La imagen que tenemos del contable con su Excel (incluso con calculadora) pronto formará solo parte de la ficción y del pasado. La contabilidad es una de las áreas donde más se habla de digitalización, aunque también una de las que más tiempo sigue perdiendo todavía en tareas manuales. Facturas que llegan por distintos canales, aprobaciones que dependen de correos electrónicos, documentos que hay que buscar para una auditoría o datos que se introducen varias veces en diferentes sistemas. Aunque muchas empresas ya utilizan un ERP o un software contable, los retrasos, los errores manuales y los cuellos de botella siguen formando parte del día a día. ¿Te suena la situación de perseguir alguna factura durante días para conseguir una simple aprobación? Entonces sabes de lo que hablamos.
La buena noticia es que gran parte de estos problemas pueden resolverse mediante la automatización contable. En este artículo veremos qué es exactamente, qué diferencia existe entre digitalizar y automatizar, qué procesos contables pueden automatizarse, qué tecnologías intervienen y cómo un software documental permite construir una verdadera contabilidad automatizada para mejorar la eficiencia, la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
Índice:
- Qué es la automatización contable y qué papel tienen los documentos
- Por qué los procesos contables siguen siendo lentos aunque ya exista un ERP
- Qué procesos contables se pueden automatizar desde la gestión documental
- Cómo funciona un proceso contable automatizado paso a paso
- Automatización contable, factura electrónica y cumplimiento normativo
- Qué beneficios aporta automatizar los procesos contables documentales
- Qué tecnologías intervienen: OCR, IDP, workflows e integración ERP
- Cómo empezar a automatizar procesos contables sin rehacer todo el sistema financiero
- Errores habituales al automatizar procesos contables
- Qué debe aportar una solución documental para automatización contable y cómo te ayuda DocuWare
- Preguntas frecuentes sobre automatización contable
- Conclusión. De la gestión documental a la contabilidad automatizada
Qué es la automatización contable y qué papel tienen los documentos
La automatización contable consiste en utilizar tecnología para ejecutar de forma automática tareas, validaciones y flujos de trabajo relacionados con la gestión contable, reduciendo así la intervención manual y mejorando la eficiencia operativa.
Aunque muchas veces se piensa que esto solo se consigue mediante un software de contabilidad, la realidad es que gran parte de los procesos financieros dependen de documentos: facturas, pedidos, albaranes, justificantes, contratos o documentos de aprobación; por lo que la automatización de procesos contables no solo afecta al registro de asientos o al cálculo de impuestos. También implica automatizar la captura, clasificación, validación, aprobación y archivo de toda la documentación asociada a los procesos financieros.
Por eso, un software de gestión documental permite conectar los documentos con los sistemas financieros y automatizar los flujos que los acompañan, permitiendo acelerar los procesos de automatización contable de una manera sencilla y conectada.
Diferencia entre digitalización contable y automatización contable
Vamos a ver la diferencia, porque, aunque la digitalización forma parte de la automatización, no tienen el mismo alcance:
- La digitalización contable consiste en transformar documentos físicos en documentos electrónicos y almacenarlos de forma digital.
- La automatización de procesos contables no se limita a sustituir el papel por archivos electrónicos, sino que permite que los documentos desencadenen acciones automáticas dentro de la organización.
Por ejemplo:
- Digitalizar una factura significa escanearla y almacenarla.
- Automatizar una factura significa capturar sus datos automáticamente, validar importes, comprobar que coincide con un pedido, enviarla a aprobación y registrar la información en el ERP, todo el ciclo del procesamiento de facturas sin intervención manual.
Por qué los procesos contables siguen siendo lentos aunque ya exista un ERP
No podemos olvidar que la contabilidad implica el manejo de un gran número de documentos, y la mayor parte de los retrasos no suelen producirse dentro del ERP, sino antes de que la información llegue a él dentro de todo el ciclo de la gestión documental.
Los problemas más habituales suelen estar relacionados con:
- Recepción de documentos por múltiples canales.
- Errores manuales en la introducción de datos.
- Validaciones realizadas por correo electrónico.
- Falta de visibilidad sobre el estado de las facturas.
- Retrasos en el flujo de aprobación de facturas.
- Búsqueda de documentación durante auditorías.
- Duplicidad de información entre sistemas.
- Procesos de aprobación en general poco estructurados.
Por este motivo, la verdadera mejora suele llegar cuando se combinan los sistemas financieros con la automatización de procesos y la gestión documental.
Qué procesos contables se pueden automatizar desde la gestión documental
La mayoría de los procesos financieros basados en documentos pueden mejorar con la automatización.
Por ejemplo, uno de los ámbitos donde más beneficios se obtienen es en el procesamiento de facturas, desde su recepción hasta su archivo final. La combinación entre gestión documental, workflows y procesamiento automático de facturas permite eliminar tareas repetitivas y acelerar significativamente los tiempos de gestión. Vamos a ver los procesos contables que más suelen automatizarse.
