La contabilidad de las facturas por recibir: qué son y cómo registrarlas

Webinar a Petición

Transforma tu empresa automatizando el Proceso de Facturación Electrónica

Ver ahora

La contabilidad de las facturas por recibir permite reconocer estos gastos y sus correspondientes obligaciones de pago aplicando el principio de devengo. En este artículo veremos qué cuentas se utilizan, cómo realizar el asiento contable, cuándo puede deducirse el IVA soportado y qué sucede si la factura llega después del cierre del ejercicio. También explicaremos cómo mantener controladas estas operaciones y evitar que una factura pendiente termine convirtiéndose en un descuadre contable.

Índice:

• Qué son las facturas por recibir en contabilidad
• Por qué hay que contabilizar una factura aunque todavía no se haya recibido
• Qué cuentas se utilizan para las facturas pendientes de recibir
• Cómo contabilizar una factura pendiente de recibir paso a paso
• Qué ocurre con el IVA de una factura pendiente de recibir
• Qué ocurre si la factura llega después del cierre del ejercicio
• Cómo controlar las facturas por recibir durante el cierre contable
• Cómo ayuda la automatización a controlar las facturas pendientes de recibir
• Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de facturas por recibir
• Conclusión. Controla las facturas pendientes y cierra tus cuentas con precisión

Qué son las facturas por recibir en contabilidad

Las facturas por recibir son las de compras o servicios que la empresa ya ha recibido, pero cuya factura todavía no ha sido emitida o entregada por el proveedor. Aunque falte el documento, el gasto ya se ha devengado y existe una obligación de pago, por lo que debe reconocerse en el periodo contable correspondiente utilizando la información disponible, como un pedido, un contrato o un albarán.

¿Por qué se contabilizan entonces si no existe la factura como tal? Porque esta contabilización de las facturas pendientes permite que las cuentas reflejen correctamente los gastos y deudas de la empresa, sin trasladarlos al mes, trimestre o ejercicio en el que finalmente se produzca la recepción de la factura. Pero hay un matiz más, las facturas no recibidas no deben confundirse con las facturas que ya se han recibido, pero todavía no se han pagado.

Factura pendiente de recibir no es lo mismo que factura pendiente de pago

En una factura pendiente de recibir, la empresa ya ha recibido los productos, las mercancías o los servicios, pero aún no dispone de la factura que lo documenta. Por eso, el gasto y la deuda se registran de forma provisional hasta que llegue el documento definitivo.

En cambio, una factura pendiente de pago ya se ha recibido y contabilizado con sus datos e impuestos correspondientes. Lo único que queda pendiente es abonarla en la fecha acordada. En resumen, en el primer caso falta la factura; en el segundo, la factura existe, pero falta el pago.

Por qué hay que contabilizar una factura aunque todavía no se haya recibido

La contabilidad de una empresa no se basa únicamente en la fecha que aparece en las facturas. De acuerdo con el principio de devengo, integrado en el Plan General de Contabilidad, los gastos deben imputarse al ejercicio en el que se producen, con independencia de cuándo se paguen o se reciba el documento que los acredita.

Por tanto, si tu empresa ha recibido una mercancía o se le ha prestado un servicio, debe registrar el gasto y la deuda correspondiente, aunque el proveedor todavía no haya enviado la factura. Dejar la operación para el periodo siguiente reduciría artificialmente los gastos del actual y alteraría tanto el resultado como las obligaciones financieras de la empresa.

Contabilizar las facturas pendientes de recibir correctamente permite que las cuentas anuales muestren la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa, tal como exige la normativa contable.

Qué cuentas se utilizan para las facturas pendientes de recibir

El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma que establece cómo deben registrar sus operaciones y elaborar sus cuentas anuales las empresas españolas. Este plan incluye dos cuentas contables específicas para reconocer las facturas pendientes dentro del grupo 4, dedicado a acreedores y deudores por operaciones comerciales. La elección entre una y otra depende de si la operación corresponde a la compra de bienes o a la prestación de un servicio. Vamos a ver las diferencias.

Cuenta 4009: Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar

La cuenta contable 4009 se utiliza cuando la empresa ha recibido mercancías, materias primas u otros bienes de un proveedor, pero todavía no dispone de la factura definitiva. Es una subcuenta de la cuenta 400 y permite reflejar provisionalmente la deuda hasta que el proveedor formalice la operación.

