La facturación electrónica en España entra ya en una nueva fase con la aprobación del Real Decreto 238/2026, la norma que desarrolla la obligatoriedad de la factura electrónica B2B prevista por la Ley Crea y Crece. Aunque la implantación será progresiva, muchas empresas ya han empezado a revisar procesos, plataformas y sistemas documentales para adaptarse a los nuevos requisitos.
El objetivo del nuevo reglamento de factura electrónica es impulsar la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, mejorar la trazabilidad de las operaciones y reducir la morosidad. Para ello, la norma marca cómo deben emitirse, intercambiarse y conservarse las facturas electrónicas, así como los estados de aceptación y pago que deberán comunicarse entre las partes.
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automatizar todo el sistema de facturación, y cumplir con
todo lo que la nueva ley requiere.
Si todavía te quedan dudas sobre el reglamento publicado en el BOE, quédate, porque en este artículo repasamos qué dice el reglamento de la factura electrónica, a quién afecta, cuáles son los plazos previstos y qué implicaciones tendrá para administración, contabilidad y gestión documental.
Índice:
- Qué es el reglamento de factura electrónica
- A quién afecta el reglamento de factura electrónica B2B
- Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria
- Requisitos principales del reglamento de factura electrónica
- Reglamento de factura electrónica y VeriFactu: diferencias clave
- Qué implica para administración, finanzas y contabilidad
- Cómo preparar la empresa para el reglamento de factura electrónica
- Cómo ayuda DocuWare en la adaptación a la factura electrónica
- Errores habituales al interpretar el reglamento de factura electrónica
- Preguntas frecuentes sobre el reglamento de la factura electrónica
- Conclusión. Adáptate al reglamento de factura electrónica con una estrategia documental sólida
Qué es el reglamento de factura electrónica
El reglamento de facturación electrónica es la norma técnica y legal que regula la emisión, transmisión y conservación de las facturas electrónicas en operaciones comerciales entre empresas y profesionales en España.
El desarrollo normativo se realiza mediante el Real Decreto de Factura Electrónica, RD 238/2026, que define aspectos clave como:
- Los sistemas válidos para emitir e intercambiar facturas.
- Los requisitos de interoperabilidad.
- Los estados obligatorios de las facturas.
- La relación entre plataformas privadas y la administración.
- Las condiciones de conservación y trazabilidad.
Por qué era necesario un reglamento
La obligación general de utilizar factura electrónica ya estaba prevista en la ley, pero faltaba concretar cómo debía aplicarse en la práctica. Por eso, el nuevo reglamento de la factura electrónica obligatoria busca precisamente unificar criterios y evitar situaciones en las que cada empresa utilice formatos o plataformas incompatibles entre sí.
Además, pretende garantizar la interoperabilidad entre sistemas y facilitar que las empresas puedan intercambiar facturas electrónicas sin barreras técnicas.
Otro de los grandes objetivos de la norma es reducir la morosidad en las operaciones comerciales. Por eso, el reglamento incorpora mecanismos para comunicar estados de factura, como aceptación, rechazo o pago efectivo, aumentando así la transparencia y el control sobre los plazos de cobro.
Además, el reglamento pretende resolver varios problemas habituales en los procesos de facturación como:
- Falta de visibilidad sobre el estado real de las facturas.
- Retrasos en aceptación y pagos por ausencia de seguimiento y trazabilidad.
- Dificultades para acreditar fechas, validaciones y evidencias documentales ante auditorías o reclamaciones.
- Procesos manuales poco trazables.
- Diferencias entre plataformas y formatos.
Qué relación tiene con la Ley Crea y Crece
Podríamos resumir la relación así: La Ley Crea y Crece establece la obligación de la factura electrónica B2B, y el Real Decreto 238/2026 desarrolla el reglamento que define cómo debe aplicarse.
La obligación de implantar la facturación electrónica obligatoria nace de la Ley de Facturación Electrónica, incluida dentro de la Ley Crea y Crece.
La ley introdujo la obligación general de utilizar factura electrónica en relaciones B2B, mientras que el reglamento de facturación electrónica (aprobado en el RD 238/2026) desarrolla los aspectos técnicos y operativos necesarios para su aplicación.
A quién afecta el reglamento de factura electrónica B2B
El nuevo reglamento de factura electrónica afecta a empresas, autónomos y profesionales que desarrollen actividades económicas en España y realicen operaciones comerciales con otros empresarios o profesionales.
Aunque la norma suele resumirse como una obligación general de usar factura electrónica B2B, el alcance real del reglamento depende del tipo de operación, de quién intervenga en la factura y del contexto en el que se emita. Por eso vamos a ver qué casos quedan incluidos directamente dentro del reglamento de la factura electrónica y cuáles mantienen reglas específicas o requieren una revisión aparte.
