Bien plus que ce qui était attendu au départ du projet, l’équivalent de 771 armoires a été soit jeté, soit archivé sur avec ou sans numérisation. L’équivalent de 825 454 pages ont été numérisées. Le gain de place est important et le regroupement des activités sur un seul et même site a permis de réduire considérablement les coûts immobiliers.
De nouvelles utilisations pour de nouveaux besoins : notifications automatiques, envoi d’emails dans DocuWare
Utilisée à l’origine du projet pour stocker les documents numérisés et réduire l’usage du papier au sein du groupe, la GED DocuWare a depuis été plus largement utilisée et adoptée au sein des services existants, dans un objectif d’archivage, de collaboration, de traçabilité et de suivi des process qualité.
DocuWare est ainsi utilisé comme bases réglementaires et bases métiers du groupe Rocher. Les bases réglementaires contiennent les informations relatives aux produits finis, aux dossiers d’exportation ou encore aux autorisations de mise sur le marché. Les bases métier contiennent notamment les contrats fournisseurs pour le service achats. Ces bases sont des outils de travail au quotidien pour les équipes et certaines sont alimentées automatiquement dans la GED DocuWare.
Un usage élargi à d’autres services du groupe Rocher
Les services suivants utilisent désormais la GED DocuWare :
- Le service Achats : pour le stockage des contrats fournisseurs. Un système de notifications a été mis en place, afin par exemple, de recevoir des alertes automatiques pour renégocier un contrat avant sa date d’échéance.
- Les services s’occupant des facturations clients pour stocker et éditer des factures au format PDF.
- Le service juridique, depuis septembre 2019, pour archiver automatiquement les emails dans des dossiers, classés par projets, à travers un portail internet.
Des bénéfices à la clé : gain de temps, traçabilité et qualité
Bien plus qu’une solution de numérisation et d’archivage de documents, DocuWare a apporté plus de transparence, de qualité et de traçabilité dans les processus documentaires du Groupe, notamment au sein des services R&D, achats et juridique. Des gains de temps et de productivité sont également constatés, épargnant aux employés du temps perdu dans le classement, la recherche et l’archivage des documents, qui sont désormais classés automatiquement dans DocuWare. Enfin, la mise en place d’alertes automatiques a permis de faciliter la gestion du renouvellement de certains documents (contrats, certificats de douane…).
