamiento manual
- Cómo calcular tu coste por factura (método simple en 10 minutos)
- Señales de que el proceso manual te está saliendo caro
- Qué cambia cuando automatizas (y por qué baja el coste)
- Cómo lo resuelve DocuWare
- Preguntas frecuentes sobre los costes del procesamiento manual de facturas
- Conclusión
Por qué hablar de “costes” y no solo de “tiempo”
Cuando se analiza la facturación manual, lo habitual es centrarse en el tiempo que tarda una factura en procesarse. “Son solo unos minutos”, suele decirse. El problema es que el coste real tiene más capas que solo el tiempo invertido:
- Personas: horas de trabajo repetitivas y poco estratégicas.
- Errores humanos: datos mal introducidos, duplicidades, correcciones.
- Dinero: recargos por pagos tardíos, descuentos perdidos.
- Riesgo: falta de trazabilidad, problemas de compliance y auditoría.
Aunque aparentemente se perciba que el proceso manual suele ser menos costoso, en muchas ocasiones cuando se suman todos los factores, el coste por factura es mucho más alto de lo que parece, especialmente a medida que crece el volumen.
Qué incluye el procesamiento manual de facturas (mapa del proceso)
Antes de entrar en los costes,vamos a ver en qué consiste todo el proceso de gestión de facturas y sus flujos de trabajo.
Flujo típico (de extremo a extremo)
En la mayoría de las empresas, el proceso de facturación manual sigue este recorrido:
- Recepción: la factura llega por email, en papel, a través de un portal o incluso por WhatsApp.
- Registro / entrada de datos: alguien introduce manualmente los datos en el sistema, como proveedor, importes, impuestos, fechas.
- Validación: se comprueba que los datos cuadran, que el proveedor existe, que el IVA es correcto.
- Match: si hay pedido o albarán, se intenta hacer la conciliación. Si no lo hay, empieza la excepción.
- Aprobaciones: correos, reenvíos, recordatorios y aprobaciones informales de las facturas.
- Contabilización y pago: se registra la factura y se lanza el pago.
- Archivo y auditoría: se guarda la factura (digital o físicamente), junto con el resto de la información asociada a ella, para tenerla lista de cara a una auditoría.
Dónde se “rompe” el proceso
El problema es que este flujo ideal rara vez se cumple sin fricciones y empiezan a aparecer problemas como:
- Facturas sin pedido asociado o con datos incompletos.
- Aprobaciones por email, por whatsapp o incluso verbales y sin trazabilidad.
- Facturas duplicadas o extraviadas.
- Versiones distintas del mismo documento circulando.
Cada una de estas situaciones añade tiempo, retrabajo y, por tanto, nuevos gastos no contemplados.
Desglose de costes del procesamiento manual
Cuando se analizan los costes del procesamiento manual de facturas con un poco de detalle, queda claro que no se trata de un único gasto, sino de la suma de muchos pequeños costes repartidos a lo largo de todo el proceso.
Algunos son evidentes y fáciles de identificar y otros pasan desapercibidos porque se han normalizado con el tiempo. Vamos a ver algunos de los costes directos, indirectos y los derivados de errores y cumplimiento.
Costes directos (los que ves en nómina y materiales)
Son los más fáciles de identificar porque se asocian a tareas repetitivas. Aunque cada tarea parezca pequeña, multiplicada por cientos o miles de facturas al mes, el coste, y el trabajo, crecen rápido, por ejemplo:
- Tiempo de captura y tecleo de datos.
- Validación y revisión de facturas.
- Gestión de incidencias y reclamaciones y llamadas con proveedores.
- Impresión, escaneo y archivo físico, si aún existen en papel.
Costes indirectos (los que impactan al negocio)
Estos no siempre se miden, pero afectan de lleno a la empresa. Aquí el coste no es solo económico, sino también de oportunidad.
- Retrasos en los pagos, que pueden derivar en recargos o intereses y, además, generar fricción y desconfianza en la relación con los proveedores.
- Pérdida de descuentos por pronto pago, desaprovechando oportunidades directas de ahorro por no llegar a tiempo a los vencimientos.
- Paradas del proceso por información faltante, que se convierten en cadenas de emails, llamadas y reenvíos que retrasan todo el flujo.
- Baja productividad del equipo, que invierte horas en tareas mecánicas y repetitivas en lugar de dedicar ese tiempo a análisis, control financiero o negociación con proveedores.
Costes por errores (retrabajo + riesgo)
Los errores humanos son inevitables en procesos manuales. Cada error implica retrabajo, tiempo extra y, en algunos casos, riesgo legal o fiscal. Los más comunes son:
- Datos mal imputados (cuentas, centros de coste, IVA).