Operaciones incluidas
El reglamento se aplica principalmente a:
- Operaciones comerciales entre empresas y profesionales en España.
- Facturas emitidas en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
- Facturación emitida directamente por el proveedor.
- Facturación realizada por terceros o por el propio destinatario, cuando la normativa lo permita.
Es importante tener en cuenta que, aunque la emisión pueda delegarse, la responsabilidad de cumplimiento sigue correspondiendo al obligado tributario.
Operaciones y casos que deben revisarse aparte
Existen algunos casos que requieren un análisis específico o que cuentan con regulación diferenciada:
- Facturas simplificadas, con las excepciones previstas legalmente.
- Operaciones con consumidores finales.
- Facturación con la administración pública, que ya dispone de su propio marco normativo.
- Operaciones con partes no establecidas en España.
Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria
La entrada en vigor de la obligación será progresiva y dependerá del volumen de operaciones de cada empresa.
Vamos a ver los distintos escenarios para los plazos de la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria
Empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros
Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros son las que deberán adaptarse primero.
La obligación empezará a aplicarse un año después de la aprobación de la orden ministerial que desarrollará técnicamente determinados aspectos del sistema.
Resto de empresas, pymes, autónomos y profesionales
Para el resto de empresas, pymes y autónomos, la obligación entrará en vigor dos años después de esa misma orden ministerial.
Esto significa que todavía existe un periodo de adaptación, aunque muchas organizaciones ya están preparando sus procesos para evitar implantaciones aceleradas de última hora.
Nota de actualización imprescindible
Aunque el Real Decreto 238/2026 ya ha sido aprobado, algunos aspectos técnicos dependen todavía de desarrollo posterior mediante orden ministerial.
Esto significa que el marco general del reglamento de factura electrónica ya está definido, pero todavía pueden publicarse aclaraciones o requisitos técnicos adicionales relacionados con formatos, interoperabilidad o funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica.
Por eso es importante revisar periódicamente el texto del Real Decreto 238/2026 y las futuras publicaciones oficiales relacionadas con la implantación definitiva del sistema.
Requisitos principales del reglamento de factura electrónica
El reglamento de la factura electrónica establece varias condiciones técnicas y funcionales que las empresas deberán cumplir. Vamos a ver los principales requisitos de la factura electrónica obligatoria:
- Formato electrónico estructurado:
Las facturas deberán emitirse en formatos estructurados, es decir, formatos que permitan su lectura automática por sistemas informáticos.
El objetivo es facilitar el procesamiento, validación e integración de la información contable y fiscal.
- Plataformas privadas y solución pública:
El sistema permitirá utilizar:
- Plataformas de intercambio privadas de facturas.
- La solución pública de facturación electrónica impulsada por la Administración.
Ambos entornos deberán garantizar interoperabilidad y capacidad para intercambiar facturas electrónicas correctamente.
- Copia fiel y comunicación con la solución pública:
Cuando se utilicen plataformas privadas, será obligatorio remitir una copia fiel de las facturas a la solución pública de facturación en los términos establecidos por la normativa. - Estados de factura: aceptación, rechazo y pago
Uno de los cambios más relevantes de la facturación electrónica obligatoria es la obligación de informar determinados estados de las facturas.
Entre ellos:
- Aceptación o rechazo comercial.
- Pago efectivo.
- Fecha de pago.
El objetivo es mejorar la trazabilidad y combatir la morosidad empresarial.
- Autenticidad, integridad y firma:
El reglamento exige garantizar:
- La autenticidad del origen.
- La integridad del contenido.
- La conservación adecuada de las evidencias.
Estas garantías podrán obtenerse mediante distintos mecanismos admitidos legalmente, incluyendo firma electrónica.
Reglamento de factura electrónica y VeriFactu: diferencias clave
VeriFactu y factura electrónica son normativas que están relacionadas con la digitalización de los procesos de facturación, pero su finalidad, funcionamiento y obligaciones son diferentes.
Para disipar cualquier duda te compartimos este esquema para que puedas ver todos los niveles de estas normativas:
1. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) es la que introduce la obligación de usar factura electrónica B2B entre empresas y autónomos.
O sea:
- Empresa ↔ empresa
- Autónomo ↔ empresa
- Profesional ↔ profesional
Pero no explica técnicamente cómo hacerlo. Por eso luego aparece el siguiente nivel.
2. El RD 238/2026, desarrolla desarrolla técnicamente esa obligación de la Ley Crea y Crece (Facturación B2B).
3. VeriFactu, no pertenece a la Ley Crea y Crece, sino que viene de otra norma distinta, la Ley Antifraude (Ley 11/2021) que nace para controlar los programas de facturación, evitar manipulación y borrado de facturas y luchar contra el fraude fiscal.
