Prescindir del papel en la oficina supone una clara ventaja frente a la competencia. Aun así, tanto las compañías multinacionales como las pequeñas empresas consiguen en muy pocos casos eliminar por completo el papel de las actividades diarias. Esto se debe a diferentes motivos.Como todos sabemos, los trámites en papel hacen perder tiempo innecesariamente y originan gastos adicionales en impresoras y tinta (o tóner), en archivadores y estanterías o en espacio para colocarlos en los despachos y archivos.
Una empresa que haya conseguido ya desprenderse totalmente del procesamiento en papel pertenece a la todavía rara especie de los «nativos digitales». Pero incluso estos pioneros siguen teniendo que hacer frente a documentos en papel, ya que algunos clientes y proveedores envían todavía sus pedidos, facturas y notas de entrega a la antigua usanza por vía postal o por fax. Por lo tanto, también los pioneros del DMS necesitan estrategias de procesamiento de documentos en papel para no tropezar con uno de los 7 obstáculos en el camino hacia la oficina sin papel que se exponen a continuación:
1. El procesamiento habitual en papel: A lo largo de los años, nos hemos familiarizado con este medio de trabajo y apreciamos su valor; también hay personas que rehúsan leer textos largos en la pantalla, y por eso imprimen los documentos. Este comportamiento es más bien producto de la costumbre. El antídoto más eficaz no es la prohibición, sino tecnologías mejores.
Si se utilizan por ejemplo pantallas interactivas que mejoren la legibilidad de los textos y faciliten su procesamiento en el PC o la tableta, se conseguirá una mayor aceptación de la gestión documental digital. Algunas empresas pueden permitir también paralelamente el trabajo en papel, puesto que el cambio es un proceso evolutivo. Para la «generación Y», el manejo de documentos digitales está más que asumido; esta tendencia continuará con seguridad y fomentará la aceptación de los sistemas digitales de gestión documental (DMS).
2. Trabas impuestas por los órganos legisladores: A menudo, los usuarios no están seguros de si todavía es necesario conservar los documentos originales en papel, posiblemente incluso si tienen que firmarse manualmente. Por eso, es conveniente revisar con regularidad si han cambiado los requisitos concretos de la normativa de gestión documental de la empresa. Los usuarios han interiorizado muchas de las directivas hasta tal punto que con frecuencia constituyen el mayor obstáculo en el camino hacia la oficina sin papel.
3. Utilización sencilla de impresoras: Nunca ha sido más fácil imprimir un archivo como hoy. Las impresoras están disponibles en cualquier lugar de la empresa y permiten imprimir documentos a todo color en cualquier formato, ya sea a través de WLAN y Bluetooth o incluso desde el smartphone.
Al ser tan fácil imprimir, falta una motivación que incite a prescindir del papel, al menos a corto plazo. Pero a la larga, todas las compañías emprenderán el camino hacia la oficina sin papel. El mercado se encargará de imponérselo en cuanto la competencia demuestre ser más rápida y eficiente gracias a la aplicación del DMS.
4. Temor a gastos exorbitados del DMS: La conversión a la gestión documental digital conlleva unos gastos de adquisición. Exige la compra de hardware y software, así como organizar medidas de capacitación, por ejemplo para cambiar los procesos y facilitar a la plantilla el aprendizaje necesario para trabajar con la nueva tecnología y los flujos de trabajo digitales.
Quien se amedrenta ante estos costes no ha analizado todavía detenidamente la rentabilidad del cambio al DMS. En cualquier caso, merece la pena evaluar los efectos de la aplicación del DMS en los empleados, los procesos y otros sistemas informáticos. Los gastos de adquisición se amortizan rápidamente, por ejemplo en forma de tiempo de trabajo ahorrado, de una mayor satisfacción de los empleados y los clientes, o de nuevas oportunidades comerciales.
5. Barreras tecnológicas: Para una empresa que no está a la altura del avance tecnológico, el salto a la oficina totalmente sin papel será difícil. Si los empleados no disponen aún de herramientas para editar un PDF o para el uso compartido de documentos, pueden surgir problemas por la presencia de diferentes versiones de los documentos.
En estas situaciones, en especial las PYMEs ven como única solución el retorno al documento en papel. Pero este es un camino sin salida. La solución al problema de las versiones es la modernización de la infraestructura de TI, para que toda la plantilla esté en condiciones de trabajar directamente con todos los documentos digitales. Si se dispone de esta infraestructura, el camino hacia la oficina sin papel estará allanado.
6. Entorno de la compañía basado todavía en papel: Si la mayoría de los clientes y proveedores trabajan todavía en papel, la oficina sin papel tiene a primera vista poco sentido. La empresa sigue recibiendo cantidades ingentes de cartas por correo postal, así como pilas de escritos de abogados y socios comerciales, ya sean contratos, esbozos, facturas o también propuestas y reclamaciones. Pero lo peor sería persistir en el papel.
El camino correcto consiste en digitalizar de forma consecuente toda la entrada de correo postal de la empresa. Independiente de por qué vía llegue un documento en papel: lo ideal sería escanearlo inmediatamente y digitalizarlo para impedir que los flujos de trabajo y procesos empresariales se ralenticen.
7. Cultura empresarial: Cuando la «identidad corporativa» encierra una cierta inercia, digitalizar la gestión documental resultará todo menos fácil, ya que exige cambios. Con frecuencia, las personas se oponen categóricamente a las innovaciones sin ni siquiera pararse a conocer sus efectos, ya que no esperan que les aporte ninguna ventaja personal.
Ante esta situación es necesaria una estrategia de introducción, que detalle ya antes de poner en marcha el proyecto las ventajas del DMS no solo para la empresa, sino también para cada uno de los departamentos y para cada empleado en particular. Afortunadamente, la propagación de la gestión documental basada en la nube ayuda a superar estas pautas de comportamiento. La nube reduce el esfuerzo de iniciación, ya que no requiere una instalación de hardware ni software de DMS propio dentro de la empresa. Esto acelera la introducción del DMS y hace que las ventajas sean antes perceptibles para cada persona involucrada. Lo único que necesita un empleado para la oficina sin papel es un escáner y un explorador con acceso a Internet.