- Pagos duplicados.
- Problemas en conciliaciones y cierres contables.
- Evidencias incompletas para auditoría.
Coste de compliance y auditoría
Cuando llega una auditoría o inspección, ahí sí que el coste se dispara. La falta de trazabilidad no solo genera estrés, sino que también cuesta dinero.
- Dificultad para demostrar quién aprobó qué, cuándo y por qué.
- Problemas para localizar facturas y documentos asociados.
- Tiempo invertido en preparar evidencias dispersas.
Cómo calcular tu coste por factura (método simple en 10 minutos)
No hace falta un proyecto complejo, ni una consultoría para empezar a poner cifras. En la mayoría de los casos, basta con dedicar unos minutos a revisar cómo se procesa una factura de principio a fin y sumar los costes asociados. El objetivo no es obtener un número perfecto, sino una estimación realista que permita entender si el procesamiento manual de facturas está siendo eficiente o, por el contrario, está gastando recursos sin que se note.
Te proponemos una fórmula sencilla y un checklist práctico para calcular tu coste por factura y tener una base clara sobre la que tomar decisiones para implantar mejores prácticas y ver el ahorro.
Fórmula base
Con la fórmula que te compartimos puedes tener una visión global y realista del coste del procesamiento manual de facturas. La clave está en incluir todos los costes asociados, no solo las horas visibles del equipo, sino también el retrabajo, las incidencias y los costes financieros derivados. Aunque es un cálculo sencillo, pone cifras concretas a un proceso que muchas veces se da por amortizado sin haberlo medido nunca.
La fórmula es:
Coste por factura = (costes totales del proceso en el periodo) ÷ (nº de facturas procesadas)
Qué costes incluir (checklist)
Para que el cálculo del coste por factura sea realmente útil, es importante no quedarse solo con lo más evidente. Muchos de los costes del procesamiento manual están repartidos en pequeñas tareas del día a día o aparecen de forma puntual, por lo que suelen quedar fuera del análisis. Te hemos preparado una checklist con los principales elementos que conviene que tengas en cuenta:
- Coste de hora del equipo (incluyendo cargas).
- Tiempo medio por factura, diferenciando factura estándar y factura con excepción.
- Costes de herramientas, impresión y almacenamiento, tanto físicos como digitales.
- Costes por incidencias y retrabajo, como correcciones, reclamaciones o validaciones adicionales.
- Costes financieros, como recargos por pagos tardíos y descuentos por pronto pago perdidos.
Muchas empresas se sorprenden al ver el resultado final, especialmente cuando comparan este coste con el de un proceso de facturación electrónica con automatización.
Señales de que el proceso manual te está saliendo caro
En muchos casos, el problema no es que el coste del procesamiento manual de facturas sea difícil de calcular, sino que ya se manifiesta en el día a día. Si varias de las siguientes situaciones forman parte habitual de tu trabajo, es muy probable que el proceso manual ya esté saliendo más caro de lo que parece.
- Mucho email para perseguir aprobaciones.
- Excepciones frecuentes y difíciles de resolver.
- Ciclos de pago largos.
- Falta de visibilidad del estado de las facturas (“¿dónde está esta?”).
- Auditorías tensas y evidencias dispersas.
- Dependencia de personas clave (riesgo operativo).
Si te suenan estas situaciones, es el momento de que empieces a cuestionarte introducir nuevos flujos de trabajo, incluso algún software de facturación tecnológica u otras soluciones.
Qué cambia cuando automatizas (y por qué baja el coste)
Cuando una empresa adopta la automatización del procesamiento de facturas, el cambio no se limita a hacer el mismo trabajo “un poco más rápido”. Lo que realmente cambia es la forma en la que el proceso se organiza, se controla y se mide. Automatizar no significa simplemente digitalizar documentos con tecnología como OCR, sino redefinir el flujo de facturación completo para reducir errores, eliminar tareas manuales y ganar visibilidad en tiempo real sobre lo que está ocurriendo en cada fase del proceso.
Esto tiene muchas ventajas como:
- Menos tecleo y menos retrabajo.
- Menos excepciones y duplicados.
- Aprobaciones con reglas claras y trazabilidad.
- Mejor control del flujo de caja y pagos en tiempo real.
- Auditorías más fáciles.
Cómo lo resuelve DocuWare
DocuWare te ayuda a transformar por completo el flujo del procesamiento de facturas para reducir costes reales y sostenidos en el tiempo, además de mejorar la eficiencia de todo el proceso gracias a la automatización.
