Le projet s’est déroulé en trois phases

Un atelier de travail avec les utilisateurs a permis de mettre à plat toute l’organisation (qui fait quoi, quand et comment) l’objectif étant d’identifier dans le détail tous les workflows. Les équipes ont ensuite procédé à l’installation, au paramétrage et au test de l’outil : mise en œuvre du plan classement dans DocuWare, des droits utilisateurs, création des armoires, des boites de dialogues personnalisés, paramétrage et configuration des copieurs ou des scanners aux postes clients, paramétrage des processus de workflow et d’archivage, intégration avec les outils « métiers » via le connecteur universel Smart Connect, et enfin le développement de Web services pour l’intégration comptable. La phase de lancement du projet s’est faite sans aucune interruption de travail, grâce à la formation des utilisateurs clés et du service informatique, à la rédaction d’un guide opératoire pour les principaux processus et à l‘assistance des utilisateurs au démarrage sur les premiers traitements.

Aujourd’hui, tous les documents en amont de la facture sont directement dématérialisés, envoyés et archivés dans DocuWare. Le rapprochement des bons de livraison, des commandes et des factures se fait automatiquement, grâce à un numéro commun sur toutes les pièces en prérequis. Les données comptables sont directement exportées vers le logiciel Deal grâce à une interface comptable et les échanges d’informations entre DocuWare et l’ERP Pime s’effectuent de manière totalement transparente. Pour accompagner le changement, la CSGV a mis en place de nouvelles méthodes de travail avec la mise à disposition de doubles écrans, la totalité des tâches étant informatisée. Neuf mois après l’intégration de la solution, tout fonctionne parfaitement bien.