Le chef de projet, Gereon Steinkuhl, a rapidement identifié le potentiel d’efficacité qu’un système de gestion documentaire (GED) pouvait offrir. La sélection du produit s’est basée sur quatre critères principaux : tout d’abord, il devait proposer une gamme de services couvrant tous les aspects de la numérisation souhaitée. La facilité d’utilisation était également primordiale, car dans un groupe employant environ 3 600 personnes, il était crucial que chacun, y compris le personnel soignant, puisse l’utiliser aisément. De plus, les interfaces avec les systèmes existants étaient indispensables pour minimiser les interventions manuelles dans les processus. Enfin, les compétences professionnelles du partenaire de réalisation ont été soigneusement évaluées.
Un travail facilité par l’IA
DocuWare Cloud s’est révélé être la solution qui répondait au mieux à ces critères. Le partenaire intégrateur a été particulièrement convaincant grâce à l’intégration d’Intelligent Document Processing (IDP) piloté par l’IA, qui permet de supprimer de nombreuses tâches manuelles. Les fonctionnalités IDP de DocuWare sont essentielles non seulement pour le premier projet de digitalisation, axé sur le traitement des factures, mais aussi pour d’autres initiatives, notamment dans les domaines des ressources humaines et de la gestion de la qualité.
L'utilisation de DocuWare pour la gestion des factures a débuté fin mai 2024, avec une conversion progressive de deux établissements par semaine, jusqu'à couvrir l'ensemble de l'association en octobre 2024. Les factures et les documents associés, tels que les bons de livraison, sont envoyés à l'entreprise locale, où ils sont scannés ou directement envoyés par e-mail vers des boîtes de réception centralisées. Une fois les documents reçus, le traitement intelligent des documents (IDP) s'occupe de l'indexation. L'intelligence artificielle, sans nécessiter un apprentissage traditionnel, identifie immédiatement les informations cruciales telles que le numéro et la date de la facture, ainsi que le fournisseur et son numéro de créancier. Grâce à un taux de lecture élevé de plus de 90 %, les ajustements ultérieurs sont rarement nécessaires.
Après une vérification des coordonnées de l’entreprise et un contrôle des doublons, la facture indexée dans le workflow est soumise à une seconde vérification factuelle sur place, suivie d’une validation par la direction de la maison de retraite. Pour certaines factures, notamment celles des prestataires de services jugées pertinentes pour la direction lors de la comparaison automatique avec la comptabilité fournisseurs, le workflow inclut une boucle de validation supplémentaire. L’ensemble des écritures générées dans la GED est ensuite transmis au système de comptabilité Simba pour le paiement.
La procédure automatisée, qui minimise les interventions manuelles grâce à l’utilisation de l’IA, a permis un gain de temps impressionnant de près de 70 % dans le traitement des factures. De plus, les escomptes sont désormais appliqués de manière fiable. L’acceptation élevée de ce premier projet GED permet d’ouvrir la voie aux prochains projets de digitalisation, tels que le dossier numérique du personnel et un manuel numérique de gestion de la qualité.
