La tecnología ha transformado la forma en que vivimos, trabajamos y hasta cómo compramos. Aunque el sistema de compras digital estaba ya instaurado en empresas e instituciones, en los últimos años se ha disparado gracias a soluciones como el eProcurement y el Purchase to Pay. Las ventajas son muchas, un entorno más seguro, mayor trazabilidad, rapidez, reducción de costes.
En este artículo te contamos en qué consisten estos dos sistemas que están revolucionando la gestión de compras en las organizaciones.
Índice:
- ¿Qué es eProcurement? La digitalización que revoluciona las compras
- eProcurement vs. Purchase to Pay (P2P - Compra a Pago): ¿Cuál es la diferencia?
- El viaje del proceso Purchase to Pay (P2P) en la Era Digital
- Los beneficios innegables de la digitalización de compras
- ¿Por qué la Gestión Documental es el Corazón del eProcurement?
- ¿Cómo Implementar una Solución de eProcurement en tu Empresa
- Conclusión
¿Qué es eProcurement? La digitalización que revoluciona las compras
El eProcurement, o aprovisionamiento electrónico, es mucho más que comprar online. Se trata del uso de herramientas tecnológicas y plataformas digitales para gestionar el proceso de adquisición de bienes y servicios en una organización.
A diferencia de las compras B2C, orientadas al consumidor final, el eProcurement está pensado para centralizar las diferentes fases de la gestión de las compras B2C.
Sus características clave incluyen:
- Automatización de los procesos: como la emisión de órdenes de compra electrónicas, creación de un catálogo electrónico, el cotejo con pedidos, aprobación y gestión de pagos y más.
- Repositorio único de información: un espacio centralizado para todos los datos de proveedores, adquisiciones, inventario y gastos.
- Mayor transparencia en tiempo real: trazabilidad completa de cada transacción, con información actualizada sobre solicitudes, estados de pago, pendientes y destinatarios.
En este contexto, el eProcurement es una pieza esencial de la digitalización empresarial. Gracias a soluciones como un software para gestión de compras, es posible centralizar y coordinar todos los procesos de adquisición de forma digital. Un paso más para un trabajo más eficiente y con mayor transparencia en un departamento clave para el buen funcionamiento de las organizaciones, como es el de adquisiciones.
eProcurement vs. Purchase to Pay (P2P - Compra a Pago): ¿Cuál es la diferencia?
Muchas veces los términos eProcurement y Purchase to Pay se utilizan indistintamente pero no son lo mismo, tienen diferente alcance y enfoque.
- El P2P, o compra a pago, es todo el proceso entero que abarca desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor.
- El eProcurement son las herramientas tecnológicas que gestionan, facilitan y automatizan parte o la totalidad de este proceso.
En resumen, el proceso Purchase to Pay es el “camino” que sigue la compra, y el eProcurement es la tecnología que lo gestiona y optimiza. Ambos son pilares esenciales dentro de la digitalización de la empresa.
Cómo funciona el proceso Purchase to Pay (P2P)
El proceso de compra a pago (P2P) sigue un flujo definido que abarca:
- Solicitud: un responsable de algún departamento detecta una necesidad y pone en marcha la solicitud de determinados bienes y servicios al área de adquisiciones.
- Aprobación: las personas o departamentos autorizados validan esa solicitud.
- Pedido: se emite la orden de compra a un proveedor, con una descripción detallada de los productos y servicios (cantidad, modo de entrega, si es un servicio duración, etc)
- Recepción: se reciben los productos o servicios y se cotejan con la orden de compra y el albarán.
- Factura: el proveedor emite una factura, que ha de ser cotejada tanto con la orden de compra como con el recibo de los productos o servicios.
- Pago: la factura es aprobada por la persona o departamento adecuado y se procede al pago.
Este proceso puede ser totalmente automatizado. Por ejemplo, con un software como DocuWare es posible realizar solicitudes de pedidos estructuradas y efectuar el cotejo automático entre los datos de pedido, entrega y factura, agilizando cada fase. Asimismo, permite automatizar la gestión de facturas, reduciendo tiempos y errores. Toda la información relevante de los procesos de compra queda centralizada y accesible en un único lugar, lo que facilita la consulta de datos de transacciones, pedidos, gestión de proveedores, precios, así como la administración de contratos y facturas.
