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Archivage électronique

Qu’est-ce que l'archivage électronique ?

Un archivage électronique est obtenu après la conservation et la sauvegarde numérique des documents d’une entreprise afin de permettre un accès dématérialisé, et sur le long terme, à ces derniers.

L’archivage électronique est une avancée technologique dont nombre d’organisations souhaitent tirer parti. En effet, les classeurs et les piles de papier placés dans un placard poussiéreux séduisent de moins en moins. Le stockage facilité et optimisé de documents papier accumulés pendant plusieurs années offre aux responsables et aux employés la possibilité d’accéder rapidement aux données qu’ils recherchent. Malgré cela, certaines sociétés hésitent toujours à transférer leurs informations dans une base de données, soit car elles demeurent attachées aux méthodes traditionnelles, soit car elles doutent de l’efficacité des dernières techniques. Découvrez les avantages de l’archivage électronique, ainsi que la procédure à suivre pour digitaliser vos fichiers et faciliter cette transition.

Pourquoi l’archivage électronique est-il important ?

Simplicité d’accès et prévention des accidents

Plus la longévité des entreprises s’accroit, moins celles-ci voient d’intérêt à conserver tous leurs documents anciens. Cependant, peu d’entre elles savent que certains doivent être conservés afin de pouvoir être exploités en cas d’urgence ou d’incident juridique. Catastrophes naturelles, vols, incendies, peuvent entraîner la destruction ou la perte de supports importants, et les employés peuvent perdre de précieuses heures à parcourir des montagnes d’anciens dossiers pour retrouver un élément.

L’archivage électronique est la solution à tous ces problèmes, car les données sont consultables sans difficulté et organisées de façon intelligente. En outre, les documents peuvent être scannés, puis intégrés et stockés sur une plateforme dématérialisée comme le cloud, afin d’éviter tout risque de dommage dû à des sinistres (inondations et incendies, notamment).

Disponibilité sur le long terme

Nombreux sont les blogueurs, rédacteurs et propriétaires de sites Web qui s’interrogent sur la durée pendant laquelle leur contenu sera accessible. Aujourd’hui, il est possible de conserver des données numériques pendant des décennies, voire des siècles. Des exemplaires du New York Times publiés au milieu du XIXe siècle sont, par exemple, consultables en ligne grâce à l’archivage numérique. Bien que vous ne vous préoccupiez pas forcément, pour l’instant, de garder une trace de vos fichiers professionnels aussi longtemps, c’est le cas de certaines entreprises, en particulier avec les documents juridiques, les contrats, les feuilles de calcul et d’autres éléments qu’il est possible de coder et d’enregistrer afin de pouvoir y revenir quand on le souhaite.

Respect de l’environnement

La dématérialisation est souvent accusée d’augmenter les émissions de dioxyde de carbone et la consommation d’énergie. Néanmoins, les diverses entités qui y font déjà appel (journaux, organismes de recherche, auteurs de publications scientifiques, etc.) s’attèlent à trouver des solutions pour atténuer ces effets. La numérisation de documents papier a certes un impact écologique, mais il existe d’autres avantages notables en sa faveur. Alors que l’abattage irraisonné des arbres et la déforestation sont de plus en plus décriés, la dématérialisation offre une alternative des plus positives : grâce à elle, des quantités illimitées d’informations peuvent être stockées sans qu’il ne soit nécessaire d’épuiser les réserves de papier.

 

Comment créer une archive électronique

Choisissez un système de gestion électronique de documents (GED)

Les options de gestion des données proposées par DocuWare sont idéales pour les entreprises de toutes tailles. La dématérialisation des processus qui s’exécutent au sein d’une entreprise, du service comptabilité en passant par celui chargé de l’archivage, permettent de réduire les tâches répétitives et à votre équipe de se concentrer sur des opérations à plus haute valeur ajoutée, comme la relation clients et la conduite de projets.

Un bon système de gestion électronique des documents (GED) présente les caractéristiques suivantes :

  • Options de stockage évolutives, pouvant être, entre autres, basées dans le cloud
  • Fonctionnalités de recherche flexibles pour faciliter les accès
  • Possibilité d’automatiser les processus répétitifs chronophages et fastidieux, comme le traitement des factures
  • Prise en charge de la gestion des versions afin de pouvoir accéder aux multiples variantes d’un document, celle d’origine étant conservée et exploitable en cas de modification ou de suppression accidentelle de l’un des autres exemplaires

Faites l’inventaire de toutes vos données

Il n’est pas recommandé d’importer des fichiers dans votre système dématérialisé de façon aléatoire. Bien que cela nécessite de la patience, réalisez plutôt un inventaire de toutes vos données au préalable afin que les informations soient organisées au mieux. Commencez par un type de documents (formulaires fiscaux, registres de propriété ou contenu important, par exemple). Rassemblez ensuite les contrats et CV des employés, anciens comme actuels. Si votre entreprise comporte plusieurs services, importez les informations qui leur sont associées en vous concentrant sur un département à la fois. N’oubliez pas, également, d’expliquer à votre personnel comment les documents doivent être conservés.

Pendant votre inventaire, il est probable que vous souhaitiez vous séparer de fichiers inutiles. Vous devez toutefois faire de prudence à ce moment-là.

Les délais de conservation des documents

Comme mentionné plus haut, certaines entreprises ne savent pas quels documents doivent être conservés ou non.

En règle générale, tout document fiscal émis il y a moins de six ans par l’administration fiscale française doit être conservé en prévision d’éventuels litiges.

Les documents relatifs aux employés, comme les contrats de travail, les fiches de paie, soldes de tout compte, régimes de retraite doivent être conservés 5 ans.

Les livres, registres et justicatifs comptables (factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, etc) doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Enfin, les contrats commerciaux conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés 10 ans à partir de la livraison de la prestation.

Pour connaître tous les délais légaux de conservation des documents, se référer au site Service Public.fr

Les bénéfices de l’archivage électronique

Les atouts de l’archivage électronique sont si variés qu’il n’est pas possible de tous les lister ici. Les principaux étant les suivants :

  • Le gain de temps dans la recherche des documents,
  • le respect de l’environnement,
  • la préservation des informations nécessaires à la mise en conformité
  • la disponibilité des données sur le long terme.

Le chargement de vos documents sur un serveur basé dans le cloud ou dans une base de données on-premise ne constitue pas nécessairement un processus complexe. Si vous procédez à un inventaire, optez pour le bon système de gestion et identifiez clairement ce qui doit être protégé, cette opération s’effectuera sans heurts. Avec l’archivage électronique, vous faites le choix de la croissance et de la modernisation de votre organisation.