Aunque los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) prometen hacerlo todo, cuando se trata de incorporar documentos a tus flujos de trabajo o archivarlos para recuperarlos rápidamente, los ERP pueden quedarse cortos. Muchos sistemas ERP pretenden digitalizar todos los procesos de una organización. Esto puede crear una complejidad que afecta negativamente a la experiencia del usuario y da rodeos innecesarios en lugar de seguir un camino directo.
Indice
- Unir fuerzas para optimizar las operaciones empresariales
- Los flujos de trabajo son más fáciles de diseñar
- Tres usos comunes de la función combinada
- Una cadena de restaurantes acelera su proceso contable con DocuWare y Sage
En cambio, la funcionalidad de un sistema de gestión de documentos (DMS) es capturar, clasificar, almacenar y recuperar fácilmente los documentos. Su conjunto de funciones se centra en la organización, la accesibilidad, la extracción e intercambio de datos, el flujo de trabajo y el archivado seguro. Las soluciones DMS a tener en cuenta son las que pueden integrarse a cualquier ERP.
Esta entrada menciona el DocuWare Connect to SAP, que se ha creado específicamente para que las empresas puedan aprovechar al máximo los puntos fuertes de este ERP. Pero, en general, esta lectura informativa ofrece un panorama de cómo se complementan las capacidades de un DMS y un ERP.
Unir fuerzas para optimizar las operaciones empresariales
Con DocuWare Connect to SAP, tu empresa puede beneficiarse de funciones especializadas de gestión documental, así como de unos costes de almacenamiento en la nube significativamente más bajos. Todos los documentos se almacenan en un repositorio central y se puede acceder a ellos inmediatamente desde el ERP. Los documentos generados en SAP también se indexan y archivan en DocuWare.
Los documentos identificados con términos como facturas de clientes, contratos de trabajo e inventario se denominan objetos empresariales en SAP. Con DocuWare Connect to SAP, los documentos pueden vincularse a varios objetos empresariales. Cada objeto empresarial tiene también una lista de anexos que muestra todos los documentos que están vinculados a él. Como resultado, se puede encontrar una única instancia de un archivo o documento dondequiera que se necesite. Así, los empleados no pierden tiempo yendo y viniendo entre sistemas en busca de información.
Los flujos de trabajo son más fáciles de diseñar
Realizar cambios en los flujos de trabajo de un ERP suele requerir importantes recursos informáticos. Requiere mucho trabajo y mucho tiempo con un coste importante. Un sistema de gestión documental ofrece los mismos resultados con un diseño más sencillo y muchas funciones potentes pero fáciles de usar. Por ejemplo, la interfaz sencilla e intuitiva de DocuWare Workflow Manager permite a los usuarios crear o actualizar flujos de trabajo sin conocimientos de programación. El repositorio de contenidos de DocuWare, permite la sincronización de datos, minimizando el riesgo de error humano que puede provocar la introducción de datos duplicados.
Además de flujos de trabajo fáciles de gestionar, DocuWare permite a las organizaciones aprovechar las funciones de autocaptura para introducir documentos en el sistema. Un motor de OCR, impulsado por machine learning, puede indexar los documentos y vincularlos a transacciones en el ERP. Esta acción puede realizarse por lotes para hacer muchos documentos a la vez y vincular un solo documento a tantas transacciones como se desee. En cambio, el almacenamiento de documentos en los ERPs requiere que los usuarios carguen los documentos como un enlace a una transacción cada vez.
Tres usos comunes de la función combinada
Cuentas por pagar - Procesamiento de facturas basadas en órdenes de compra
- Compara la documentación de envío entrante con los datos del pedido de compra, lo que permite la automatización completa de la correspondencia a tres bandas. Esto libera a los trabajadores involucrados para ocuparse de las excepciones y otras tareas de valor añadido.
Cuentas por pagar - Procesamiento de facturas de gastos
- Aprovecha la captura automática, el enrutamiento y el flujo de trabajo de DocuWare antes de registrar/contabilizar los datos de las facturas en el ERP.
Entrada de pedidos de venta - Organizar y vincular la información de los pedidos de venta
- Captura los pedidos de compra de los clientes
- Archiva las confirmaciones de pedido
- Almacena la correspondencia relacionada con los pedidos en la carpeta correcta mediante la integración con Outlook
Una cadena de restaurantes acelera su proceso contable con DocuWare y Sage
Con más de 30 restaurantes en toda España, Casa Carmen ofrece comida mediterránea de alta calidad a un precio justo en más de 30 restaurantes en toda España. La cadena, originaria de Barcelona, apuesta por un concepto de negocio tradicional con una plantilla de más de 600 empleados fijos, es decir, explota las sucursales individuales lejos de los conceptos habituales de franquicia. El tratamiento manual de las más de 2.000 facturas que se reciben cada mes requería demasiado tiempo antes de que se introdujera DocuWare. Antes, el correo electrónico entrante se supervisaba por un total de tres contables, cada uno de los cuales escogía las facturas de aquellos proveedores para los que era responsable, y transfería manualmente los datos al sistema contable. A continuación, las facturas en PDF se archivaban una por una en carpetas creadas en el servidor. Debido a la peculiaridad de que en Casa Carmen cada restaurante es legalmente una entidad jurídica independiente, se producían repetidos errores en la transferencia de los datos contables y en el almacenamiento de las facturas.
En menos de 30 días, la solución estuvo configurada, probada y plenamente operativa. Dos veces al día el sistema de gestión documental genera un archivo de exportación con la información recién leída de las facturas. Sage lee esta información y genera todos los asientos contables pertinentes. Para acceder a los documentos originales más adelante, los empleados hacen uso de la sencilla interfaz de DocuWare.
Ahora los empleados tienen más tiempo para otras tareas, algo que se necesita urgentemente en la actual fase de fuerte crecimiento empresarial. Mientras que en el pasado todos los contables se dedicaban de forma exclusiva a la contabilización manual de las facturas, hoy pueden asumir otras tareas, como la planificación financiera.
Lo mejor de dos mundos
Ni siquiera el ERP más completo puede satisfacer todas las necesidades empresariales. El enfoque que hemos descrito anteriormente puede aplicarse a la interrelación entre cualquier sistema de gestión documental con todas las funciones y un ERP. Este tipo de integración elimina la introducción manual de datos, propensa a errores, y pone fin a la dependencia de datos dispersos y a menudo contradictorios. Reduce la pérdida de tiempo y el retraso en la toma de decisiones, y aumenta la productividad: ¡los sistemas integrados suelen ser el mejor camino a seguir!
