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Études de cas: Asset Management

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La société Evernex Capital Solutions, spécialisée dans la traçabilité et la gestion du cycle de vie des équipements IT, s’est dotée de la GED DocuWare pour optimiser le travail collaboratif entre ses équipes.

La société Evernex Capital Solutions s’est dotée de DocuWare pour favoriser le travail collaboratif entre ses équipes, mais aussi ses clients, qui y accèdent via un portail connecté à la GED.

A la recherche d’une GED collaborative

Comment gagner en productivité et en agilité dans le domaine de la gestion documentaire ? C’est la question que s’est posée Evernex Capital Solutions, filiale du Groupe Evernex. Avec un chiffre d’affaires de plus de 100 millions d’euros, 30 années d’existence et plus de 2000 clients de premier plan, cette société spécialisée dans la location de matériel IT, propose des services aussi bien aux multinationales qu'aux PME-PMI et doit donc être en mesure de traiter des flux documentaires nombreux et hétérogènes.

« Nous voulions disposer d’un outil capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents », explique Jérôme Meunier, directeur des opérations au sein d’Evernex Capital Solutions ; « nous avions besoin d’une sorte de bibliothèque centralisant tous nos documents et permettant à nos salariés de travailler de façon collaborative ».

Pays:
France
Industrie:
Asset Management
Domaine d’utilisation:
Comptabilité fournisseurs |IT |Commercial |Administration des ventes
Déploiement:
Cloud

Pendant la crise du Covid-19, cette GED collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période. L’intérêt d’une GED prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité.

Jérôme Meunier
Directeur des Opérations, Evernex Capital Solutions (France)

Pour y parvenir, la société s’est tournée vers DocuWare. La solution est aujourd'hui utilisée par une dizaine de collaborateurs appartenant aussi bien à la fonction commerciale qu’à l’administration des ventes, à la comptabilité fournisseurs ou au service informatique. Tous échangent quotidiennement une grande variété de documents et sont amenés à les annoter dans le cadre de leur activité : devis fournisseurs, pièces contractuelles, conditions générales, conditions particulières, échéanciers, factures...

« Notre choix s’est porté sur DocuWare après les recommandations de l’un de nos clients », se souvient Jérôme Meunier ; « nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs »« Cette solution et son accompagnement m’ont convaincu. Au quotidien, l ’outil est fluide et ne ressemble pas à une usine à gaz des temps anciens ! »

Un travail collaboratif entre les équipes, étendu jusqu’aux clients de l’entreprise via un portail connecté à DocuWare.

Particularité : le travail collaboratif a été élargi jusqu'aux clients de l’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à DocuWare. Bien entendu, cet accès n'est pas total et obéit à des règles de restriction et de sécurité.

Du côté des utilisateurs en interne, l’appropriation de la solution n’a pas posé de problème particulier. Tout juste a-t-elle été précédée d’une séance de formation de quelques heures à destination des collaborateurs impliqués dans la gestion documentaire.

En revanche, un accompagnement a été nécessaire pour procéder à l ’analyse des besoins et des flux documentaires de la société. Une validation fonctionnelle a également été réalisée avant que l ’outil n’atteigne sa vitesse de croisière. En moins de quinze jours, la solution était opérationnelle.

Le moteur de recherche : une fonctionnalité plébiscitée par les utilisateurs

Une fonctionnalité est particulièrement appréciée par les utilisateurs : le moteur de recherche. Il permet en effet de retrouver n'importe quel document à partir d’un numéro de client ou d’un terme. Un avantage non négligeable au regard du nombre de clients et de contrats gérés par la société.

Atténuer les effets négatifs du confinement

Comme de très nombreuses entreprises, Evernex Capital Solutions a dû opter pour le télétravail alors que la crise sanitaire du Covid-19 frappait la France au printemps dernier.

Pour Jérôme Meunier, la solution a permis d’atténuer les effets négatifs du confinement : « Cette GED collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période. L’intérêt d’une GED prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité. L ’outil est réactif fluide et ses effets sont immédiats. La GED nous rend agiles. L’intérêt d’une solution vraiment collaborative se trouve là... »

Notre choix s’est porté sur DocuWare après les recommandations de l’un de nos clients ; nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs.

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