26 mars 2024 – DocuWare, éditeur leader de solutions GED et Workflow, présente les conclusions de sa nouvelle étude « Facture électronique : les entreprises entre défis et interrogations ».
La facturation électronique est une pratique répandue depuis plusieurs années et offre des avantages significatifs en termes d'efficacité, de traçabilité et de réduction des coûts. Cependant sa mise en place obligatoire, initialement prévue pour 2024, mais reportée à 2026 constitue un défi de taille pour de nombreuses entreprises. Beaucoup de questions et de préoccupations émergent quant aux implications pratiques de cette réforme. DocuWare a mené l’enquête* auprès d’entreprises françaises du secteur privé, et dresse ici son constat.
Un report de la facture électronique obligatoire insuffisant pour rassurer les entreprises quant à son application
« 46% des organisations interrogées abordent cette réforme avec inquiétude et avouent ne pas savoir par où commencer »
Si l’intérêt de la facture électronique et ses tenants et aboutissants étaient déjà flous pour les entreprises en 2020/2021**, le report à 2026 n’est pas venu arranger les choses, ni répondre aux interrogations déjà présentes.
Pour Olivier Rajzman Olivier Rajzman, Directeur commercial France de DocuWare « Le gouvernement, s’il a tenu compte du manque de préparation des entreprises en repoussant l’application de la facture électronique obligatoire, devrait également accompagner les entreprises par le biais de moyens pédagogiques. Les éditeurs de solutions le font à leur niveau, mais un besoin plus important se fait sentir sur le terrain ».
En effet, 46% des organisations interrogées abordent cette réforme avec inquiétude et avouent ne pas davantage savoir par où commencer qu’il y a 4 ans. 6% se disent même totalement perdues. La question principale étant sur la compatibilité de leur système informatique avec les différents schémas de facturation électronique qui se présentent à eux.
Toutefois, les entreprises laissent entrevoir d’autres interrogations, telles que le coût de l’investissement et le choix de la plateforme, la formation du personnel et l’accompagnement au changement, la sécurité des données (en particulier les informations financières sensibles), ou encore que faire exactement pour que tout soit conforme, et les sanctions qui pourraient être appliquées en cas de contrôle.
Si ces inquiétudes persistent, c’est avant tout parce que le vocabulaire engendré par cette réforme n’est absolument pas maîtrisé. 45% des entreprises interrogées disent ne pas maîtriser l’ensemble du vocabulaire (OD, PDP, PPF, schéma en Y, etc.) et des enjeux techniques de cette réforme. 52% avouent d’ailleurs ne pas connaître la différence entre un OD (opérateur de dématérialisation) et une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).
Conséquence de cette méconnaissance et de cette complexité, 55% des organisations reconnaissent ne pas avoir entrepris d’actions spécifiques pour se mettre en conformité.
Des projets qui avancent au ralenti:
« 58% n’en sont qu’au stade du lancement de projet »
Certaines entreprises ont d’ores et déjà enclenché des actions mais n’en sont cependant qu’au stade du lancement de projet (pour 58% d’entre elles). Un quart disent avoir initié des démarches pour accompagner au mieux ce nouveau processus et 17% avouent être en train de benchmarker les différentes solutions du marché. Près de deux organisations sur trois ne savent donc pas encore quelle plateforme elles choisiront pour se mettre en conformité avec la réforme. Pour celles ayant déjà fait leur choix, 23% indiquent qu’elles opteront pour un OD (Opérateur de dématérialisation) et 15% pour une PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).
Malgré ces quelques mises en place, il reste beaucoup à faire en matière de digitalisation au sein des entreprises interrogées. 50% d’entre elles avouent ne pas encore disposer de solution de dématérialisation de factures. Et pour celles qui en sont dotées, dans 55% des cas, la solution n’est pas interfacée avec l’ERP. Par ailleurs, dans 60% des cas, aucun workflow de validation n’est paramétré. Quant à la signature électronique, elle n’est présente et opérationnelle que dans 45% des cas.
L’importance d’anticiper l’échéance 2026
Bien que les dates de mise en place aient été reportées au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et au 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises, les entreprises doivent s’y préparer au plus tôt afin d’éviter les pièges et relever le défi sans difficulté.
Aussi, malgré les réticences notables de certaines entreprises sur cette réforme, d’autres ont passé le cap bien avant qu’une loi soit envisagée sur la facture et la signature électronique. « Ces entreprises ont un avantage concurrentiel sur celles qui attendront le dernier moment pour se pencher sur le sujet. Le manque de préparation, la précipitation peuvent le moment venu perturber l’ensemble de l’entreprise et créer des anomalies ou autres erreurs auprès des fournisseurs de l’entreprise notamment. Intégrer la facture électronique dès maintenant, c’est avoir le temps de sonder, tester les solutions du marché, et valider leur bonne appréhension par les utilisateurs en interne. » indique Olivier Rajzman, Directeur commercial France de DocuWare.
Dématérialiser les factures oui …mais pas que !
« 40% des sondés prévoient l’implémentation complète de la facture électronique d’ici plus d’un an »
Aujourd’hui un important travail d’éducation reste donc à faire. Les TPE/PME attendront 2025 pour se mettre au diapason de la facture électronique et engager des dépenses en ce sens.
Vécue comme une contrainte, pour la majorité des organisations (69%), seul le processus de facturation sera digitalisé. Moins d’une organisation sur quatre (23%) pense profiter de cette réforme pour digitaliser d’autres processus et moderniser leur fonctionnement.
Ainsi, 25% des organisations sondées prévoient l’implémentation complète de la facture électronique d’ici 6 mois, 35% pensent être prêtes dans moins d’un an et 40% dans plus d’un an.
Face à cet état des lieux, où beaucoup reste encore à faire, il y a fort à parier que les prochaines années verront une accélération inédite de la digitalisation des entreprises, notamment via la facturation. Car rappelons-le, la dématérialisation, au-delà de moderniser l’entreprise, apporte également des bénéfices en termes de : gains de temps, productivité, économies (estimées à 5euros par facture), d’éco-responsabilité, etc.
*Méthodologie : enquête menée entre janvier et février 2024 par Archimag pour DocuWare auprès de 40 entreprises françaises du secteur privé.
** Etudes DocuWare disponibles sur demande :
2020 :« Factures électroniques : Etat des lieux et attentes du marché français »
2021 : « Digitalisation : où en sont les entreprises françaises en 2021 ? »