Seguramente si tienes una empresa o si eres un trabajador autónomo ya sabes de la entrada en vigor del sistema VeriFactu, aunque todavía hay bastante confusión a la hora de definir qué es Verifactu, si se trata de una nueva factura electrónica, un cambio del SII o simplemente otra obligación más. La realidad es que VeriFactu forma parte del nuevo marco que regula los sistemas informáticos de facturación (SIF) en España y afecta directamente a cómo deben funcionar los programas con los que emites tus facturas, como parte de las novedades que implica el desarrollo de la Ley Antifraude para las empresas.
En términos sencillos, VeriFactu no cambia el contenido de la factura, sino la forma en que el software la genera y registra. Exige que existan registros de facturación (alta y anulación) inalterables, con huella o hash y encadenamiento, que impidan manipulaciones posteriores. En determinados casos, incorpora además un código QR y la mención de “factura verificable”, y obliga al fabricante del programa a emitir una declaración responsable acreditando que cumple la normativa. Todo ello con un calendario oficial que sitúa la adaptación en 2027, aunque 2026 será, en la práctica, el periodo de pruebas clave para evitar prisas y errores.
En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, qué no es (no es la factura electrónica B2B ni el SII), a quién afecta, qué exige realmente al software y cuáles son los errores más comunes al prepararse. También veremos cómo encaja en el ecosistema fiscal digital actual y qué deberías estar haciendo ya para llegar preparado.
Y más allá del cumplimiento técnico veremos cómo gestionar correctamente las facturas, las evidencias y la trazabilidad interna. Aquí es donde DocuWare puede ayudarte a reforzar el control, automatizar el ciclo de facturación y disponer de pruebas sólidas ante cualquier requerimiento.
Índice:
- Qué es VeriFactu (y qué no es)
- Calendario oficial: cuándo entra en vigor
- A quién afecta VeriFactu (y a quién no) en España
- Qué exige VeriFactu al software de facturación
- VeriFactu vs SIF vs SII vs factura electrónica: diferencias rápidas
- Cómo encaja DocuWare (como capa de control y evidencias)
- Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
- Conclusión
Qué es VeriFactu (y qué no es)
En los últimos años han coincidido dos grandes cambios normativos en materia de facturación en España.
Por un lado, está la Ley Crea y Crece que impondrá la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B). Esta norma busca reducir la morosidad y modernizar las relaciones comerciales. Sin embargo, todavía está pendiente de desarrollo reglamentario completo, por lo que su calendario definitivo depende de esa regulación.
Por otro lado, tenemos la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, cuyo objetivo es prevenir el fraude fiscal y evitar la manipulación de facturas. Y aquí es donde entra VeriFactu.
¿Qué es exactamente VeriFactu?
VeriFactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria dentro del nuevo marco que regula los sistemas informáticos de facturación (SIF).
No regula el formato de la factura como tal. Regula cómo debe funcionar el software que la genera.
La Ley Antifraude exige que los programas de facturación garanticen:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad de los registros.
Es decir, que no se puedan borrar o modificar facturas sin dejar rastro.
El desarrollo técnico de esta obligación se concreta en el Real Decreto 1007/2023 que establece cómo deben funcionar esos programas y qué requisitos técnicos deben cumplir.
VeriFactu es fundamental dentro de todo el programa antifraude. Permite que los registros de facturación generados por el software puedan remitirse a la Agencia Tributaria con unas especificaciones técnicas estandarizadas.
Esto supone un cambio estructural en la forma en que deben operar los programas de facturación en España. No es una simple actualización técnica, sino una nueva exigencia legal que afecta directamente a empresas, autónomos y proveedores de software.
Qué NO es: no es la factura electrónica B2B
VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos derivada de la Ley Crea y Crece.
La factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio digital entre empresas. VeriFactu, en cambio, regula el funcionamiento interno del software de facturación y la generación de registros de facturación seguros.
