<img src="//p.tgtag.io/event?property_id=tg-005158-001&amp;event_name=pageview&amp;no_script=1" width="1" height="1" border="0">
Transformation Digitale
Solutions
Produits
À Propos de Nous
Demandez votre démonstration gratuite

Études de cas: Municipalité

Découvrez d’autres références de clients

Comme toutes les collectivités, la mairie de Païta reçoit de nombreux documents en provenance de ses partenaires, élus et administrés. Son maire a fait le choix de la dématérialisation dès 2009 pour préserver le patrimoine de la Mairie, dématérialiser le processus de validation des factures, les marchés publics et les dossiers du personnel.

Avec 972 entreprises, 1052 établissements artisanaux enregistrés sur la commune et une population en forte augmentation (+4000 habitants en 6 ans), la ville de Païta fait face à de nombreux challenges en termes d’urbanisation, d’emploi et de services rendus à la collectivité. De nombreux habitants de Nouvelle Calédonie ont choisi de s’installer dans cette ville, située dans la banlieue de Nouméa, pour son attractivité et son dynamisme.

La ville a su se réinventer et offrir de nouveaux services à ses habitants, rendus possibles par la digitalisation. Aussi, il a fallu mettre en place des outils de numérisation pour ses agents, afin de pouvoir mettre en œuvre une démarche tendant vers le « zéro papier ».

Le constat est indéniable : les atouts de la dématérialisation sont si importants qu’aucune organisation ne peut à terme y renoncer ni i s’en passer. La Mairie de Païta a vécu ce changement et ne voudrait pour rien au monde faire marche arrière. Avant l’arrivée de la GED, les employés de la municipalité manipulaient une quantité importante de papier, multipliaient le nombre de photocopies et perdaient un temps considérable à rechercher des documents.

Pays:
Nouvelle Calédonie
Industrie:
Municipalité
Domaine d’utilisation:
Finance |Comptabilité |Etat Civil |Archives
Déploiement:
Cloud

Là où je mettais quinze minutes pour retrouver un document, je n’en ai besoin plus que d’une avec DocuWare.

Béatrice Tofili,
Archiviste, Mairie de Païta (Nouvelle Calédonie, France)

Un scénario classique qui pousse les responsables à considérer la dématérialisation des documents entrants comme un moyen d’automatiser des traitements. Au-delà des aspects organisationnels, le Maire a souhaité acquérir un logiciel de GED pour préserver le patrimoine de la Mairie, et ainsi protéger tous les documents issus des conseils municipaux et de l’état civil.

La solution dématérialise le processus de validation des factures, les marchés publics et les dossiers du personnel. DocuWare a été placé au coeur du système d’information de la collectivité, un choix reposant sur les relations de confiance construites entre la Mairie et leur intégrateur Visual Office. 

Smart Connect : une fonctionnalité clé pour la Municipalité

Dans la Mairie de Païta, Smart Connect assure la liaison entre le logiciel de comptabilité et les documents placés dans la GED. Un simple bouton intégré dans l’interface du logiciel simplifie et accélère le processus de certification des factures. « Une facture entrante numérisée depuis le logiciel de comptabilité est automatiquement archivée dans DocuWare », explique Marie Line Sutter, responsable du service finances à la Mairie de Païta. « Avec Smart Connect nous pouvons ouvrir instantanément n’importe quelle facture archivée correspondant à un enregistrement du logiciel de comptabilité. Nous pouvons interagir avec les archives de DocuWare avec ce simple bouton et sans programmation ».

Les factures ne sont pas les seuls documents pris en compte par la solution. Sont également archivés toutes les données générées par les marchés publics, les actes d’état civil et tous les documents issus des conseils municipaux (arrêtés, rapports de présentation, délibérations, convocations, etc.). « La circulation des informations dans la Mairie est beaucoup plus fluide et rapide », constate Béatrice Tofili, archiviste, documentaliste et webmaster, à la Mairie de Païta.

« Là où je mettais quinze minutes pour retrouver un document, je n’en ai besoin plus que d’une ».

Avec Smart Connect nous pouvons ouvrir instantanément n’importe quelle facture archivée correspondant à un enregistrement du logiciel de comptabilité. Nous pouvons interagir avec les archives de DocuWare avec ce simple bouton et sans programmation.

Démonstration personnalisée

Assistez à une démonstration gratuite et sans engagement de DocuWare pour découvrir en quoi nos solutions de gestion des documents et d’automatisation des processus peuvent faciliter la transformation numérique au sein de votre entreprise.

Demander une démo