Por eso muchas empresas necesitarán cumplir ambas cosas al mismo tiempo, pero son obligaciones diferentes.
Vamos a ver qué regula cada sistema para que puedas evitar errores de implantación y preparar correctamente los procesos administrativos, contables y documentales de tu empresa.
Qué regula la factura electrónica B2B
La factura electrónica B2B regula cómo deben emitirse e intercambiarse las facturas entre empresas y profesionales.
Su foco principal está en:
- El intercambio electrónico.
- La interoperabilidad.
- La trazabilidad comercial.
- El seguimiento de estados y pagos.
Qué regula VeriFactu
VERIFACTU forma parte de otra regulación distinta: la relacionada con los sistemas informáticos de facturación y la lucha contra el fraude fiscal.
VeriFactu regula:
- Cómo debe comportarse el software de facturación,
- Cómo se generan registros,
- Trazabilidad fiscal,
- Envío opcional/inmediato a AEAT,
- Imposibilidad de alterar facturas.
Qué implica para administración, finanzas y contabilidad
Vamos a ver cómo la implantación del nuevo sistema de facturación electrónica afectará a los procesos internos de administración, contabilidad y finanzas.
Recepción y validación de facturas
Con la aplicación del reglamento factura electrónica las empresas van a necesitar sistemas capaces de recibir, clasificar y validar automáticamente facturas electrónicas en distintos formatos.
Por eso el procesamiento de facturas automatizado ayudará a adaptarse a los requisitos, reducir errores manuales y acelerar validaciones.
Aprobación interna y control de pagos
La adaptación también obligará a revisar los circuitos internos de aprobación.
Contar con herramientas de procesamiento automático de facturas facilita todo ya que permite:
- Automatizar aprobaciones por importe o departamento.
- Definir responsables y sustituciones.
- Controlar vencimientos y estados de pago de cada factura.
- Mantener trazabilidad completa del proceso.
Archivo seguro y conservación de evidencias
El reglamento de factura electrónica exige conservar adecuadamente las evidencias documentales y garantizar integridad y accesibilidad.
Un sistema de archivado seguro de documentos facilita el cumplimiento normativo y la preparación ante auditorías o inspecciones.
Integración con ERP y sistemas contables
El reglamento de la factura electrónica no obliga a utilizar un ERP concreto, pero sí determina los formatos de la factura electrónica obligatoria, que han de ser formatos estructurados. También obliga a mantener trazabilidad sobre las facturas y poder comunicar correctamente información como aceptación, rechazo o pago.
Por eso será necesario que el sistema de facturación electrónica pueda intercambiar información de forma fluida con ERP, contabilidad y otras plataformas internas. De lo contrario, muchas empresas tendrían que duplicar datos manualmente o gestionar parte del proceso fuera de sus sistemas habituales, aumentando errores y dificultando el cumplimiento normativo.
La integración entre plataformas también resulta clave para automatizar validaciones, mantener evidencias documentales accesibles y garantizar coherencia entre la factura, la contabilidad y el resto de documentación asociada.
Cómo preparar la empresa para el reglamento de factura electrónica
Aunque la obligación completa todavía será progresiva, te damos algunas recomendaciones prácticas para que puedas ir preparando tu empresa:
1. Audita el proceso actual de facturación:
Pregúntate estas cuestiones:
- Cómo se reciben actualmente las facturas.
- Qué validaciones se realizan manualmente.
- Qué sistemas participan en el proceso.
- Qué puntos generan retrasos o errores.
2. Identifica proveedores tecnológicos y puntos de entrada:
Revisa qué plataformas utilizarás y cómo se conectarán con los sistemas internos.
3. Estandarizar los flujos de aprobación:
Define reglas claras de aprobación facilitará automatizar posteriormente el proceso.
4. Asegura la trazabilidad y archivo documental:
La conservación documental y la trazabilidad dejarán de ser un aspecto secundario y pasarán a formar parte del cumplimiento normativo, asegúrate de que tu sistema de facturación electrónica te lo permite.
5. Forma a los equipos implicados:
Administración, finanzas, compras y contabilidad necesitarán entender los nuevos flujos y obligaciones, asegúrate de darles la formación necesaria.
Cómo ayuda DocuWare en la adaptación a la factura electrónica
La adaptación al reglamento de facturación electrónica no depende solo de emitir facturas digitales. También exige controlar procesos, validar información, conservar evidencias y conectar diferentes sistemas internos.
Un software de gestión documental como DocuWare ayuda a centralizar y automatizar todo el ciclo documental asociado a la factura electrónica.