Recepción y clasificación de facturas
Las facturas recibidas llegan por muchas vías, como correo electrónico, portales de proveedores, plataformas de intercambio o documentos escaneados.
Gracias a la digitalización de facturas y a las tecnologías de captura inteligente, estas pueden clasificarse automáticamente según criterios como proveedor, tipo de gasto, departamento o centro de coste.
Esto evita tareas manuales y garantiza una organización homogénea de toda la documentación, incluyendo las facturas emitidas, las recibidas y todos los documentos asociados a ellas.
Extracción automática de datos contables
La captura automática de datos de la factura electrónica permite identificar y extraer información relevante de las facturas como:
- Número de factura.
- Fecha.
- Proveedor.
- Importe.
- IVA.
- Vencimiento.
- Centro de coste.
De esta forma se reduce la introducción manual de información y se minimizan los errores asociados.
Validación de facturas, pedidos y albaranes
Uno de los procesos más importantes dentro de las cuentas por pagar es comprobar que una factura corresponde realmente a un pedido realizado y a una mercancía recibida. Algo que hasta hace poco se hacía de modo manual y que requería de tiempo de buscar los pedidos y albaranes, compararlos con las facturas y evitar posibles errores manuales.
Los sistemas automatizados permiten comparar automáticamente:
- Factura.
- Pedido.
- Albarán.
Este proceso se conoce como 3-way match y ayuda a detectar discrepancias antes de realizar el pago. La automatización de la validación de facturas reduce riesgos y mejora el control financiero.
Flujos de aprobación contable
Las aprobaciones suelen ser una de las principales fuentes de retrasos y generan mucha incomodidad en los trabajadores que tiene que estar persiguiendo la validación de una factura. Un workflow de aprobación automatizado permite asignar responsables, establecer reglas y generar notificaciones automáticas.
De esta forma, el flujo de aprobación de facturas avanza evitando pérdidas de información o aprobaciones pendientes durante semanas.
Cómo funciona un proceso contable automatizado paso a paso
La automatización de procesos contables suele seguir una secuencia estructurada que permite controlar todo el ciclo documental. Te la contamos paso a paso:
- Entrada del documento. Las facturas, pedidos y otros documentos llegan desde distintos canales y son incorporados automáticamente al sistema.
- Captura y lectura de datos. Las tecnologías de reconocimiento, como OCR e IDP, identifican la información relevante y realizan la captura automática de datos sin necesidad de introducirla manualmente.
- Validación automática. La herramienta verifica reglas predefinidas, importes, proveedores autorizados o coincidencias con pedidos existentes.
- Aprobación según reglas de negocio. Las facturas se envían automáticamente a los responsables correspondientes según importe, departamento o tipo de gasto. Esto permite establecer aprobaciones automáticas para determinados escenarios.
- Envío de datos al ERP. Una vez validada la información, los datos se transfieren desde la herramienta de gestión documental mediante la correspondiente integración con ERP, evitando duplicidades y reduciendo errores.
- Archivo y trazabilidad para auditoría. Todos los documentos quedan almacenados en un archivo contable seguro junto con el historial completo de acciones realizadas.
Automatización contable, factura electrónica y cumplimiento normativo
La evolución normativa está impulsando la transformación digital de los departamentos financieros para poder cumplir con los nuevos requisitos. La futura facturación electrónica obligatoria forzará a muchas organizaciones a revisar sus procesos documentales y financieros, acelerando la necesidad de automatizar la gestión de la información y garantizar la trazabilidad de todas las operaciones.
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas obligará a muchas empresas a revisar sus procesos documentales y financieros. La factura digital trae consigo requisitos relacionados con la legibilidad, la integridad, la autenticidad del origen y la conservación de la información, por lo que disponer de procesos documentales controlados y con trazabilidad resulta cada vez más importante.
Además, las herramientas que se usen deberán adaptarse a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación vinculados a VeriFactu y a las nuevas exigencias regulatorias.
La automatización contable ayuda a:
- Gestionar la factura electrónica de forma eficiente.
- Mantener registros completos para auditorías.
- Garantizar la trazabilidad documental.
- Facilitar el cumplimiento normativo.
- Reducir riesgos derivados de errores, pérdidas documentales o incumplimientos regulatorios.
Qué beneficios aporta automatizar los procesos contables documentales
La automatización contable aporta ventajas que van mucho más allá del ahorro de tiempo, vamos a ver los más destacados:
- Menos errores manuales: la captura automática de datos reduce significativamente los errores manuales asociados a la introducción de información.
- Aprobaciones más rápidas: los workflows eliminan esperas innecesarias y aceleran las decisiones relacionadas con pagos y validaciones.
- Mejor control de facturas pendientes: la organización dispone de visibilidad en tiempo real sobre el estado de cada documento. Esto permite un mejor control financiero y detectar incidencias antes de que afecten a proveedores o a la tesorería.
