Gestion des workflows

Qu’est-ce que la gestion des workflows ?

La gestion des workflows se rapporte à une technologie qui implique l’analyse et l’étude constantes des processus métier afin d’identifier les éléments à améliorer et d’optimiser ces mêmes processus.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

« Workflow » est un terme générique qui renvoie au transfert régulier et prédéterminé de ressources ou d’informations au fil des activités constituant un processus métier. L’articulation de ces activités les unes avec les autres au sein d’une unité opérationnelle peut être représentée sur un diagramme visuel faisant office de modèle. En outre, les workflows peuvent être manuels, automatisés ou constituer une combinaison des deux.

Les workflows sont mis en place pour atteindre des objectifs spécifiques et doivent être définis au mieux, reproductibles et réalisés en suivant des règles d’exécution particulières. Leur modèle permet, quant à lui, de mettre en évidence les étapes initiales et finales, les moments auxquels des décisions doivent être prises, les étapes alternatives et les parties responsables. Une fois un workflow établi, il devient plus simple d’anticiper et d’évaluer les résultats.

Un workflow impliquant l’approbation d’un contrat peut, par exemple, commencer par la validation du responsable du département concerné, suivie de la transmission au service financier. Si ce dernier estime que le contrat est viable et conforme au budget, il peut alors l’adresser au service juridique pour évaluation (à noter que certains types de contrats peuvent nécessiter un examen par diverses équipes). Une fois le contrat validé, il est finalisé et une copie du document d’origine est stockée dans une base de données dédiée, ce qui constitue la dernière étape.

Le fait de signer un contrat ayant été validé sans suivre les politiques en vigueur au sein d’une entreprise peut avoir, sur le long terme, des conséquences juridiques et financières. L’instauration de workflows automatisés évitant cela vous assure rentabilité et conformité pour les années à venir.

Rôle de la gestion des workflows

Les entreprises doivent constamment faire face à des facteurs qui influent sur la productivité. Elles se heurtent à divers problèmes internes, comme le manque de clarté des définitions de tâche et des processus, la non-centralisation des données et les difficultés à coordonner les efforts des membres d’équipe. Le but de la gestion des workflows est de rendre possible l’exécution sans heurts des opérations, afin d’atteindre les objectifs plus efficacement.

La gestion des workflows induit la synchronisation et l’automatisation des processus métier. Un système dédié à la gestion des workflows a pour vocation de faciliter la communication et la collaboration entre les personnes et les équipes, de fournir un accès aux données et de protéger celles-ci, ainsi que d’accroître la productivité au sein d’une entreprise tout entière. Il facilite aussi la prise de décision et prépare le personnel aux événements et changements potentiellement conséquents.

Gestion des workflows et gestion des processus métier

Les termes « gestion des workflows » et « gestion des processus métier » sont souvent employés de manière interchangeable. Bien que ces processus présentent des caractéristiques similaires, un workflow constitue en réalité un composant d’un système de gestion des processus métier. Grâce à la gestion des workflows, des processus métier comme la planification ou l’analyse, peuvent être automatisés et optimisés. La gestion des processus métier, pour sa part, se caractérise par une plus large gamme d’outils flexibles et avancés, adaptés à des scénarios plus complexes.

Avantages de la gestion des workflows

Les outils de gestion des workflows mettent fin aux tâches manuelles répétitives et limitent les risques d’oublis et d’erreurs. Ainsi, les employés peuvent davantage concentrer leur temps, leurs compétences et leur énergie sur des tâches plus essentielles synonymes d’innovation et d’augmentation des profits. Enfin, un espace moindre est requis pour les documents papier et un nombre plus faible de personnes doit se consacrer au maniement et à l’archivage des documents. Ces actions sont également possibles :

• Le ciblage et l’éradication des anomalies entravant les opérations
• L’accélération et l’optimisation des processus internes
• L’alignement des tâches avec les compétences adéquates
• L’unification des systèmes de communication des demandes
• L’identification des tendances individuelles et générales en matière de performances
• L’évaluation de la progression des équipes en termes de fourniture des services
• Le suivi des demandes en temps réel
• L’établissement de règles prédéfinies pour clarifier les procédures

Grâce aux systèmes de gestion des workflows, les entreprises sont particulièrement prospères dans les domaines suivants :

Dématérialisation

La transformation numérique influe sur les organisations de tous les secteurs et de toutes les régions, et permet à celles-ci d’économiser du temps, de l’espace et de l’argent en quantité considérable. La gestion des processus papier a laissé la place à un meilleur emploi des fonctionnalités d’analyse, offrant ainsi aux employés la possibilité d’accéder immédiatement aux données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées.

Mise en conformité

Les questions de mise en conformité n’ont plus lieu d’affecter la productivité. En effet, la prise en compte par défaut de la loi HIPAA et d’autres réglementations peut aider à décupler les performances. D’autre part, car ils ont accès à davantage de données de qualité, les effectifs autorisés peuvent travailler plus rapidement et en toute fiabilité, les informations, complètes et exactes, étant protégées des accidents ou des suppressions.