Cuenta 4109: Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de recibir o de formaliza

La cuenta 4109 se emplea cuando lo recibido es un servicio, como asesoramiento, suministros, mantenimiento o determinados servicios profesionales. En este caso, la deuda se reconoce frente a un acreedor por prestación de servicios y permanece en esta cuenta hasta que llega la factura y puede registrarse con sus datos definitivos.

Cómo contabilizar una factura pendiente de recibir paso a paso

Si has recibido un bien o un servicio, pero la factura todavía no te ha llegado, te compartimos esta breve guía para ayudarte con la contabilización de facturas pendientes de recibir paso a paso:

1. Comprueba que el bien o el servicio se ha recibido: revisa la documentación disponible, como el pedido, el contrato, el parte de trabajo o el albarán. Esta comprobación permite acreditar que la adquisición se ha producido y que el gasto corresponde al periodo que se está contabilizando.
2. Determina el importe del gasto: utiliza el precio acordado con el proveedor o, si aún no se conoce la cantidad exacta, la mejor estimación posible. El importe puede obtenerse del pedido, el contrato o las tarifas aplicables. En este momento se registra la base del gasto, sin reconocer todavía el IVA deducible.
3. Registra el gasto y la deuda pendiente: en el asiento contable, se carga la cuenta de compra, gasto o activo que corresponda y se abona en el haber la cuenta 4009 o 4109. Así, los materiales, servicios o compras quedan asignados al período correcto y tu empresa reconoce la deuda aunque falte la factura.
4. Regulariza la operación cuando llegue la factura: tras la emisión y recepción del documento, se cancela el saldo provisional de la cuenta 4009 o 4109 y la deuda se traslada a la cuenta ordinaria del proveedor o acreedor. También se registra el IVA y, si el importe definitivo no coincide con el estimado, se realizan los ajustes necesarios por la diferencia.

Qué ocurre con el IVA de una factura pendiente de recibir

Seguramente te preguntas qué debes hacer con el IVA de una factura que aún no has recibido. La respuesta es sencilla, el gasto y el impuesto no se registran necesariamente al mismo tiempo. El gasto corresponde al momento en el que recibes el bien o el servicio, pero para deducir el IVA soportado necesitas disponer de la factura.

Entre los requisitos para deducir el IVA, la Agencia Tributaria exige estar en posesión de ese documento y haberlo registrado en el libro de facturas recibidas. Por eso, mientras la factura no llega, se contabilizan el gasto y la deuda estimada, pero no el IVA deducible.

Por ejemplo, si se había estimado un gasto de 1.000 euros y posteriormente se recibe una factura con IVA del 21 %, los 1.000 euros ya estarán reconocidos como gasto y los 210 euros de IVA se registrarán al recibir la factura. A partir de ese momento, la empresa podrá deducir el IVA en la declaración correspondiente o en una posterior, dentro del plazo establecido por la normativa fiscal.

Qué ocurre si la factura llega después del cierre del ejercicio

En caso de que cierre el ejercicio y llegue una factura pendiente, lo que hay que tener en cuenta es el momento en que se recibió el bien o servicio. Si una factura llega en enero, eso no significa necesariamente que el gasto pertenezca al nuevo año. Si el bien o el servicio se recibió antes del cierre del ejercicio, entonces debe imputarse al periodo en el que se produjo la operación. El tratamiento dependerá de si la empresa ya había reconocido ese gasto como una factura pendiente de recibir o no, veamos los dos casos.

El gasto ya se había registrado como factura pendiente de recibir

Si el gasto y la deuda se contabilizaron correctamente antes del cierre, la llegada posterior de la factura no modifica, en principio, el resultado del ejercicio anterior. La empresa cancela la cuenta 4009 o 4109, registra la deuda definitiva con el proveedor o acreedor e incorpora el IVA correspondiente.

Si el importe facturado es distinto del estimado, deberá contabilizarse la diferencia y revisar su causa.

El gasto no se había registrado antes del cierre

Si la factura llega cuando las cuentas todavía se están preparando, el gasto debe incorporarse al ejercicio al que corresponde. Pero si la omisión de esa factura se detecta después del cierre, podría considerarse como un error de un ejercicio anterior.

