A veces, los términos software de gestión documental (DMS) y software de gestión de contenidos (CMS) son intercambiables. Es comprensible, porque ambas soluciones tienen algunas capacidades en común. Pero si las analizas más detenidamente, verás que resuelven problemas empresariales completamente distintos.
Indice
- ¿Qué causa la confusión?
- Automatización de procesos empresariales vs. creación y gestión de activos digitales
- ¿Cómo sabes si necesitas un DMS o un CMS?
¿Qué causa la confusión?
Tanto los gestores documentales como los gestores de contenidos:
- Gestionan y almacenan de forma segura los activos digitales.
- Permiten la creación, retención y distribución de contenidos.
- Proporcionan un repositorio centralizado y almacenan la información de forma segura.
- Etiquetan el contenido con un identificador único para permitir una búsqueda flexible y una fácil recuperación.
- Proporcionan seguridad avanzada de la información mediante autenticación, acceso autorizado, cifrado y registros de auditoría.
- Permiten compartir información para mejorar la colaboración.
- Permiten la creación de flujos de trabajo automatizados.
Automatización de procesos empresariales vs. creación y gestión de activos digitales
.jpg?width=600&height=400&name=Wooden%20blocks%20create%20a%20workflow%20chart%20on%20pink%20background%20(1).jpg)
| Un DMS: | Un CMS: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
¿Cómo sabes si necesitas un DMS o un CMS?
Ahora que conoces las diferencias básicas entre estas dos plataformas, es hora de averiguar cuál necesitas.
Elige un DMS si quieres:
- Un repositorio central que categoriza, almacena y recupera documentos empresariales, archivos de vídeo y audio, fotografías y dibujos CAD entre otros.
- Flujo de trabajo automatizado para acelerar los procesos de la empresa y ahorrar tiempo y dinero.
- Una solución flexible que puede ampliarse a medida que crece tu empresa.
- Acceso autorizado, autenticación y protección contra ciberamenazas para garantizar la privacidad de los datos de clientes y empleados.
- Permitir a tus equipos crear y colaborar en procesos y proyectos como el procesamiento de facturas, las revisiones de rendimiento, los contratos, el control de calidad y el procesamiento de pedidos mediante funciones como el flujo de trabajo, la firma electrónica, el control de versiones y un registro de auditoría.
- Capacidades de copia de seguridad para apoyar la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres.
Elige un CMS si quieres:
- Crear y publicar contenidos web y/o crear una página web en una plataforma fácil de usar.
- Añadir vídeo e imágenes a estas páginas web.
- Utilizar una interfaz gráfica de usuario que les permita, sin mucho conocimiento técnico, editar, publicar y gestionar contenidos.
- Automatizar los flujos de trabajo para coordinar las campañas de marketing y publicidad, y dar difusión para la gestión de las relaciones con los clientes.
Como puedes ver, un DMS y un CMS sirven para fines muy distintos. Crear flujos de trabajo automatizados, proporcionar búsquedas potentes, integrarse con otro software empresarial, ofrecer firmas electrónicas y la creación de formularios electrónicos, y mejorar el cumplimiento normativo son algunas de las funciones más importantes de la gestión documental. Mientras que un CMS está diseñado para la creación, organización, almacenamiento y recuperación de contenidos publicados. Las organizaciones más grandes pueden necesitar ambas soluciones, pero la mayoría de las empresas descubren que una de ellas satisface sus requisitos empresariales particulares.
