Louer selon les besoins
C’est pourquoi la start-up a décidé d’introduire un système de gestion des documents (GED). Le choix s’est porté en faveur de DocuWare en raison de la sécurité de révision de la solution et plus particulièrement de sa simplicité d’utilisation. Un dernier argument décisif en faveur de DocuWare a été la possibilité d’en disposer sur le cloud. La start-up a pu commencer rapidement, tout en disposant d’une grande flexibilité et de l’évolutivité nécessaire, sans engendrer de coûts fixes. Début octobre 2016, en l’espace d’un jour, l’entreprise a mis le système en place avec l’aide d’experts DocuWare. Après quelques améliorations ultérieures mineures, le système fonctionne à présent impeccablement. Nul besoin d’ajouter du matériel supplémentaire, car l’équipement pour scanner les documents existait déjà.
Davantage d’argent pour la croissance
Aujourd’hui, de 50 à 100 factures entrantes au format électronique ou papier sont stockées quotidiennement de façon immédiate dans les archives centralisées. L’indexation est automatique et les informations d’index sont par la suite toutes complétées manuellement pour le traitement ultérieur nécessaire, et non à partir des informations lisibles automatiquement sur la facture. Cela concerne le compte d’imputation, le centre de coûts, la période de prestation, ainsi que les échéances planifiées. Enfin, les factures sont transférées à un flux de travail numérique pour garantir leur contrôle dans un délai de 24 heures. Les factures, gérées à partir du compte et du centre de coûts, apparaissent dans la liste de tâches du groupe de travail chargé du contrôle. Elles sont validées par le tampon numérique « Contrôlé », puis transmises à la comptabilité fournisseurs pour imputation et paiement. En cas de modifications, la demande correspondante est envoyée au service financier via le flux de travail. Après ajustement, le flux de travail reprend du début. Les paiements sont notés dans l’index. Le service de comptabilité externe est intégré à DocuWare Cloud et reçoit directement les documents à imputer après leur approbation. Le directeur financier, Claus W. Küster, est très satisfait de cette solution, car il a en permanence une vue d’ensemble de toutes les factures dans l’entreprise et voit immédiatement si elles ont été contrôlées et imputées, et surtout, quand elles sont dues. Ainsi, l’entreprise peut même planifier ses liquidités sur une base journalière.
Caractère vérifiable garanti
Grâce au stockage sécurisé, nous sommes en mesure de respecter encore davantage le cadre juridique. La start-up doit en outre fournir des preuves à ses investisseurs. La transparence et le caractère vérifiable sont garantis grâce au système de GED. Aujourd’hui, il est possible de mettre immédiatement les documents requis à disposition des auditeurs, en quelques clics seulement, sans avoir à les chercher laborieusement dans des classeurs. La collaboration avec le comptable externe de l’entreprise en est également facilitée et bien plus rapide. Auparavant, toutes les factures devaient être imprimées et annotées à la main avant d’être envoyées au comptable. Grâce à l’indexation complète des documents, le comptable peut accéder à tout moment aux archives centralisées et y trouver toutes les informations nécessaires.
