Pour remédier à ce problème, l’établissement se met en quête d’une solution de dématérialisation fin 2019, pour une mise en place début 2020. Son Responsable Comptable, Vincent Puttemans, était déjà familiarisé avec ce type d’outils au cours de ses précédentes fonctions. Ses différentes expériences professionnelles lui ont fait rapidement prendre conscience des bénéfices engendrés par la digitalisation, en termes de gain de temps, de stockage, de suivi et d’automatisation des processus.

A l’issue d’un appel d’offres, la solution DocuWare est retenue début 2020. Ses fonctionnalités de paramétrage particulièrement poussées, sa flexibilité et sa transversalité permettant de gérer tous types de documents (factures d’achats, contrats, dossiers clients, budgets…) avec une gestion des droits d’accès remportent l’adhésion des équipes.

Enfin, le rapport qualité/prix, jugé plus satisfaisant que celui des offres concurrentes, fait définitivement pencher la balance en faveur de la solution DocuWare. Après une phase d’installation et de prise en main de l’outil, la solution est généralisée et adoptée par la plupart des équipes lors du premier confinement de mars 2020.

« La totalité de nos équipes ont basculé en télétravail en mars 2020 », précise Vincent Puttemans. « DocuWare a tout de suite prouvé sa puissance à cette période, au cours de laquelle nous avons pu traiter et approuver les factures sans problème depuis notre domicile ».

Désormais, le télétravail a été instauré dans l’école pour certains départements, avec un retour en présentiel à 80%. Le personnel a pris l’habitude d’accéder à DocuWare et de valider les factures à la maison ou en mobilité. « C’est une nouvelle habitude de travail » précise Vincent Puttemans.

Ce sont ainsi plus de 250 utilisateurs, dont 20 utilisateurs clés, qui utilisent l’outil, aussi bien en consultation qu’en validation au quotidien. De nombreux départements de l’établissement sont concernés : la Finance/ Comptabilité en premier lieu pour le traitement et la validation des factures, mais également les professeurs, pour valider les factures de leur département, le service Achats pour la validation des contrats, ou encore la logistique et les frais généraux.

Le système de workflows est ainsi largement utilisé au sein des différents services, ce qui favorise le travail collaboratif et l’accélération des processus de validation. L’accompagnement, la disponibilité et la réactivité du distributeur partenaire DocuWare local ont été un facteur décisif dans la réussite de ce projet d’envergure, qui mobilise une grande partie du personnel de l’établissement. 

Très satisfaite de l’outil, la Direction analyse désormais l’opportunité d’étendre le périmètre de DocuWare à la gestion des dossiers RH.