In der Verwaltung setzt das niederbayerische Familienunternehmen Stanglmeier zunehmend auf Digitalisierung. Seit Jahresbeginn 2018 sorgt dort DocuWare Cloud für schnelle und transparente Arbeitsabläufe.Das niederbayerische Familienunternehmen Stanglmeier ist heute mit seinen Reisebüros und den Bus-Charterbüros mit angegliederter Werkstatt einer der führenden Mobilitätsdienstleister in der Region. Von den Niederlassungen in Mainburg, Ingolstadt und Pfaffenhofen aus planen und organisieren die Mitarbeiter Reisen jeglicher Art. Dabei schätzen die Kunden besonders die immer persönliche und familiäre Betreuung. Um auch die notwendige Sicherheit auf den Reisen zu gewährleisten, legt das Unternehmen besonderen Wert auf modernste technische Ausstattung der gesamten Busflotte. Stanglmeiers Devise, immer am Puls der Zeit zu sein, gilt nicht nur für die Dienstleistungen, sondern auch für digitale Arbeitsabläufe.
Die Papierflut im Unternehmen einzudämmen war nur einer der Gründe für ein DMS. Bei täglich bis zu 200 Eingangsrechnungen war bis dahin vor allem der Aufwand für die Rechnungsprüfung enorm. Ebenso aufwendig war der Suchprozess, wenn in einem der Standorte eine bestimmte Rechnung gebraucht wurde. 
„Diese umständliche und zeitraubende Suche nach Dokumenten war für uns das wichtigste Argument ein DMS einzuführen“, sagt Simone Stanglmeier, Prokuristin und DMS-Administratorin bei der Stanglmeier Unternehmensgruppe. „Heute können wir von allen Standorten aus bequem auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.“
Dokumente unabhängig vom Standort bearbeiten und sichten
Mittlerweile arbeiten neben der Finanzbuchhaltung sämtliche Abteilungen und Standorte der Unternehmensgruppe mit dem DMS. Gestartet wurde mit einem Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen. Dieser endet, wenn eine Rechnung gebucht, bezahlt und archiviert ist. Über eine mobile App ist auch unterwegs der Zugriff auf die Unterlagen möglich und wichtige Abrechnungen können zeitnah kontrolliert werden.
Zeit und Kosten sparen, Arbeitsprozesse verschlanken
In der Personalabteilung ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen und dafür die Mitarbeiterunterlagen der rund 300 Beschäftigten zu digitalisieren. Ein einfacher Workflow zur Wiedervorlage von befristeten Arbeitsverträgen stellt bereits sicher, dass bei dem jeweils festgelegten Datum das Dokument automatisch in der Aufgabenliste der Mitarbeiterin erscheint. Diese kann dann rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Ein weiterer Workflow sorgt dafür, dass wichtige Betriebsmitteilungen – wie etwa aktuelle Corona-Vorschriften für Busfahrer – zuverlässig per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt werden und sie diese dann in ihrer Aufgabenliste finden. „Für uns ist das gleichzeitig der Nachweis, dass die Mitarbeiter tatsächlich informiert wurden“, erklärt Prokuristin Stanglmeier.
Neben Kosten- und Platzeinsparungen sieht sie den größten Vorteil des DMS-Einsatzes in der Verschlankung verschiedenster Arbeitsprozesse durch die Workflows: „Die Zeiten der Postmappe sind vorbei. Vor allem bei der für unser Unternehmen sehr wichtigen Rechnungskontrolle geht alles sehr viel schneller.“ Auch Skonti lassen sich jetzt dadurch leichter nutzen.
Als Nächstes ist ein Vertragsmanagement geplant und ein weiteres ehrgeiziges Projekt ist beispielsweise ein digitales Handbuch für die Mitarbeiter. Als Ersatz zum Intranet kann sich hier dann jeder über Tipps und Tricks informieren, wie in seinem Bereich interne Arbeitsabläufe, beispielsweise eine Reisebuchung, am besten zu gestalten sind.
Das Fachmagazin IT MITTELSTAND hat ausführlich darüber berichtet: „Am Puls der Zeit"
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