Après un déploiement rapide et indolore de la solution, la bascule vers une organisation 100% numérique se fait en juillet 2017 sous la supervision de la DSI de Hub One. Toutes les factures fournisseurs sont alors prises en charge par DocuWare et alimentent automatiquement les ERP Sage X3 et Navision des filiales. Les connecteurs intégrés de DocuWare facilitent le dialogue entre les différentes applications métier et la gestion électronique des documents. DocuWare classe les factures dans des archives centralisées structurées. Quelques clics de souris suffisent pour retrouver les bonnes informations. Un circuit de validation des factures a été mis en place pour accélérer les traitements et sécuriser les accès.

La GED DocuWare a définitivement gommé les pièges d’une organisation basée sur le papier.

Toutes les factures fournisseurs de Hub One Mobility sont numérisées et capturées par le biais de procédures simples puis prises en charge par DocuWare. La solution supervise le cycle de vie de l’ensemble des documents, tout comme les workflows essentiels aux activités de la société. Les échanges sont plus fluides, en particulier à l’intérieur du circuit de validation des factures entre les différents services. Une gestion fine des accès aux documents permet de sécuriser le partage d’information. Les factures dématérialisées sont stockées dans la GED et associées à un piste d’audit qui assure la valeur probante des documents à produire en cas de contrôle. Hub One Mobility ne veut pas s’arrêter là, le projet de numérisation des bons de livraison est d’ores et déjà enclenché. A court terme, Franck Sabin envisage le traitement des documents fiscaux qui génèrent une sortie de trésorerie.