En ese caso, su corrección dependerá de las circunstancias y de la importancia del importe. Los errores significativos de ejercicios anteriores se corrigen, con carácter general, mediante un ajuste en el patrimonio neto, en lugar de registrarlos como un gasto corriente del nuevo ejercicio. Por eso es importante revisar las operaciones pendientes antes de cerrar las cuentas.

Cómo controlar las facturas por recibir durante el cierre contable

El cierre contable es el momento en que debes comprobar que ningún gasto se ha quedado fuera simplemente porque falta la factura. Una revisión ordenada de pedidos, entregas y servicios te permite localizar las operaciones pendientes y registrarlas en el ejercicio correcto.

Te damos una pequeña checklist de comprobaciones que deberías realizar:

• Revisa los pedidos y las recepciones de mercancía: contrasta los pedidos abiertos con los albaranes, las entradas en almacén y los movimientos de existencias para identificar compras ya recibidas que todavía no se hayan facturado.
• Comprueba los servicios prestados durante el periodo: confirma con los distintos departamentos si se han completado trabajos de consultoría, mantenimiento, suministros u otros servicios cuya factura aún no haya llegado.
• Mantén una relación de operaciones pendientes: registra el proveedor, el concepto, la fecha de recepción y el importe estimado de cada operación. Debes, además, distinguir estos gastos de un anticipo, ya que este último es un pago realizado antes de recibir el bien o servicio.
• Concilia la documentación disponible: compara periódicamente pedidos, contratos, albaranes, partes de trabajo y facturas para detectar documentos ausentes, importes que no coinciden u operaciones duplicadas.
• Regulariza los pendientes: cuando llegue la factura, actualiza el importe si es necesario, registra el IVA y cancela la cuenta provisional. También es recomendable revisar los saldos antiguos para evitar que permanezcan abiertos cuando la operación ya está cerrada o la factura no va a recibirse.

Cómo ayuda la automatización a controlar las facturas pendientes de recibir

La automatización no hace que una factura llegue antes, pero sí evita que su falta pase inadvertida. Al centralizar pedidos, contratos, albaranes, recepciones y facturas, la empresa puede conocer qué operaciones están completas, cuáles siguen pendientes y qué documentos debe reclamar antes del cierre.

Además, la automatización contable reduce las comprobaciones manuales, mantiene actualizada la información y facilita la coordinación entre compras, administración y contabilidad. Si tu empresa cuenta con un software de gestión documental que además de automatizar la gestión de facturas pueda integrarse con el ERP puede ayudar a localizar fácilmente operaciones en las que se ha recibido el bien o servicio, pero falta la factura.

DocuWare reúne estas capacidades mediante el procesamiento automático de facturas y sus funciones como software para contabilidad financiera, facilitando toda la gestión de facturas de tu empresa.

Te contamos algunas de las funcionalidades que te pueden ayudar a controlar tu facturación en general:

• Centraliza y relaciona la documentación: pedidos, contratos, albaranes, facturas y justificantes se almacenan en un mismo entorno y pueden vincularse entre sí. Así resulta más sencillo comprobar qué documentos existen y cuáles faltan en cada operación.
• Captura y extrae los datos de las facturas: cuando la factura llega por correo electrónico, en papel o en otro formato, DocuWare puede incorporarla al sistema y extraer automáticamente datos como el proveedor, el número de factura, la fecha o el importe, según el formato y la configuración.
• Realiza comprobaciones automáticas: el sistema puede detectar facturas duplicadas, errores de cálculo o proveedores que no figuran en los datos de referencia. Es más fácil detectar si una factura no se ha pagado o si un proveedor no ha mandado la suya.
• Coteja la factura con el pedido y el albarán: la conciliación automática de estos tres documentos, conocida como 3-way match, permite verificar que lo facturado coincide con lo solicitado y recibido.
• Organiza las aprobaciones: los flujos de trabajo asignan cada factura al departamento o responsable correspondiente y permiten establecer circuitos diferentes según el importe, el proveedor o el tipo de facturas procesadas.
• Envía avisos y recordatorios: las notificaciones automáticas ayudan a recordar tareas pendientes, solicitar una revisión o avisar cuando se aproxima un plazo. Si el proceso se configura con la información necesaria, también pueden utilizarse para señalar operaciones cuya documentación todavía está incompleta.
• Se integra con el ERP o el sistema contable: DocuWare puede intercambiar datos con estas aplicaciones para evitar introducir la misma información varias veces, facilitar la preasignación contable y transferir los datos necesarios para su contabilización.
• Muestra el estado de cada operación: las listas y actualizaciones de estado permiten consultar qué facturas están pendientes, cuáles requieren ajustes y en qué fase se encuentra cada tarea, lo que facilita la revisión durante el cierre.
• Conserva un historial trazable: DocuWare archiva los documentos de forma segura y registra los accesos y acciones realizadas durante el proceso. Esto facilita las auditorías y ayuda a aplicar las políticas de conservación establecidas por la empresa de acuerdo con la ley y la normativa aplicables.

