Welche Kernfunktionen bietet DocuWare für Rechnungsverarbeitung?

DocuWare für Rechnungsverarbeitung als vorkonfigurierte Cloud-Lösung automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess. Die zentralen Schritte dabei sind: ·

• Erfassung von Rechnungen jeder Art
• Indexierung und GoBD-konforme Ablage in einem sicheren, strukturierten Archiv
• Sachliche Prüfung gemäß § 14 UStG
• Fachliche Prüfung mit einfacher oder mehrstufiger Genehmigung, optional inklusive Kontierung
• Freigabe durch Kostenstellenverantwortliche zu jeder Zeit und von jedem Gerät
• Erstellung von Buchungsstapeln zur Übergabe ans ERP

Die einzelnen Schritte im Detail:

Wie werden Eingangsrechnungen in DocuWare erfasst?

Rechnungen lassen sich in DocuWare rasch und problemlos von einem mit dem Netzwerk verbundenen Scanner oder Multifunktionsdrucker, direkt aus dem E-Mail-Postfach (z.B. durch überwachte Ordner) oder per „Drag-and-Drop“ vom Desktop aus erfassen. DocuWare kann Rechnungen aus unterschiedlichen Quellformaten erfassen, z. B. PDF, TIFF, JPEG und anderen Grafikformaten sowie aus Textquellen wie etwa E-Mails.

Wie werden die Rechnungen archiviert und wie finde ich sie?

Vor der Ablage ins Rechnungsarchiv werden die Rechnungen nach vordefinierten Kriterien indexiert. Manuelle Eingaben sind dafür nicht notwendig. DocuWare Intelligent Indexing (eine maschinelle Lerntechnologie) liest relevante Rechnungsdaten wie etwa Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisiert aus jeder Rechnung aus. Wird eine Rechnung einmal nicht vollständig richtig ausgelesen, kann der Benutzer die richtigen Informationen auf der Rechnung markieren und die Indexierung auf diese einfache Weise korrigieren. Dies merkt sich die Lösung für künftige Rechnungen dieser Art. Der Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Ist die Rechnung vollständig indexiert, wird sie mit einem Klick GoBD-konform und sicher archiviert. Über die ausgelesenen Indexbegriffe (z.B. Lieferantenname) ebenso wie über eine Volltextsuche können die Rechnungen jederzeit in Sekundenschnelle gefunden und aufgerufen werden.

Wie werden die Rechnungen sachlich geprüft?

DocuWare überprüft im ersten Schritt den Lieferantennamen auf der Rechnung mit den gespeicherten Lieferanten-Datensätzen in DocuWare – der Lieferantenstamm kann im Vorfeld komplett in DocuWare hinterlegt werden. Sind Skontokonditionen definiert, werden diese angewendet. Falls kein entsprechender Lieferant vorhanden ist, kann dieser direkt aus dem Prozess mit einem Formular automatisiert neu angelegt werden. Gleichzeitig wird geprüft, ob eine Rechnung bereits vorhanden ist, um doppelte Zahlungen ebenso wie das Risiko des Rechnungsbetrugs auszuschließen. Darüber hinaus stellt die Lösung die sachliche Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG sicher. Die Rechnungsdaten werden dabei auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit geprüft.

Wie werden die Rechnungen fachlich geprüft und weiterverarbeitet?

Je nachdem, ob eine einfache Genehmigung in Ihrem Team ausreicht oder ein erweiterter Genehmigungsprozess unter Beteiligung von Kostenstellenverantwortlichen erforderlich ist, bietet die Lösung Konfigurationen für zwei unterschiedliche Freigabeworkflows, die Sie entsprechend Ihrer Anforderungen aktivieren können:

a) Einfache Freigabe (Besteller-Prüfung): Die Rechnung wird direkt vom Besteller geprüft und freigegeben.

b) Erweiterte Freigabe (Genehmigung je Kostenstelle): Die Rechnung wird mehreren Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen, wobei der Rechnungsbetrag auf die unterschiedlichen Kostenstellen aufgeteilt werden kann.

Wie funktionieren die Genehmigungsprozesse genau?

Bestellerprüfung: Ist die einfache Freigabe gewünscht, wird die Rechnung automatisch an den Besteller zur Genehmigung weitergeleitet und er sieht sie als Aufgabe in seiner Aufgabenliste. Er gibt die Rechnung frei und kann auch bereits die Kontierung vornehmen. Nach seiner Freigabe wird die Rechnung zur Buchung übergeben, ganz ohne manuellen Eingriff.

Genehmigung je Kostenstelle: Das System weist die Rechnung nach Ihren Vorgaben den verschiedenen Kostenstellenverantwortlichen zu, wobei der Rechnungsbetrag auf die unterschiedlichen Kostenstellen aufgeteilt werden kann. Auch hier wird in einem automatischen Vorgang der zugewiesene Entscheider benachrichtigt und sieht die ausstehende Rechnung in seiner Aufgabenliste. Wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig bearbeitet wird, leitet DocuWare die Aufgabe an einen festgelegten Vertreter für die Kostenstelle weiter. Für alle an der Rechnungsprüfung beteiligten Mitarbeiter können im Vorfeld Berechtigungsstufen und maximale Genehmigungsbeträge hinterlegt werden. Verweigert mindestens ein Verantwortlicher die Freigabe, wird die Rechnung zurück an die Buchhaltung zur individuellen Prüfung gegeben. Selbstverständlich unterstützt die Lösung auch die Ausnahmen. Sollte z.B. eine Rechnung abgelehnt oder neu angefordert werden, profitieren Sie von automatischen E-Mails an den Lieferanten. Alle Rechnungen werden final von den dafür verantwortlichen Mitarbeitern geprüft.

Wie werden die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben?

Im DocuWare-Workflow werden während des gesamten Prozesses Transaktionsdaten erfasst. Sobald die Verarbeitung der Rechnung abgeschlossen ist, können diese Daten heruntergeladen und an Ihr ERP-System übergeben werden. Darüber hinaus erzeugt das System automatisch täglich einen Buchungsstapel aus Buchungssätzen der abgeschlossenen Rechnungen im standardisierten Übergabeformat gemäß DATEV zur Übergabe an Ihr ERP-System. Eine manuelle Erfassung entfällt daher auch an dieser Stelle. Optional wird die Zahlung abschließend in DocuWare bestätigt und mit dem Zahldatum eingetragen. Falls Sie keinen Buchungsstapel brauchen, kann die Erzeugung deaktiviert werden.