Son obligaciones distintas, aunque complementarias.
Qué NO es: no es el SII
Ante la duda sobren qué es verifactu, también se confunde con el Suministro Inmediato de Información (SSI).
El SII es un sistema de gestión del IVA en tiempo casi real que obliga a determinados contribuyentes, principalmente grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), a enviar electrónicamente a la Agencia Tributaria los libros registro del IVA en un plazo muy breve tras la emisión o contabilización de las facturas, generalmente en cuatro días.
Es decir, el SII no regula cómo funciona el software de facturación, sino que exige el envío casi inmediato de la información fiscal de las facturas.
VeriFactu no sustituye al SII ni funciona igual. Afecta al software y a la estructura técnica de los registros de facturación, no solo al envío de datos, para garantizar la integridad e inalterabilidad desde el origen.
Calendario oficial: cuándo entra en vigor
Muchas de las preguntas sobre qué es VeriFactu no se refieren solo a su contenido técnico, sino a cuándo empieza a ser obligatorio. Y aquí es fundamental acudir siempre a fuentes oficiales, ya que los plazos han sido modificados.
La Agencia Tributaria ha publicado una ampliación de los plazos de adaptación, por lo que ya no hablamos de una obligación inmediata, sino de un calendario progresivo que da margen para prepararse correctamente. Te contamos las fechas clave.
Fechas clave
Según la nota informativa de la AEAT sobre la ampliación de plazos los nuevos límites son:
- Antes del 01/01/2027: deberán estar adaptados los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 01/07/2027: deberán estar adaptados el resto de obligados tributarios, como autónomos o personas físicas.
Esto significa que, aunque la obligación formal arranque en 2027, el verdadero año estratégico será el 2026, cuando muchas empresas deberán probar, ajustar y validar que su software cumple correctamente con los requisitos técnicos establecidos por el Real Decreto 1007/2023.
Periodo de pruebas: por qué conviene arrancar durante 2026
Aunque la obligación formal llegue en 2027, esperar al último momento es un riesgo.
2026 es el periodo de pruebas recomendado para:
- Validar que el software verifactu cumple los requisitos técnicos.
- Ajustar procesos internos.
- Formar al equipo.
- Detectar incidencias antes de que exista obligación formal.
Arrancar con ese tiempo reduce errores, evita bloqueos en facturación y minimiza riesgos de incumplimiento.
A quién afecta VeriFactu (y a quién no) en España
Pero quizás todavía te preguntas ¿me afecta a mí Verifactu?
La respuesta depende demsi utilizas un sistema informático para emitir facturas y si ya estás dentro del Suministro Inmediato de Información (SII). La norma no hace diferencias por tamaño de empresa, sino por la forma en que gestionas tu facturación y por tu encuadre fiscal.
Ámbito general (régimen común)
VeriFactu afecta a empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas.
Es decir, si utilizas un software para facturar, tu sistema deberá cumplir los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF).
Exclusión clave: sujetos en SII (obligatorio o voluntario)
Hay una excepción. Los contribuyentes que ya estén obligados al SII o que lo apliquen voluntariamente, no tienen que aplicar Verifactu de la misma manera.
Como se explica en las preguntas frecuentes de la AEAT sobre qué es Verifactu, quienes cumplan con el SII no tienen que cumplir con el RRSIF (Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación) y viceversa. Son normas y obligaciones diferentes.
Qué exige VeriFactu al software de facturación
Hasta ahora hemos hablado del marco legal y de a quién afecta. Pero el verdadero cambio de VeriFactu está en la parte técnica, en cómo debe funcionar el software con el que emites tus facturas.
La norma regula el comportamiento interno del sistema, es decir, cómo genera, registra y protege la información desde el mismo momento de la emisión.
La clave de VeriFactu no está en la factura en sí, sino en los registros de facturación que genera el sistema.
