A veces, lo más sencillo es lo que más dudas nos genera. ¿Vale esa factura sin mis datos que me dan en el taxi? ¿Y la del restaurante, con el importe total y poco más?
Ambos son ejemplos de factura simplificada. Y si te preguntas si son válidas, cómo se hacen o qué pasará con ellas con la llegada de la Ley de Facturación Electrónica, sigue leyendo, te lo explicamos todo sobre las facturas simplificadas.
Índice:
- ¿Qué es una factura simplificada?
- Cuándo usar la factura simplificada
- Cómo hacer una factura simplificada paso a paso
- Preguntas frecuentes sobre la factura simplificada
- Conclusión
¿Qué es una factura simplificada?
La factura simplificada es un documento mercantil que acredita la compraventa de un bien o servicio. Es similar a una factura ordinaria, pero no debe incluir todos los datos fiscales del receptor ni tanto detalle en la información, lo que hace su emisión más ágil y fácil.
Marco legal y normativa vigente
Si te preguntas en qué se diferencia de un ticket de compra, la respuesta es sencilla, en realidad, la factura simplificada vino para sustituirlo. Fue introducida por el Real Decreto 1619/2012, que establece en qué casos puede emitirse, los límites de importe y los datos obligatorios que debe contener. Desde entonces, ha reemplazado al antiguo ticket, adaptándose a las necesidades de las ventas al por menor y otros sectores donde las transacciones son rápidas y de bajo importe.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la futura obligatoriedad de la facturación electrónica en operaciones B2B, la factura simplificada seguirá siendo válida y se podrá emitir en operaciones con particulares (B2C) y en los sectores autorizados. Sin embargo, cuando se trate de transacciones entre empresas o profesionales que requieran deducir IVA, será necesario emitir una factura completa electrónica con todos los datos fiscales requeridos.
Diferencias con otros tipos de facturas
La factura simplificada se diferencia de la factura ordinaria principalmente por los datos que incluye y su ámbito de validez, vamos a ver las principales diferencias:
Datos fiscales
- En una factura completa se deben incluir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor: nombre y apellidos, dirección y número de identificación fiscal.
- En una factura simplificada no es obligatorio incluir los datos del receptor (consumidor final).
IVA
- En la factura ordinaria debe aparecer la base imponible, el importe total y el tipo impositivo (21%, 10% o 4%) desglosado.
- En la factura simplificada no es necesario detallar el IVA; basta con indicar el precio final y el tipo de IVA incluido.
Otros datos que son obligatorios en la factura ordinaria y que también deben estar presentes a la hora de emitir la factura simplificada son:
- Número de factura, con numeración correlativa única.
- Fecha de expedición.
- Descripción de los productos o servicios prestados.
Ventajas de la factura simplificada
- Mucho más rápida y ágil de emitir.
- No es necesario incluir la información del receptor.
- Ahorro de tiempo en la contabilidad.
- Facilita las operaciones en ventas al por menor y servicios al consumidor final.
Limitaciones de la factura simplificada
- Generalmente no permite la deducción del IVA.
- No es válida para todas las operaciones ni sectores.
- No sustituye a una factura rectificativa en caso de errores.
En definitiva, la factura simplificada es muy útil para operaciones de bajo importe y con un IVA reducido o habitual, ya que permite ahorrar tiempo y esfuerzo. Sin embargo, también presenta limitaciones que hay que tener en cuenta, como la imposibilidad de deducir el IVA en la mayoría de los casos.
No debemos olvidar las diferencias entre factura y albarán; un albarán no es una factura simplificada. Se trata de un documento mercantil que deja constancia de la entrega de mercancía o de un servicio prestado por un proveedor. Una vez realizada la entrega, el proveedor emitirá la correspondiente factura completa.
Cuándo usar la factura simplificada
La factura simplificada no es válida en todas las situaciones. Además de que, por lo general, no permite deducir el IVA, para garantizar el cumplimiento normativo hay que tener en cuenta una serie de condiciones y limitaciones.
Límites de importe por tipo de operación
En España, cualquier empresario o profesional puede emitir una factura simplificada siempre que se respeten los límites establecidos:
- 400 euros para operaciones generales.
- Hasta 3.000 euros para sectores específicos autorizados por la normativa.
Sectores que pueden usar hasta 3.000€
En determinados sectores, es posible emitir facturas simplificadas por importes de hasta 3.000 euros. Algunos de ellos son:
- Autopistas de peaje
- Transporte de personas y equipajes
- Aparcamiento de vehículos
- Hostelería y restauración
- Peluquería y belleza
- Ventas al por menor
- Servicios a domicilio
- Servicios telefónicos
- Instalaciones deportivas
- Fotografía
- Tintorería y lavandería
La Agencia Tributaria dispone del listado completo donde puedes consultar todos los sectores autorizados para este límite.
