Todas las empresas, ya sea una explotación comercial, un comercio o un proveedor, generan y reciben un sinfín de albaranes, facturas y pedidos. Todos estos documentos deben pasar por el saturado departamento de Contabilidad. Sin una solución de gestión documental electrónica, ya solo en este paso se pierde muchísimo tiempo y dinero.
Pregunte a un contable cuánto tiempo necesita para recuperar un documento impreso del armario archivador. Es posible que estime unos dos minutos. Ahora bien, se habrá olvidado de los casos en que el documento está mal archivado o ya ni se encuentra en el departamento de Contabilidad porque, por ejemplo, ha sido desterrado al archivador del sótano. Podría regresar con el documento del archivador pasados diez minutos, siempre y cuando no pase por la cafeteria a tomarse un café o no se entretenga charlando con un compañero que encuentre casualmente por el camino. En este caso, la operación de búsqueda puede durar tranquilamente 20 minutos o más. O tal vez otro empleado haya necesitado el mismo documento y esté encima de algún escritorio.
Los procesos sin papel ahorran tiempo y dinero
Por suerte, hoy día el papeleo de Contabilidad se puede sustituir por la gestión documental electrónica o la gestión de contenido empresarial (ECM). Todos los procesos del departamento de Contabilidad son mucho más eficientes sin papel, lo que ahorra mucho tiempo y dinero sobre todo por cinco razones.
1. Gestión sencilla de los documentos: si en Contabilidad trabajan todavía con documentos impresos, cada vez que llega el correo, el encargado debe procesarlo manualmente. Para cada pedido se deberá abrir y etiquetar una nueva carpeta en la que archivar el pedido. Tan pronto como se reciba la factura correspondiente, el contable deberá buscar otra vez dicha carpeta y archivar también allí la factura. Si la factura ha sido autorizada, deberá adjuntar una copia del comprobante de pago, completar el proceso de pedido y enviar la carpeta al archivador. Con un sistema de gestión documental, todas estas tareas se realizan con pocos clics del ratón.
2. Ahorro en costes de material y almacenamiento: los archivadores, las carpetas, el papel y la tinta cuestan dinero, al igual que la sala de los archivadores y la calefacción, si la hay. Si los documentos impresos se digitalizan, se reduce parte de los costes de material y almacenamiento.
3. Acceso rápido a los documentos: un contable encuentra los documentos archivados electrónicamente en cuestión de segundos. Ya no debe ir a la sala de archivadores para buscar el documento correspondiente. Con una solución de gestión documental electrónica para toda la empresa, todos los empleados pueden acceder a los documentos necesarios desde su sitio y, por lo tanto, completar las tareas en mucho menos tiempo.
4. Búsqueda de datos optimizada: como los contables ya no necesitan recurrir a documentación impresa, pueden responder al momento muchas preguntas de clientes o proveedores sobre facturas o pedidos. Ahora, cuando reciba una llamada ya no debe interrumpir su trabajo, buscar los documentos del pedido en cuestión y responder la pregunta más tarde con otra llamada, sino que puede acceder al proceso de manera inmediata en el sistema de gestión documental y comunicar la información deseada con un par de clics.
5. Procesamiento de facturas más rápido: el tiempo invertido y el número de errores disminuyen drásticamente en el departamento de Contabilidad cuando se digitalizan las facturas y los pedidos que hasta ahora llegaban en papel. Así pues, por ejemplo, el proceso de escaneado en el puesto de trabajo y la recopilación de datos manual en sistemas de contabilidad financiera y de planificación de recursos empresariales (ERP) serán innecesarios. El posterior procesamiento de las facturas de forma digital puede desencadenar positivos efectos dominó en toda la empresa que aumenten la productividad y reduzcan los costes.
A pesar de todas estas ventajas, la oficina sin papel sigue siendo a menudo una utopía, según un estudio reciente. Conforme a dicho estudio, un 69 por ciento de las empresas imprimen incluso las facturas recibidas electrónicamente para poderlas procesar de forma impresa, en parte porque se sienten inseguras en cuanto a la implementación de los requisitos legales. De todos modos, el estudio también revela que la digitalización de los procesos internos en muchos casos ya se encuentra en una fase muy avanzada: más de un tercio de las empresas ya prefieren las facturas electrónicas.
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