Hay que tener en cuenta estos factores:
- Registros de facturación: alta y anulación
Estos registros son importantes porque constituyen la prueba técnica de que una factura existió en un momento concreto y de que cualquier modificación posterior queda registrada, impidiendo su manipulación sin dejar rastro. Son la base del sietema antifraude.
El software debe generar:
- Registros de facturación de alta (cuando se emite una factura).
- Registros de facturación de anulación (cuando se anula una factura).
Estos registros no pueden modificarse una vez generados.
- Integridad y trazabilidad: huella, hash y encadenamiento
Cada registro debe incorporar:
- Una huella o hash.
- Un sistema de encadenamiento con el registro anterior.
Este encadenamiento garantiza que no se puedan eliminar o alterar registros sin dejar rastro.
En términos prácticos, el software debe impedir la manipulación posterior de facturas sin que quede evidencia técnica.
- Código QR y mención de “factura verificable”
Cuando se opte por el sistema VeriFactu la factura incluirá:
- Un código QR.
- La mención de “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
El QR permite al receptor comprobar la existencia del registro en la Agencia Tributaria.
- Declaración responsable del fabricante
El fabricante del software deberá emitir una declaración responsable indicando que el sistema cumple la normativa.
Como empresa deberías exigir a tu proveedor:
- Documento formal de declaración responsable.
- Confirmación de actualización conforme al RD 1007/2023.
- Evidencias de cumplimiento técnico.
VeriFactu vs SIF vs SII vs factura electrónica: diferencias rápidas
Uno de los mayores problemas alrededor de VeriFactu no es técnico, sino conceptual: se mezclan términos que pertenecen a normas distintas y que persiguen objetivos diferentes.
SIF, VeriFactu, SII y factura electrónica no son lo mismo. No nacen de la misma ley, no afectan a los mismos contribuyentes y no tienen la misma finalidad. Entender esta diferencia evita errores estratégicos y decisiones precipitadas sobre el software.
A continuación, lo resumimos de forma clara en esta tabla.
| Elemento | Qué es | Qué se envía a Hacienda |
| VeriFactu | Modalidad con remisión de registros | Registros de facturación |
| SIF (RRSIF) | Requisitos para los sistemas informáticos de facturación | Registros (según modalidad/requerimientos) |
| SII | Suministro de libros registro de IVA en la sede de la AEAT | Libros registro de IVA (información de facturas) |
| Elemento | Qué es | Qué se envía a Hacienda |
| VeriFactu | Modalidad con remisión de registros | Registros de facturación |
| SIF (RRSIF) | Requisitos para los sistemas informáticos de facturación | Registros (según modalidad/requerimientos) |
| SII | Suministro de libros registro de IVA en la sede de la AEAT | Libros registro de IVA (información de facturas) |
| Factura electrónica B2B | Documento estructurado e intercambio electrónico de facturas (obligación B2B) | Depende de la normativa B2B aplicable (no es lo mismo que SII/VeriFactu) |
Cómo encaja DocuWare (como capa de control y evidencias)
VeriFactu obliga a que el software de facturación garantice integridad, trazabilidad e inalterabilidad desde el momento de la emisión. Pero la realidad empresarial va más allá del simple cumplimiento técnico. Las facturas no viven aisladas, se integran en procesos, aprobaciones, validaciones contables y circuitos internos complejos. Aquí es donde la gestión documental es fundamental.
DocuWare ofrece una solución de gestión documental y automatización que se integra con tu ERP y tu sistema de facturación, centraliza toda la documentación asociada y añade una capa adicional de control, evidencias y eficiencia. Así, mientras tu software cumple con los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF), DocuWare refuerza la trazabilidad interna, automatiza el ciclo completo y prepara a tu organización para auditorías y exigencias normativas con total seguridad.
Archivo y auditoría: control total con evidencias sólidas
VeriFactu exige que los registros de facturación sean íntegros, inalterables y trazables desde su origen. Pero además la organización debe poder demostrar, en cualquier momento, qué ocurrió después, quién validó la factura , cuándo se aprobó, qué documentación la respalda y cómo se conserva.
