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Études de cas: Authorized DocuWare Partner

La Générale de Bureautique

Partenaire autorisé DocuWare depuis 2017, la Générale de Bureautique a choisi la GED DocuWare pour ses clients et ses besoins de dématérialisation en interne.

Implantée dans la Région Grand Ouest, à Nantes, accompagnée par 45 collaborateurs, la Générale de Bureautique accompagne ses clients depuis plus de 30 ans dans la vente de solutions d’impression,
de gestion documentaire et informatique.

Au plus proche des attentes du terrain, ses 3 experts en solutions documentaires définissent avec leurs clients les solutions digitales les plus adaptées à leurs besoins et leur font bénéficier d’un accompagnement personnalisé, depuis l’installation de la solution, jusqu’à la formation.

Le choix de devenir distributeur partenaire DocuWare, c’est avant tout une aventure humaine pour la Générale de Bureautique (GdB) : une relation de confiance entre son Directeur Régional DocuWare sur le Grand Ouest ; Samuel Guilbaud, et son expert en solutions documentaires, Florian Baron. Une vision commune de la GED et l’alliance de deux savoir-faire : le commerce et la technique.

En un mot, un partenariat motivé par un défi commun : faciliter l’accès à la dématérialisation puissante et intelligente de DocuWare pour tout type d’entreprise sur la région Grand Ouest.

Après avoir distribué plusieurs solutions GED pendant une dizaine d’années et écumé le marché de la gestion documentaire, Florian Baron avait une problématique : celle de répondre aux  problématiques qui devenaient de plus en plus concrètes et complexes de ses clients. Ces derniers n’étaient pas simplement en recherche d’une solution de stockage, mais d’une véritable GED associée à  des workflows, connectée à des ERPs, ce que peu d’acteurs sur le marché proposaient à l’exception de DocuWare.

DocuWare l’a séduit par son éventail de fonctionnalités, couplé au support commercial et marketing fourni par l’éditeur.

« DocuWare dispose d’une richesse fonctionnelle que ne possèdent pas d’autres éditeurs de GED : L’indexation intelligente et autoapprenante, la recherche Full-Text, le connecteur Outlook, le système très avancé des workflows, l’application mobile ou encore les formulaires ».

Après un cursus de formation complet, composé de sessions sur site et en versions e-learnings,les distributeurs DocuWare autorisés acquièrent des certifications et une solide connaissance de la solution.

« Les besoins et problématiques de nos clients évoluent avec le temps. Avec DocuWare, nous sommes capables d’y répondre sur le long terme, sans changer de logiciel de GED : depuis la facture  fournisseur ; jusqu’au module achats au sens large (contrats, bons de commande, B/L…), en passant par les Ventes, le Marketing et la fonction RH ».

GDB-Logo
Pays: France
Partenaire depuis: 2017
Déploiement: On-Premises | Cloud
Projets achevés: 8

Je commercialisais des solutions GED depuis près de 10 ans, mais il s’agissait davantage d’espaces de stockage structurés à l’aide d’arborescences. J’étais à la recherche d’une véritable solution GED associée à des workflows puissants pour répondre aux processus métiers parfois complexes de nos clients, ce que j’ai trouvé avec DocuWare:

Florian Baron
Expert en Solutions Documentaires

Un des avantages majeurs de DocuWare réside également dans la forte autonomie que la marque octroie à ses distributeurs.

« Avec DocuWare, nous sommes autonomes dans la commercialisation, l’installation, la formation et le support sur la solution. Nous avons beaucoup travaillé afin de devenir techniquement autonomes,
à mon sens c’est une condition obligatoire pour offrir une réelle qualité de service, tant sur la compréhension du besoin, la personnalisation de DocuWare que sur le support post-installation».

Cette expertise permet à GdB de maîtriser totalement les solutions DocuWare et d’éviter ainsi les mauvaises surprises lors des installations chez les clients.

Loin de commercialiser uniquement la solution pour ses clients, GdB utilise également DocuWare en interne.

« Cela faisait des années que j’étais à la recherche d’une solution GED pour nous même, en interne. Nous utilisons le module achats depuis 1 an, qui implique 4 de mes collaborateurs. Nous  dématérialisons 600 factures par mois avec DocuWare. Cela fonctionne parfaitement ».

Mais l’utilisation de DocuWare en interne ne s’arrête pas à la facture fournisseur. Florian Baron a mis à profit la période de confinement pour dématérialiser l’ensemble du processus de vente pour ses commerciaux.

Le module Ventes de DocuWare a ainsi été mis en place pendant la crise du COVID-19. A ce jour, GdB a dématérialisé l’ensemble de la chaîne de traitement d’une commande client pour ses 3 pôles d’activités : Bureautique, Solution, Informatique.

Cela implique 6 workflows qui impactent 80% des collaborateurs en interne, avec une dizaine d’étapes de validation chacun.

Les bureaux  sont devenus grands et épurés, les armoires se vident et cette nouvelle organisation permet aux collaborateurs de travailler à 100% depuis leur domicile. Les dossiers de vente sont dématérialisés en intégralité : propositions commerciales, commandes, devis, contrats, pièces justificatives, factures... Cette nouvelle organisation a permis à la GDB de fluidifier ses process et d’accélérer ses cycles de vente. En outre, les commerciaux ont une vision concrète de la puissance procurée par DocuWare avec cette utilisation. Ils sont en capacité de mieux appréhender la solution pour à leur tour, conseiller leurs clients.

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