Casos especiales y excepciones
Independientemente del importe, existen operaciones en las que no se puede emitir una factura simplificada para cumplir con las obligaciones fiscales:
- Ventas a distancia
- Entregas intracomunitarias de bienes
- Facturas rectificativas
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo
- Operaciones fuera del territorio de aplicación del impuesto
Cómo hacer una factura simplificada paso a paso
Emitir una factura simplificada es mucho más sencillo que elaborar una factura completa, pero aun así vamos a revisar bien los datos obligatorios para garantizar su validez fiscal y evitar problemas en caso de inspección o auditoría.
Datos obligatorios según normativa
- Número y serie de factura, que debe ser único y con numeración correlativa.
- Fecha de expedición y, si no coincide, también la fecha de la prestación de servicio.
- Datos fiscales del emisor: nombre y apellidos, número de identificación fiscal y domicilio fiscal.
- Identificación del producto o servicio, con una descripción clara.
- Tipo de IVA aplicado, aunque no es necesario desglosarlo del total.
- Importe total con el IVA incluido.
Herramientas y software recomendado
Para simplificar la emisión y gestión de este tipo de documentos, existen soluciones como el procesamiento automático de facturas de DocuWare, que permiten automatizar la captura de datos, validar la información y archivarla de forma segura. Esto es especialmente útil para empresas que manejan grandes volúmenes de facturas simplificadas y quieren reducir errores y tiempos de gestión.
Cómo DocuWare mejora la gestión de facturas simplificadas
Con DocuWare, las facturas simplificadas se integran en un proceso completo de gestión documental que asegura su correcto tratamiento, desde la emisión hasta su conversión y archivo electrónico. Esto resulta especialmente útil cuando las facturas simplificadas se reciben en formato impreso y es necesario digitalizarlas.
Su sistema de automatización de facturas y procesamiento digital permite:
- Asegurar que ningún pago se pase por alto gracias a la trazabilidad completa de cada documento.
- Acceder a la información de forma segura y deslocalizada, desde cualquier lugar y dispositivo.
- Estar siempre preparados para auditorías, con toda la documentación accesible y organizada.
- Integrar la información con tu ERP y otros sistemas mediante un workflow automatizado.
Así, la trazabilidad y el control no solo se aplican a las facturas completas, sino también a las facturas simplificadas, que en muchas empresas tienen un volumen considerable.
Preguntas frecuentes sobre la factura simplificada
A continuación te respondemos a algunas de las dudas más habituales sobre la factura simplificada y su uso.
¿Una factura simplificada es lo mismo que un ticket?
La factura simplificada es el documento que sustituyó legalmente al antiguo “ticket” con la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012. Tiene validez fiscal dentro de los límites y condiciones establecidos por la normativa.
¿Puedo deducirme el IVA de una factura simplificada?
Por norma general, no. Para poder deducir el IVA de una compra, necesitas una factura completa que incluya el NIF del cliente y el desglose del impuesto. Solo en casos excepcionales, si la factura simplificada incorpora todos los datos fiscales requeridos ( NIF o CIF del destinatario, denominación o nombre completo y domicilio), se podrá deducir.
¿Debo guardar las facturas simplificadas que emito?
Sí. Tanto si eres autónomo como si gestionas una empresa, debes conservar copia de todas las facturas simplificadas que emitas y recibas. La Agencia Tributaria exige que se mantengan durante al menos 4 años, ya sea en formato físico o mediante archivo electrónico que garantice su trazabilidad.
¿Es válida para justificar gastos en la declaración de la renta?
Las facturas simplificadas que recibas pueden servir para justificar gastos deducibles en tu contabilidad y declaraciones siempre y cuando se acompañen de un justificante de pago. No obstante, recuerda que no se permite deducir el IVA, salvo en las excepciones previstas por la normativa.
¿Se puede contabilizar una factura simplificada?
Sí. De hecho, debes contabilizarla para poder deducir el gasto. Hacienda establece que debe estar vinculada a tu actividad, estar debidamente justificada y registrada en tu contabilidad.
¿Seguirá existiendo la factura simplificada con la nueva Ley de Facturación Electrónica?
Sí. Con la aplicación de la Ley Crea y Crece y la futura obligatoriedad de la facturación electrónica en operaciones B2B, las facturas simplificadas seguirán siendo válidas en ventas a particulares (B2C) y en los sectores autorizados. En transacciones entre empresas o profesionales que requieran deducción de IVA, será necesario emitir una factura completa electrónica con todos los datos fiscales requeridos.
Conclusión
La factura simplificada es una herramienta ágil para operaciones de bajo importe y sectores con alta rotación de ventas, ya que facilita la emisión, reduce la carga administrativa y garantiza el cumplimiento normativo sin necesidad de elaborar una factura completa. Eso sí, su uso está sujeto a límites y requisitos específicos.
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