¿Cómo lo hace? Nuestro software de facturación actúa sobre cada fase del proceso, desde la entrada de la factura (y su digitalización si es necesario) hasta su archivado final, combinando automatización, reglas de negocio y trazabilidad. Y lo hace gracias a estas funcionalidades:
- Captura multicanal de facturas (email, escáner, XML), lo que permite recoger automáticamente las facturas independientemente de cómo lleguen a la empresa, centralizando toda la documentación en un único sistema y evitando pérdidas, duplicidades o dependencias de mails.
- Extracción automática de datos mediante OCR e inteligencia artificial, que lee y convierte la información de la factura en datos estructurados, reduciendo el tecleo manual y minimizando los errores humanos desde el inicio del proceso.
- Validaciones automáticas, que comprueban aspectos clave como duplicados, coherencia de importes, impuestos o reglas de negocio, ayudando a detectar incidencias antes de que se conviertan en retrabajo o errores contables.
- Flujos de trabajo para aprobación configurables por niveles, que establecen quién debe aprobar cada factura según criterios como importe, proveedor o centro de coste, sustituyendo el email informal por un proceso claro, trazable y visible en todo momento.
- Integración con ERP y sistemas de contabilidad, que conecta directamente el procesamiento de facturas con los sistemas financieros de la empresa, evitando dobles entradas de datos y asegurando la coherencia entre documentos, registros contables y pagos.
- Archivado digital con trazabilidad para auditoría, que garantiza la conservación segura de las facturas y su acceso inmediato, permitiendo demostrar fácilmente quién hizo qué, cuándo y con qué documentación asociada ante auditorías internas o externas.
DocuWare no solo acelera el procesamiento de facturas, sino que reduce el coste por factura, mejora el control del flujo de caja y disminuye el riesgo operativo y de cumplimiento.
Preguntas frecuentes sobre los costes del procesamiento manual de facturas
Te contestamos algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con el coste del procesamiento manual de facturas.
¿Cuál es un coste “normal” por factura en un proceso manual?
No existe una cifra única, ya que depende del volumen, la complejidad y el número de excepciones, pero en muchos casos el coste del procesamiento manual de facturas es significativamente más alto de lo que la empresa percibe. Lo importante no es perseguir un número perfecto, sino medir tu base real y compararte con un objetivo tras mejorar el proceso.
¿Qué parte del coste suele ser la más “oculta”?
La parte menos visible suele estar en el retrabajo provocado por errores humanos, la pérdida de descuentos por pronto pago y el tiempo dedicado a perseguir aprobaciones o aclarar incidencias con proveedores. Son tareas pequeñas, pero constantes, que raramente se imputan como coste del proceso. La automatización de flujos y validaciones, como la que ofrece DocuWare, permite sacar a la luz estos costes y reducirlos de forma progresiva.
¿Cómo sé si debo automatizar ya o primero “ordenar la casa”?
Si tienes poca visibilidad sobre el estado de las facturas, muchas excepciones y aprobaciones que dependen del email, es una señal clara de que el proceso necesita cambiar. En estos casos, automatizar ayuda, pero funciona mejor cuando se acompaña de una mínima estandarización, como definir un buzón único de entrada, responsables claros, tiempos de aprobación (SLA) y criterios básicos de validación.
¿Automatizar implica cambiar mi ERP?
No siempre. La automatización del procesamiento de facturas no requiere sustituir el ERP existente si se trabaja con un software adecuado. DocuWare se integra con los principales sistemas de contabilidad y ERP, actuando como una capa que optimiza la gestión documental y los flujos de trabajo, sin alterar la arquitectura financiera ya implantada.
¿Qué impacto tiene la factura electrónica en los costes?
La factura electrónica reduce tiempos y errores frente al papel, pero su verdadero impacto se produce cuando se combina con automatización y flujos de trabajo. Integrar la factura electrónica en un proceso automatizado con DocuWare permite aprovechar todo su potencial: menos excepciones, mayor control del estado de cada factura y una reducción real y medible del coste por factura.
Conclusión
El coste del procesamiento manual de facturas va mucho más allá del tiempo administrativo. Errores humanos, retrabajo, retrasos en los pagos, pérdida de descuentos y falta de trazabilidad convierten un proceso aparentemente sencillo en una fuente de costes ocultos y riesgo operativo. Por eso es importante analizar el proceso completo, medir el coste real por factura y detectar los puntos conflictivos.
DocuWare te ayuda a dar ese paso con una automatización realista y progresiva del procesamiento de facturas, captura multicanal, extracción automática de datos, validaciones, flujos de aprobación trazables, integración con ERP y archivado seguro para auditoría. El resultado es un proceso más ágil, con menos errores y un menor coste por factura. ¿Quieres saber cómo reducir los costes de tu gestión de facturas y ganar eficiencia desde el primer día? Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