Ahí es donde DocuWare aporta valor real, ya que no solo almacena documentos, además garantiza trazabilidad completa y cumplimiento normativo dentro del flujo interno de la empresa.
Con DocuWare puedes:
- Archivar automáticamente cada factura emitida o recibida.
- Vincular evidencias asociadas, como contratos, pedidos, correos o justificantes.
- Registrar la trazabilidad completa de aprobaciones, revisiones y decisiones.
- Controlar versiones y accesos con permisos personalizados.
- Garantizar una conservación segura, protegida frente a manipulaciones y pérdidas.
Cada acción queda registrada. Esto es especialmente crítico en materia de cumplimiento normativo. la integridad documental no es opcional, sino exigible.
DocuWare permite configurar políticas de retención, registros automáticos de actividad y controles de acceso alineados con marcos como RGPD, ISO u otras normativas sectoriales. Además, su arquitectura está diseñada para asegurar la integridad de los datos y reforzar los controles internos.
En caso de requerimiento o auditoría, la empresa no tiene que reconstruir información ni buscar correos dispersos. Puede demostrar de forma estructurada qué se hizo, cuándo y por quién.
Eficiencia: automatización del ciclo de facturas
En muchas organizaciones el problema no es solo emitir la factura conforme a los requisitos de VeriFactu, sino todo lo que ocurre después en el procesamiento de facturas que se quedan atascadas en aprobaciones, correos dispersos con validaciones informales, errores manuales en la contabilización o falta de visibilidad sobre el estado real del proceso. Aquí es donde DocuWare transforma la obligación en eficiencia desde el momento de la facturación hasta todo el proceso posterior, aplicando una capa más de control y evidencia.
La solución para el procesamiento automático de facturas permite automatizar el ciclo completo de facturación, desde la recepción hasta la integración contable, integrándose con tu ERP y con tu sistema de facturación adaptado a VeriFactu.
Con DocuWare puedes:
- Centralizar la recepción de facturas, ya sea en papel, por correo electrónico o en formato XML.
- Extraer automáticamente los datos relevantes mediante tecnologías inteligentes.
- Validar la información conforme a tus reglas internas y políticas empresariales.
- Activar flujos dinámicos de aprobación con niveles de autorización definidos.
- Integrar la factura aprobada directamente en tu sistema contable.
- Archivar automáticamente toda la documentación vinculada al proceso.
Puedes saber en todo momento dónde está cada factura, quién la tiene pendiente y cuánto tiempo lleva en cada fase. En un contexto como el que plantea VeriFactu, donde la trazabilidad es clave, automatizar no es simplemente ganar tiempo. Es reducir riesgo, reforzar el control interno y convertir el cumplimiento en una ventaja competitiva real.
Preguntas frecuentes sobre qué es VeriFactu
Te respondemos algunas de las dudas más frecuentes sobre qué es VeriFactu.
¿Qué pasa con las facturas emitidas antes de la adaptación?
Las facturas emitidas antes de la fecha en la que tu empresa esté obligada a adaptarse a VeriFactu siguen siendo válidas conforme a la normativa vigente en el momento de su emisión. No deben rehacerse ni reenviarse.
La obligación afecta a las facturas emitidas a partir de la entrada en vigor correspondiente a tu tipo de contribuyente. Aun así, es recomendable conservar toda la documentación asociada con criterios de trazabilidad y conservación adecuados, algo que una solución de gestión documental facilita de forma estructurada y segura.
¿Cómo gestiono devoluciones, abonos y errores sin “borrar y re emitir”?
Con VeriFactu desaparece la práctica informal de eliminar facturas y volver a generarlas como si no hubiera ocurrido nada. Cualquier corrección debe realizarse mediante los mecanismos previstos en la normativa de facturación, como facturas rectificativas o registros de anulación. No se borra, se corrige dejando rastro.