Algunas de sus funcionalidades más destacadas que te ayudarán con la entrada de la normativa son:
1. Recepción y clasificación automática:
DocuWare permite capturar facturas desde correo electrónico, escáner, ERP, XML u otras plataformas digitales y clasificarlas automáticamente mediante tecnologías OCR e IDP.
Todos los documentos quedan almacenados en una ubicación centralizada, protegidos frente a pérdidas y accesibles desde cualquier departamento autorizado. Además, la extracción automática de datos reduce la introducción manual de información y acelera la validación administrativa.
2. Workflows de aprobación:
Los workflows automatizados permiten configurar procesos dinámicos de revisión y aprobación según importe, proveedor, departamento o tipo de factura.
DocuWare puede:
- Asignar automáticamente responsables.
- Definir niveles de autorización.
- Escalar incidencias o bloqueos.
- Enviar facturas a terceros o al sistema contable.
- Registrar cada acción realizada durante el proceso.
Esto ayuda a reducir tiempos de espera, evitar cuellos de botella y mantener un mayor control sobre vencimientos y pagos.
3. Trazabilidad y auditoría:
DocuWare registra quién hizo qué y cuándo durante todo el ciclo documental, generando una trazabilidad completa de cada factura.
Esto facilita acreditar aprobaciones, validaciones, fechas y evidencias documentales ante auditorías, inspecciones o revisiones internas, algo especialmente relevante con la entrada en vigor del nuevo reglamento de la factura electrónica obligatoria.
4. Archivo documental conectado con contabilidad:
La integración con ERP y sistemas contables permite conectar facturas, pedidos, albaranes, aprobaciones y documentación financiera relacionada en un único entorno documental.
Gracias a ello, los equipos pueden localizar rápidamente cualquier factura o documento asociado mediante búsquedas por datos indexados, palabras clave o accesos directos desde otras aplicaciones empresariales.
Además de mejorar la productividad diaria, te ayuda a mantener coherencia entre documentación, contabilidad y procesos de cumplimiento normativo.
Errores habituales al interpretar el reglamento de factura electrónica
Hay dos errores que son los más habituales a la hora de interpretar el reglamento de la factura electrónica:
1. Pensar que solo afecta a grandes empresas: aunque las grandes empresas deberán adaptarse antes, la obligación terminará afectando también a pymes, autónomos y profesionales.
2. Confundir factura electrónica B2B con VeriFactu: muchas empresas creen que cumplir VeriFactu implica cumplir automáticamente la normativa de factura electrónica, pero son regulaciones diferentes, como te hemos explicado en un punto anterior.
Preguntas frecuentes sobre el reglamento de la factura electrónica
Te resolvemos las dudas más habituales sobre el reglamento de la factura electrónica
¿Cuál es el reglamento actual de la factura electrónica en España?
El principal marco normativo actual es el Real Decreto 238/2026, que desarrolla la obligación de utilizar factura electrónica B2B entre empresarios y profesionales prevista en la Ley Crea y Crece. El reglamento define aspectos como formatos estructurados, interoperabilidad, plataformas de intercambio, solución pública y comunicación de estados de factura.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?
Según el calendario previsto actualmente, la obligación se aplicará primero a empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros y posteriormente al resto de empresas, pymes y autónomos. Las fechas que se manejan parten de la futura entrada en vigor de la orden ministerial pendiente, por lo que conviene confirmar el calendario definitivo cuando esa norma sea publicada oficialmente.
¿A quién afecta el reglamento de factura electrónica?
El reglamento de la factura electrónica afecta a empresarios y profesionales que emitan facturas a otros empresarios o profesionales establecidos en España dentro de su actividad económica. Aunque la implantación será progresiva, la obligación no se limita únicamente a grandes empresas.
¿Qué formatos admite el reglamento de factura electrónica?
La normativa exige utilizar formatos de la factura electrónica obligatoria que sean estructurados y permitan procesamiento automático por sistemas informáticos. Entre las sintaxis contempladas se encuentran UBL, CII, EDIFACT y Facturae, siguiendo el modelo europeo EN16931.
¿Puede un gestor documental sustituir al software de factura electrónica?
No necesariamente. Un gestor documental no sustituye a la plataforma de emisión o intercambio de facturas, pero sí ayuda a gestionar todo el ciclo documental asociado: recepción, clasificación, validación, aprobación, trazabilidad, archivo e integración con ERP y sistemas contables.
Conclusión. Adaptarse al reglamento de factura electrónica con una estrategia documental sólida
El reglamento de la factura electrónica, desarrollado mediante el Real Decreto 238/2026, supone un cambio importante en la forma en que empresas y profesionales gestionan sus operaciones B2B. La obligación de utilizar formatos estructurados, comunicar estados de factura y mantener trazabilidad documental obligará a revisar procesos, plataformas y sistemas internos.
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