Une utilisation poussée de l’outil, qui s’étend bien au-delà du périmètre de la GED avec le système de workflows
Fin 2018, s’inscrivant dans la stratégie de Transformation Digitale de BOUYGUES IMMOBILIER, la DSI a accompagné la Direction Comptabilité Fiscalité dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail grâce au projet DEC (Dossier Electronique de Clôture). C’est la première fois que l’interface de DocuWare est utilisée en direct.
L’objectif : disposer d’une base de partage entre les services comptabilité, gestion, juridique et les commissaires aux comptes afin d’avoir une vue globale sur l’avancement des bilans financiers, des situations de travaux réalisés et une communication vers les différents acteurs de la clôture plus fluide et plus simple. Des documents tels que les bilans, balances et les liasses fiscales sont stockés et indexés automatiquement dans DocuWare et soumis à des processus de validation à travers les workflows. Des notifications sont envoyées aux destinataires pour signaler tout changement de statut du document. Ce dispositif permet de s’assurer de la concordance des comptes en vue de leur consolidation.
La communication entre les différents services est fluidifiée, l’information partagée de façon transparente. Outre le gain de temps et la sécurité générées par la dématérialisation et l’homogénéisation de ces processus, un véritable travail collaboratif se met en place grâce à la GED. Un partage de connaissances et des meilleures pratiques s’opère, avec à la clé des gains de productivité pour les collaborateurs. « Notre utilisation de DocuWare va bien au-delà de la GED avec le système de workflow. Cela génère de la valeur. » souligne Kamran Moayed, Directeur des études et des développements IT du groupe Bouygues Immobilier. « DocuWare est très simple d’utilisation et intuitif », ajoute Maud Cailly, Chef de Projet sur la GED, en charge de DocuWare.
Enfin, DocuWare permet de conserver l’historique de l’ensemble des dossiers, et d’accéder en un clic à l’ensemble des documents présents dans l’espace de stockage. Il est simple de savoir quelle est la dernière version validée d’un document. Cela génère des gains de place, des milliers d’archives papier sont ainsi dématérialisées dans l’armoire numérique.
Avec ce vaste projet de dématérialisation des documents et des processus métier, Bouygues Immobilier a opéré sa digitalisation comptable. Satisfaite de l’outil, la direction de l’IT envisage d’étendre l’utilisation de DocuWare à d’autres projets dans un avenir proche. A date, plusieurs centaines d’utilisateurs l’utilisent déjà en interne au travers de différents outils et usages.
