Études de cas: Distribution / Grossiste

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Avec plus de 18 000 factures à traiter chaque année, la Coopérative du Syndicat Général des Vignerons et ses filiales ont misé sur DocuWare pour dématérialiser et automatiser leurs processus comptables liés à la relation fournisseurs.

Elle s’appuie sur quatre filiales : la Pastorale, spécialisée dans le matériel de jardinage, O2C, dans le conseil oenologique, Champagne emballage, dans la vente de bouteilles, et Novale, dans la production d’engrais liquide. Avec un chiffre d’affaires de plus de 80 millions d’euros, filiales comprises, elle emploie 223 salariés de compte 18 magasins sur toute la Champagne.

Début 2016, la CSGV décide de dématérialiser l’ensemble de ses processus comptables liés à la relation fournisseurs, de l’émission des bons de commande jusqu’au règlement des factures. L’équipe comptable  doit en effet faire face à un volume considérable de documents papiers à traiter manuellement puis à saisir dans le système de comptabilité. La dématérialisation de la relation fournisseurs doit ainsi permettre de réduire le temps consacré à ces tâches pour le consacrer à d’autres, à plus forte valeur ajoutée, d’éviter la perte de documents liée aux manipulations, de suivre en temps réel le statut des pièces comptables (bon à payer, attente, litige...), et enfin d’améliorer la traçabilité du processus de validation des factures en se mettant en capacité de répondre aux questions qui et quand. Son objectif est aussi d’améliorer la communication entre les services et les différents magasins pour gagner en réactivité. Lors de l’appel d’offres auprès de cinq sociétés, la CSGV fixe pour principale contrainte que l’outil soit agile et qu’il s’intègre parfaitement à son environnement. C’est la solution DocuWare qui est choisie.

Pays:
France
Industrie:
Distribution / Grossiste
Domaine d’utilisation:
Comptabilité fournisseurs
Déploiement:
On-Premises

Lorsque les Commissaires aux comptes sont venus nous auditer, cela a été un véritable luxe de pouvoir trouver en trois clics tous les documents qu’ils nous demandaient !

Mathieu Dandrelle
Responsable Comptabilité Fournisseurs, Coopérative du Syndicat Général des Vignerons (CSGV)

Le projet s’est déroulé en trois phases

Un atelier de travail avec les utilisateurs a permis de mettre à plat toute l’organisation (qui fait quoi, quand et comment) l’objectif étant d’identifier dans le détail tous les workflows. Les équipes ont ensuite procédé à l’installation, au paramétrage et au test de l’outil : mise en œuvre du plan classement dans DocuWare, des droits utilisateurs, création des armoires, des boites de dialogues personnalisés, paramétrage et configuration des copieurs ou des scanners aux postes clients, paramétrage des processus de workflow et d’archivage, intégration avec les outils « métiers » via le connecteur universel Smart Connect, et enfin le développement de Web services pour l’intégration comptable. La phase de lancement du projet s’est faite sans aucune interruption de travail, grâce à la formation des utilisateurs clés et du service informatique, à la rédaction d’un guide opératoire pour les principaux processus et à l‘assistance des utilisateurs au démarrage sur les premiers traitements.

Aujourd’hui, tous les documents en amont de la facture sont directement dématérialisés, envoyés et archivés dans DocuWare. Le rapprochement des bons de livraison, des commandes et des factures se fait automatiquement, grâce à un numéro commun sur toutes les pièces en prérequis. Les données comptables sont directement exportées vers le logiciel Deal grâce à une interface comptable et les échanges d’informations entre DocuWare et l’ERP Pime s’effectuent de manière totalement transparente. Pour accompagner le changement, la CSGV a mis en place de nouvelles méthodes de travail avec la mise à disposition de doubles écrans, la totalité des tâches étant informatisée. Neuf mois après l’intégration de la solution, tout fonctionne parfaitement bien.

La solution DocuWare est sortie du lot grâce à son agilité et sa capacité d’intégration dans notre environnement.

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