El viaje del proceso Purchase to Pay (P2P) en la Era Digital
En un contexto en el que la rapidez, la mayor transparencia y la estrategia son esenciales para mantener la competitividad, el procure to pay (P2P) se ha transformado gracias a las herramientas de eProcurement, que permiten automatizar todo el proceso de compra a pago y gestionarlo en tiempo real. Entender cómo funciona este modelo es clave para responder con agilidad a un mercado en el que, si no llegas de inmediato, llegas tarde.
Solicitud de compra (requisición)
La solicitud de compra, también llamada requisición, es el punto de partida del proceso procure to pay. En ella se define con claridad la necesidad de bienes y servicios. En un entorno digital, esta fase puede apoyarse en análisis de datos para anticipar necesidades, evitando la falta de stock y optimizando la gestión de las compras.
Hoy, la automatización lleva esta etapa mucho más allá. Gracias al Intelligent Document Processing (IDP), o Procesamiento Inteligente de Documentos, tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el machine learning y la inteligencia artificial permiten capturar, clasificar y validar información de forma automática. Esto significa que las órdenes de compra pueden gestionarse sin intervención manual, reduciendo tiempos, eliminando errores y garantizando datos precisos en cada solicitud.
Aprobación y Flujos de trabajo
En la era digital, la aprobación de una solicitud de compra ya no depende de interminables cadenas de correos o papeleo físico. Con sistemas como DocuWare, este paso se gestiona a través de flujos de trabajo automatizados que envían la petición directamente a la persona o departamento responsable, según el importe, el tipo de productos y servicios o las políticas internas de la empresa.
Gestión de pedidos
En un entorno digital, la gestión de pedidos va mucho más allá de enviar una orden al proveedor. Con un software para gestión de pedidos, como DocuWare, es posible centralizar todas las órdenes de compra, conectarlas con un catálogo electrónico actualizado y vincularlas a la información de precios, disponibilidad y condiciones de entrega.
Recepción y conformidad
Cuando los productos y servicios llegan, es esencial verificar que cumplen con lo acordado, esto ya se puede hacer de forma automática. DocuWare, por ejemplo, permite cotejar automáticamente la información de la entrega con la orden de compra y la factura correspondiente, registrando cualquier discrepancia para su seguimiento.
Gestión de facturas
La gestión de facturas es un punto crítico en la gestión documental. DocuWare cuenta con una solución específica para el procesamiento automático de facturas que automatiza la captura, validación y archivo de estos documentos mediante OCR e Inteligencia Artificial. Esto elimina la introducción manual de datos y reduce errores.
Además, el sistema enlaza cada factura con su pedido y albarán, asegurando coherencia entre los documentos y ofreciendo acceso en tiempo real a todo el historial.
Pago
La fase final del Purchase to Pay P2P termina con la aprobación y ejecución del pago al proveedor. Integrando DocuWare con sistemas financieros o ERP, es posible automatizar este paso.
Gracias a la automatización, toda la información y los datos asociados al pago quedan registrados, ofreciendo una visión completa de las transacciones.
Los beneficios innegables de la digitalización de compras
La gestión digital del proceso de compras tiene un serie de ventajas que impactan directamente en la operatividad de las organizaciones, veamos algunas de las principales.
Ahorro de Costes y Tiempo
La automatización del proceso procure to pay reduce el trabajo manual y repetitivo de tareas como comprobar facturas, cotejar datos de albaranes, facturas y pedidos, etc. Al automatizar este tipo de procesos se disminuyen significativamente los errores, se ahorra mucho tiempo y se aligera la carga administrativa. Esto se traduce en procesos más rápidos, menos recursos invertidos en tareas repetitivas y una gestión más eficiente de los pedidos y facturas.
Mayor Transparencia y Trazabilidad
Una de las grandes ventajas de digitalizar un proceso es su transparencia. La digitalización permite un control total del gasto y una visibilidad completa de las transacciones en tiempo real. Cada paso del proceso de compra a pago queda registrado, así se pueden identificar incidencias y tener un seguimiento completo de las operaciones.