Mobilité

Car les employés sont de plus en plus mobiles, il est important de disposer d’un système efficace et flexible. Quel que soit le lieu où ils se trouvent, l’heure ou l’appareil, ils peuvent tirer parti des opportunités qui se présentent lorsqu’ils en ont besoin.

Finance et comptabilité

Les services financiers et comptables doivent traditionnellement s’accommoder d’opérations manuelles fastidieuses, ainsi que de processus papier extrêmement chronophages qui se révèlent néfastes lors de la prise de décisions critiques. En faisant le choix d’un système de gestion des workflows, vous pouvez combiner diverses procédures clés afin de centraliser et d’intégrer des informations d’importance, exploitables ensuite par les responsables pour accentuer la rentabilité.

Types de workflows

Un workflow prend forme dès que des informations ou des ressources sont transmises d’une tâche à l’autre. Il en existe trois types principaux : les workflows impliquant des processus, les workflows impliquant des projets et les workflows impliquant des dossiers.

Workflows impliquant des processus

Ils se caractérisent par des ensembles de tâches répétitives et prévisibles qui font l’objet de peu de variations. C’est le cas, par exemple, de la procédure de validation d’une demande d’achat.

Workflows impliquant des dossiers

Ils se développent alors que des informations sont ajoutées au fil des étapes. C’est le cas, par exemple, de la procédure de constitution d’une demande d’indemnisation.

Workflows impliquant des projets

Structurés comme des workflows impliquant des processus, ils sont toutefois spécifiques au scénario concerné. C’est le cas, par exemple, de la procédure de mise en place d’un nouveau programme incitatif à l’attention des employés.

Établissement d’un système de gestion des workflows

Si une entreprise souhaite que ses activités perdurent, elle se doit de gérer habilement ses workflows. Avec l’automatisation, il est certes possible de rester compétitif et de se conformer aux normes, mais une bonne organisation demeure essentielle, aussi bien aux prémices du processus que lors de son déroulement. La direction doit déterminer si les employés sont prêts à passer à un nouveau système. Elle ne doit pas non plus douter que la qualité des services sera identique voire meilleure, même si le nombre de ressources humaines a diminué. L’automatisation implique les points suivants :

1. L’identification des workflows : un workflow suppose le déplacement de données ou de ressources, et l’existence de tâches interconnectées dans un but donné. Si des fournitures de bureau doivent être achetées, par exemple, une demande est émise, puis soumise à l’approbation de la direction et, enfin, transmise pour traitement. Ces étapes étant répétitives, il est aisé de les automatiser voire d’y mettre fin si cela est pertinent.
2. Le mappage des processus : le mappage des processus d’un workflow équivaut à une évaluation initiale permettant de définir le statut de ces mêmes flux, et la manière dont ils contribuent à l’atteinte des objectifs fixés par la direction. Vous bénéficiez dès lors d’un aperçu complet des opérations, du début à la fin, ainsi que des individus et des ressources nécessaires lors de chaque étape. Le mappage est révélateur de la chaîne de valeur, qui indique dans quelle mesure chaque tâche contribue ou non au résultat attendu.
3. La sélection de la bonne solution de gestion des workflows : dans certains cas, un système de gestion des workflows peut fonctionner de façon autonome, sans dépendre d’autres composants. Il dispose alors de son propre environnement d’exécution, voire mêmes de ses propres applications clientes. Un tel système peut représenter une bonne alternative lorsque tout est encore à développer. D’autres solutions peuvent fonctionner, mais uniquement si elles sont incorporées à un autre système global qui contrôle la succession des fonctions et des files d’attente, et aide au traitement des exceptions. Les systèmes de planification des ressources et des paiements présentent une configuration similaire à celle-ci.
4. La sensibilisation et la formation des utilisateurs : le système de gestion des workflows le plus avancé qui soit peut se révéler inefficace, ou même contreproductif, si toutes les personnes qui y seront confrontées ne sont pas formées en fonction. Il n’est effectivement pas prudent de partir du principe que tout le monde parviendra à maîtriser une nouvelle solution. Lors de l’introduction d’outils inédits, expliquez leur importance et leurs avantages, et consacrez du temps et des efforts à votre équipe pour l’aider à s’adapter au mieux à ce changement.
5. La mesure des performances et l’optimisation des workflows : la supervision des opérations est un processus actif et continu. Elle nécessite de définir des objectifs et d’ébaucher projets, ainsi que de s’assurer que chaque personne est en phase avec ceux-ci. Chaque membre d’équipe doit comprendre la vision de l’entreprise et comment les tâches qu’il accomplit y contribuent.

La gestion des workflows peut sembler intimidante au départ, mais les efforts que vous investirez porteront leurs fruits à bien des égards. Des logiciels et des applications sont à votre disposition pour vous assister à cette fin, via des modèles prédéfinis et personnalisables. Un système de gestion des workflows est garant d’une proactivité accrue, qui ouvre elle-même la voie au progrès et à la rentabilité.