DocuWare est sélectionné parmi les autres solutions du marché en raison de ses capacités importantes d’évolutivité et de personnalisation 

« L’outil se distinguait des solutions concurrentes, car il est très intuitif, facile d’utilisation et s’adapte parfaitement à nos besoins » souligne Elsa Raveleau. DocuWare a en effet la capacité de se fondre dans l’écosystème du client et est rapidement adopté par le personnel, en raison de ses facultés de personnalisation, qui cadrent avec les besoins précis de l’équipe en charge du projet.

L’adoption de l’outil et son adhésion par les personnes concernées ont été très rapides. « En moins d’un mois, DocuWare était utilisé par les collaborateurs, qui ont très vite compris les bénéfices apportés par l’outil », souligne François Maillard.

Outre le gain de temps et les économies générées par la solution, l’accessibilité est également un bénéfice largement mis en avant par Elsa Raveleau : grâce à l’application mobile, aucun document ne reste en attente de traitement. Son Président et ses managers l’utilisent en déplacement pour valider les documents. L’activité n’est jamais interrompue et peut se poursuivre à distance, ce qui est d’autant plus appréciable en période de confinement.

Enfin, l’accompagnement, la disponibilité constante et les conseils du distributeur/intégrateur de DocuWare sont également très appréciés. 

La solution DocuWare est mise en place en janvier 2020. Le cœur du périmètre concerne la dématérialisation des factures fournisseurs du groupe. Les autres documents achats tels que les dossiers fournisseurs, les contrats et les devis associés font également partie intégrante du projet.

Depuis novembre 2020, le périmètre a été étendu à dématérialisation de la facture client. 4900 factures sont ainsi éditées chaque mois dans DocuWare.

Des factures clients envoyées par email représentent un gain de 2 jours de travail par mois au service facturation

Autre nouveauté initiée par la pandémie de COVID-19 : la demande fréquente des clients pour l’envoi de factures par e-mail.

Eloignés de leur entreprise, le plus souvent en télétravail, ces derniers souhaitent recevoir leurs factures de façon dématérialisée.

« Cela représente un volume de 1000 factures mensuelles, DocuWare permet un gain de 2 jours de travail par mois. En un clic avec la GED, c’est terminé » précise François Maillard.

Outre les économies de papier et le gain de temps apportés par cette solution, ce système présente également un intérêt du point de vue du suivi : on sait si le client a bien reçu et ouvert l’email. 

Des alertes sont ainsi créées dans DocuWare pour anticiper le recouvrement des factures. 

Un périmètre étendu aux Ressources Humaines pour les 4500 salariés du groupe à l’horizon 2022

Très satisfait de DocuWare, le groupe envisage d’ores et déjà d’étendre le périmètre de la solution en 2021 aux Ressources Humaines, pour une implémentation en 2022. Avec 4500 salariés, la digitalisation des dossiers RH du personnel représente en effet un projet d’envergure pour DeCA Propreté.