Por eso es importante que los procesos internos estén bien definidos y automatizados. DocuWare permite vincular la factura original, la rectificativa y toda la documentación asociada, manteniendo una trazabilidad completa y fácilmente demostrable.
¿Cuáles son los 5 errores más comunes al prepararse para VeriFactu?
- Inventario incompleto de sistemas de facturación: se “olvida” un canal: TPV, ecommerce, delegaciones o software secundario. VeriFactu aplica a todos los sistemas que generen facturas.
- Series y numeración sin gobierno claro: duplicidades entre sistemas o saltos no controlados que pueden generar incoherencias difíciles de justificar.
- Confiar ciegamente en el proveedor sin plan de pruebas: no basta con que diga “estamos adaptados”. Debe existir calendario, pruebas reales y entregables claros.
- Accesos y roles mal definidos: demasiadas personas con capacidad de modificación, lo cual aumenta el riesgo interno y debilita el control.
- Falta de archivo estructurado de evidencias: el mayor error no es técnico, es documental, no poder demostrar qué ocurrió, cuándo y quién lo autorizó.
VeriFactu exige integridad técnica. La gestión documental garantiza demostrabilidad organizativa.
¿Qué evidencias debería poder aportar si me piden justificar la trazabilidad?
Ante un requerimiento, no basta con afirmar que el software cumple VeriFactu. La empresa debe poder demostrar de forma estructurada qué ocurrió con cada factura desde su emisión hasta su archivo final.
En la práctica, deberías poder aportar al menos cuatro tipos de evidencias:
1. La factura y su contexto de emisión: la propia factura emitida, junto con su información asociada: serie, canal de emisión, usuario que la generó y fecha exacta. No solo el documento, sino su metadato.
2. Evidencias técnicas y de proceso: registros generados por el sistema, eventos asociados, logs, código QR si aplica, justificantes de validación y aprobaciones internas. Es decir, la prueba de que el proceso fue íntegro y trazable.
3. Documentación del proveedor del software: versión implantada, historial de actualizaciones y la declaración responsable o garantías que acrediten el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023.
4. Procedimiento interno documentado: cómo se gestionan errores, devoluciones o rectificaciones. Quién puede autorizar cambios y bajo qué reglas.
DocuWare permite centralizar estas evidencias, vincularlas automáticamente a cada factura y conservarlas de forma segura, garantizando que, ante cualquier revisión, la información esté disponible, estructurada y lista para demostrar cumplimiento.
¿VeriFactu aplica igual en País Vasco y Navarra?
No necesariamente. País Vasco y Navarra cuentan con regímenes forales propios y sistemas específicos, como TicketBAI en el caso vasco.
Por tanto, las empresas que operen en estos territorios deben verificar la normativa aplicable en cada caso. Si la empresa tiene actividad en distintos territorios, es aún más importante contar con sistemas flexibles que permitan adaptarse a diferentes marcos regulatorios sin duplicar procesos.
Conclusión
Definir qué es VeriFactu va mucho más allá de un simple cambio técnico. Se trata de una reforma estructural derivada de la Ley Antifraude que obliga a reforzar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los sistemas informáticos de facturación. A partir de 2027, todas las empresas y autónomos que utilicen software para emitir facturas deberán asegurarse de que sus sistemas generan registros seguros, encadenados y verificables. No es la factura electrónica de la Ley Crea y Crece, ni es el SII, pero forma parte del mismo proceso de digitalización fiscal que exige mayor control, más transparencia y mejor gobierno del dato.
Un software gestión documental con una solución de facturación como DocuWare te permite no solo garantizar la trazabilidad interna, el archivo seguro y la disponibilidad de evidencias, sino también automatizar el ciclo completo de facturas, reducir riesgos y ganar visibilidad en tus procesos financieros. Conoce cómo DocuWare te ayuda a gestionar tus facturas de forma automática y segura. Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita y sin compromiso