En conjunto, DocuWare te ayuda a mantener bajo control las facturas pendientes de recibir al relacionar pedidos, albaranes y datos del ERP, facilitar la detección de operaciones con documentación incompleta y avisar a las personas responsables. Cuando la factura llega, automatiza su captura, comprobación, aprobación y transferencia al sistema contable, lo que agiliza la regularización del gasto y reduce el riesgo de que algún pendiente quede olvidado en el cierre.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de facturas por recibir

Te respondemos a las dudas más habituales relacionadas con la contabilidad de las facturas por recibir.

¿Es lo mismo una factura por recibir que una factura pendiente de pago?

No. Una factura por recibir corresponde a un bien o servicio que la empresa ya ha recibido, pero cuyo documento todavía no ha llegado. En una factura pendiente de pago, el documento ya se ha recibido y contabilizado; únicamente falta abonarlo al proveedor.

¿Una factura pendiente de recibir afecta al resultado del ejercicio?

Sí. El gasto debe imputarse al ejercicio en el que se recibe el bien o servicio, por lo que reduce su resultado aunque la factura llegue más tarde. El mismo principio se aplica en sentido contrario, si una venta se ha realizado pero aún no se ha facturado, el ingreso debe reconocerse en el periodo correspondiente.

¿Qué documentos pueden ayudar a justificar una factura pendiente de recibir?

Pueden utilizarse pedidos, contratos, albaranes, partes de trabajo, certificados de recepción, correos del proveedor o registros de entrada de mercancía. Estos documentos permiten acreditar que la operación se ha producido y estimar su importe, aunque no sustituyen a la factura a efectos de deducir el IVA.

¿Qué pasa si el importe de la factura es diferente al que se había contabilizado?

Cuando llega la factura, se compara su importe con la estimación inicial y se contabiliza la diferencia. También se registra el IVA conforme al documento definitivo. Si el ajuste es significativo y afecta a un ejercicio cuyas cuentas ya se han cerrado, deberá valorarse si se trata de un cambio de estimación o de un error de ejercicios anteriores.

¿Una factura pendiente de recibir es una provisión?

No, por regla general. Una factura pendiente de recibir representa una deuda comercial por un bien o servicio que ya se ha recibido, aunque falte la factura y su importe se haya estimado. Una provisión se utiliza para obligaciones cuya cuantía o fecha de cancelación presentan una incertidumbre mayor.

Conclusión. Controla las facturas pendientes y cierra tus cuentas con precisión

Como hemos visto, una buena gestión de la contabilidad de las facturas por recibir permite asignar cada gasto al período correcto, reconocer las deudas existentes y evitar que la demora de un proveedor distorsione el resultado del ejercicio. Una vez recibida, es importante revisar pedidos, albaranes y servicios prestados, utilizar las cuentas adecuadas y registrar el IVA.

DocuWare te ayuda a centralizar toda esa documentación, localizar operaciones incompletas y automatizar la captura, comprobación, aprobación y archivo de las facturas cuando se reciben. Así, tu equipo gana visibilidad sobre los pendientes, reduce errores y afronta el cierre con mayor control. Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso para comprobar cómo DocuWare puede ayudarte a automatizar la gestión de todas tus facturas.

Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento legal o fiscal. Para su caso concreto, consulte a un profesional colegiado.