¡Haz tus deseos realidad! con la gestión documental para procesar tus facturas

Cuando evalúe una solución de gestión documental para automatizar el procesamiento de facturas, le surgirán muchas dudas. Este artículo describe los aspectos esenciales de la digitalización de estos procesos. Una vez que conozca bien cómo se automatizan los sistemas de cuentas por pagar, contará con el conocimiento práctico necesario para tomar una decisión informada y elegir la solución adecuada para su empresa.

Retos que suponen las cuentas por pagar sin automatización del flujo de trabajo

El equipo de cuentas por pagar hace mucho más que simplemente pagar facturas. Enlaza la factura con el pedido y el albarán de entrega, mantiene relaciones con los proveedores y negocia las condiciones de crédito. Es aconsejable no saturar al personal de este equipo con tareas manuales y en papel que consumen mucho tiempo.

Éstos son solo algunos de los obstáculos que conllevan los procesos manuales:

Algunos inconvenientes habituales de los procesos manuales en papel

• Los trabajadores pierden tiempo archivando y recuperando facturas en papel. También les supone un esfuerzo adicional buscar facturas perdidas o mal archivadas y corregir errores.
• La introducción manual de datos requiere mucho tiempo y da lugar a errores
• El archivo en papel del departamento de contabilidad ocupa espacio físico interno, que podría emplearse para otra finalidad, o se almacena de forma externa a un coste muy elevado.
• No hay posibilidad de detectar duplicados o pagos excesivos, y corregir estos errores cuesta tiempo, dinero y trabajo adicional.
• Las facturas que llegan por email, se imprimen y se tramitan como facturas en papel.

Las aprobaciones lentas dan lugar a retrasos en los pagos, además de otros problemas.

• Los retrasos en los pagos causan problemas como recargos y retenciones de crédito, que pueden llevar a la suspensión de entregas.
• El proceso de aprobación podría estancarse si la persona responsable está fuera de la oficina o si la factura se envía a la persona equivocada.
• No hay forma de redirigir automáticamente las facturas al centro de costes correcto o de pasar sin aprobación las facturas por debajo de un importe determinado.
• No hay acceso móvil ni a distancia, por lo que las facturas sólo pueden revisarse y aprobarse en la oficina.

La falta de información dificulta el control del flujo de caja y la planificación inteligente de la plantilla

• La ausencia de una visión general, que proporcione una idea precisa y en tiempo real del gasto mensual y de las cuentas pendientes de pago, tiene un impacto negativo sobre el flujo de caja.
• No saber cuántas facturas se asignan a cada miembro del personal interfiere en la planificación de recursos.
• Cuando un pico de ventas se traduce en un aumento de las facturas recibidas, es necesario contratar a más trabajadores.

El procesamiento de facturas sin errores gracias a la automatización

Si el procesamiento de facturas está completamente automatizado, cada paso está claramente definido, desde la recopilación de datos hasta la aprobación y la generación de un registro de transacciones para su contabilización directa en el sistema de contabilidad o ERP.

La solución desencadena flujos de trabajo de aprobación basados en sus normas empresariales para garantizar un procesamiento rápido y preciso. Comprueba los datos obligatorios, las órdenes de compra, las facturas duplicadas e incorpora nuevos proveedores rápidamente. El sistema se integra directamente con su sistema de contabilidad o ERP para eliminar la introducción de datos duplicados y errores manuales.

Una solución digital de procesamiento de facturas ofrece muchas ventajas de productividad. Mediante un sistema automatizado, su personal de contabilidad puede:

• Captar facturas mediante inteligencia artificial. El poder de nuestra solución comienza con la Indexación Inteligente de DocuWare, un sistema de aprendizaje automático que entiende y extrae datos de cualquier factura. Estos datos de índice relevantes impulsan los procesos del flujo de trabajo. La Indexación Inteligente de DocuWare evita la introducción manual de datos, propensa a errores y que consume mucho tiempo, al reconocer y registrar los datos no estructurados de las facturas.
• Automatizar digitalmente su flujo de trabajo dirigiendo documentos y datos para su aprobación y posterior reenvío. Las facturas se dirigen digitalmente a través de cadenas de aprobación para una toma de decisiones más rápida o desencadenan una aprobación directa basada en reglas predefinidas. Las excepciones se gestionan rápidamente sin perder la visibilidad del proceso en ningún momento. Se crea un registro para volver a contabilizarlas fácilmente en su sistema ERP.
• Almacenar documentos digitales de forma segura, archivarlos y recuperarlos sin ningún esfuerzo. Todas las facturas se archivan en un repositorio seguro y accesible, y quedan perfectamente organizadas en función de sus datos de índice. Se pueden determinar políticas de conservación y recopilar rápidamente los documentos para las auditorías y para analizar mejoras de procesos en los departamentos. Se garantiza el acceso en cualquier momento, desde cualquier lugar y dispositivo, incluidos los móviles.

Los flujos de trabajo automatizados son la clave del éxito

Los flujos de trabajo digitales automatizan, rastrean e informan sobre cualquier proceso contable. Un flujo de trabajo digital completo le permite realizar el seguimiento de un documento en cualquier fase del ciclo de vida del proceso. Una amplia gama de informes le permite ver cuántos documentos se encuentran en cada fase del proceso.

El flujo de trabajo de procesamiento de facturas debe comprobar automáticamente si hay facturas duplicadas y determinar si un proveedor ya está en el sistema. Si no lo está, la solución iniciará un proceso automatizado de incorporación de proveedor. Esta verificación integrada ayuda a eliminar facturas y proveedores fraudulentos.

La automatización permite compartir información con cualquier miembro del equipo que necesite visibilidad de un proceso del flujo de trabajo. Todos los trabajadores responsables de completar una tarea pueden verla en la solución de ofimática. Se pueden enviar avisos por correo electrónico para informar a los trabajadores de nuevas tareas en su lista de trabajo. Las excepciones y las escaladas se configuran fácilmente. El manager ve de un vistazo qué pasos se han completado y qué queda por hacer.

Proteger los datos confidenciales es la principal prioridad de la mayoría de las empresas. La seguridad se convierte en una gran preocupación cuando los documentos se almacenan en un archivo digital. Las medidas de seguridad sólidas y las copias de seguridad no sólo garantizan la recuperación de la información en caso de desastre, sino que impiden el acceso a trabajadores no autorizados y ayudan a cumplir requisitos de conformidad críticos.

¿Qué debe hacer exactamente su solución de procesamiento de facturas?

Su solución debe ejecutar estas funciones clave:

• Recopilar facturas desde un escáner, una impresora multifunción, un correo electrónico, una carpeta vigilada o arrastrándolas desde el escritorio.
• Realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los pagos y enviar recordatorios por correo electrónico.
• Validar y redirigir las facturas en función de las reglas de empresa predefinidas.
• Recuperar los documentos relacionados directamente del sistema de gestión documental sin salir de otro software empresarial, como su sistema contable.
• Proporcionar una visión general de las facturas, código GL y procesos de aprobación.
• Proporcionar datos descargables para introducirlos en su sistema contable o ERP.
• Facilitar el acceso móvil para que el personal autorizado pueda aprobar facturas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
• Ofrecer posibilidades de integración sólidas que funcionen a la perfección en su entorno informático. La solución de automatización del procesamiento de facturas debe integrarse en el correo electrónico, los portales de equipo, los sistemas de CRM, ERP y RR.HH. y en el software propio.

Automatización de las cuentas a pagar sin interrupciones

La automatización de las cuentas a pagar no tiene por qué requerir una gran inversión de tiempo por parte de su personal ni una larga implementación. Aunque los procesos difieren de una empresa a otra, comparten requisitos y puntos de decisión clave. DocuWare para el procesamiento de facturas es una solución preconfigurada en la nube con flujos de trabajo preconfigurados basados en esos denominadores comunes. Se puede adaptar fácilmente a las normas de su empresa, por lo que la solución se pone en marcha en cuestión de días.

Con estos 10 consejos no sólo ahorrarás tiempo y dinero, sino que también aliviarás a tus empleados de tareas innecesarias. Descubre en nuestro e-book cómo DocuWare puede hacer realidad tus deseos.