Esto simplifica enormemente las auditorías, ya que toda la documentación está accesible y perfectamente organizada, aportando mayor transparencia a la gestión de las compras.
Mejora en la Relación con Proveedores
Con la automatización se consiguen procesos más ágiles y pagos sin retrasos, que refuerzan la confianza de los proveedores. Un flujo de trabajo digitalizado evita retrasos y, también gracias a su trazabilidad, malentendidos.
Aumento de la Eficiencia Operativa
Tener un acceso inmediato a datos actualizados permite tomar decisiones más rápidas y acertadas, optimizando todo el ciclo de compras. Además, automatizar procesos como aprobaciones, cotejos y validaciones, evita cuellos de botella y el equipo puede concentrarse en tareas estratégicas de mayor valor.
Control y Cumplimiento Normativo
Con el uso de las herramientas adecuadas, la digitalización garantiza que cada operación cumpla con las políticas internas y las normativas externas aplicables. Un software de gestión documental como DocuWare facilita este control al centralizar los registros, mantenerlos actualizados y accesibles para inspecciones o revisiones.
¿Por qué la Gestión Documental es el Corazón del eProcurement?
En cualquier proceso de compra, la forma en que se gestionan los documentos, como facturas, órdenes de compra, contratos o albaranes, impacta directamente en la fluidez del proceso. Sin una gestión documental adecuada, el eProcurement pierde eficacia, ya que la trazabilidad se complica, los datos no están estructurados y la automatización se ve limitada.
Aquí es donde DocuWare aporta un gran valor, integrando la gestión de documentos con soluciones específicas para la gestión de compras, gestión de pedidos o procesamiento de facturas. Algunas de las ventajas que ofrece son:
- Centralización de toda la documentación en un repositorio digital único, seguro y accesible.
- Automatización en la captura y clasificación de documentos, reduciendo la intervención manual y minimizando errores.
- Integración fluida con ERP, CRM y otras herramientas clave, para que los datos fluyan sin duplicaciones.
- Acceso seguro y rápido desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando que la información esté disponible siempre que se necesite.
Esta combinación permite que el proceso procure to pay funcione de forma ágil, precisa y con mayor transparencia, asegurando que cada paso esté respaldado por información fiable y centralizada.
¿Cómo Implementar una Solución de eProcurement en tu Empresa?
Te damos algunas recomendaciones clave para implantar una solución de eProcurement de forma efectiva y para que puedas aprovechar todo su potencial desde el primer día.
Análisis y Planificación
El primer paso es identificar tus necesidades específicas y detectar dónde están los cuellos de botella: ¿en la gestión de facturas, en los pedidos, en la trazabilidad? Este diagnóstico inicial te dará pistas sobre qué funcionalidades debe tener la solución que elijas y en qué departamento conviene comenzar la implantación.
Selección de la Solución Adecuada
A la hora de elegir, valora aspectos como:
- Que se integre fácilmente con tus sistemas actuales.
- Que sea escalable para crecer al ritmo de tu empresa.
- Que cuente con soporte y formación de calidad.
- Que su implementación sea ágil y sencilla.
Formación y Adopción
Todo cambio puede generar resistencia. Por eso, es fundamental una formación adecuada que facilite la adopción y evite que el aprendizaje suponga una carga adicional para los equipos. La herramienta que elijas debe ofrecer recursos formativos y acompañamiento durante todo el proceso
Integración con Sistemas Existentes (ERP, CRM)
La solución ideal debe integrarse con tus sistemas actuales para mantener las dinámicas de trabajo actuales y tener una transición fluida. Esto evita interrupciones y facilita todo el flujo de procesos de compra.
DocuWare cumple con todos estos requisitos y, además, ofrece asistencia personalizada para asegurar una implantación exitosa y adaptada a tu negocio.
Conclusión
El eProcurement y el Purchase to Pay (P2P o Compra a Pago) han transformado la forma en que las empresas gestionan sus procesos de compra, ofreciendo mayor eficiencia, control y transparencia en cada paso. Pero recuerda que para aprovechar todo su potencial, es imprescindible contar con un sistema que combine gestión documental, automatización e integración con tus herramientas actuales.
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