- Cierres contables más ágiles: la disponibilidad inmediata de la documentación facilita la conciliación contable y acelera el cierre contable mensual o anual.
- Más trazabilidad ante auditorías: cada acción queda registrada, generando evidencias claras para auditorías internas y externas.
Qué tecnologías intervienen: OCR, IDP, workflows e integración ERP
La automatización de procesos contables combina diferentes tecnologías que trabajan conjuntamente, estas son las principales:
- OCR: es una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que convierte imágenes y documentos escaneados en información legible y editable por sistemas informáticos.
- IDP: el IDP (Procesamiento Inteligente de Documentos) amplía las capacidades del OCR mediante inteligencia artificial para comprender los documentos, extraer datos relevantes y clasificarlos automáticamente con mayor precisión.
- Workflows: son flujos de trabajo automatizados que gestionan tareas, validaciones y aprobaciones siguiendo reglas previamente definidas.
- Integraciones ERP: la integración con ERP conecta los documentos con los sistemas de gestión financiera, evitando la duplicidad de datos y mejorando la consistencia de la información.
- IA y machine learning: la inteligencia artificial aplicada a la contabilidad junto con el machine learning son tecnologías capaces de identificar patrones, aprender de los datos y optimizar procesos como la clasificación documental, la detección de incidencias o la toma de decisiones.
Gracias a la combinación de estas tecnologías, las organizaciones pueden automatizar gran parte de sus procesos financieros, reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia de la gestión contable.
Cómo empezar a automatizar procesos contables sin rehacer todo el sistema financiero
Si quieres empezar a trabajar con una contabilidad automatizada pero temes que para ello deberás rehacer todo tu sistema financiero, no te preocupes, no es necesario hacerlo, la automatización no requiere sustituir de golpe todas las herramientas existentes, sino ir paso a paso, te explicamos como:
1. Mapea el proceso actual. Analiza cómo circulan actualmente los documentos y dónde se producen los principales retrasos.
2. Prioriza procesos de alto impacto. Las cuentas por pagar, el procesamiento de facturas o las aprobaciones suelen ser buenos puntos de partida para iniciar la automatización.
3. Define reglas contables y documentales. Es importante establecer criterios claros de validación, aprobación y archivo.
4. Integra con el ERP o software contable. La automatización debe complementar al sistema existente, no sustituirlo necesariamente.
5. Mide resultados. Conviene analizar indicadores como tiempos de aprobación, productividad o reducción de errores.
6. Escala progresivamente. Una vez consolidados los primeros procesos, puedes ir extendiendo la automatización a nuevas áreas.
Errores habituales al automatizar procesos contables
La tecnología por sí sola no garantiza el éxito, debes tener cuidado de no cometer estos errores para que la automatización de procesos contables sea un éxito:
- Automatización de un proceso mal definido. Si el proceso es ineficiente desde el principio, automatizarlo simplemente hará que el problema ocurra más rápido.
- Pensar solo en el ERP. Muchos problemas se encuentran en la gestión documental que rodea al sistema financiero, no en el propio ERP.
- No implicar al equipo contable. Las personas que participan diariamente en el proceso deben formar parte del diseño de la solución.
- No controlar permisos y accesos. La seguridad documental es esencial para proteger información financiera sensible.
- No medir resultados. Sin indicadores es difícil demostrar el retorno de la inversión.
- Intentar automatizarlo todo desde el primer día. Los proyectos más exitosos suelen desarrollarse por fases.
Qué debe aportar una solución documental para automatización contable y cómo te ayuda DocuWare
Para construir una verdadera contabilidad automatizada con la ayuda de un software de gestión documental, este debe ser capaz de gestionar todo el ciclo de vida de los documentos financieros, desde su recepción hasta su archivo final.
El software para contabilidad financiera de DocuWare permite combinar gestión documental, automatización e integración empresarial en una única plataforma, ayudándote a la automatización de procesos contables y un control claro y eficiente de toda la documentación. Todo ello gracias a una serie de funcionalidades que te ayudarán en todo el proceso:
- Captura inteligente de documentos mediante OCR e IDP para automatizar la extracción de datos y reducir tareas manuales.
- Procesamiento de facturas con clasificación automática, identificación de proveedores y validación de información financiera.
- Workflows de aprobación configurables para gestionar aprobaciones multinivel y acelerar la toma de decisiones.
- Validación automática de facturas, pedidos y albaranes, incluyendo procesos de 3-way match para mejorar el control de gastos.
- Integración con ERP, sistemas financieros y otras aplicaciones empresariales para eliminar la duplicidad de información.
- Control de accesos, auditoría y trazabilidad completa de todos los documentos y acciones realizadas.
- Archivo documental seguro que facilita auditorías, inspecciones y requisitos regulatorios.
- Automatización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, mejorando la eficiencia operativa.
- Visibilidad en tiempo real sobre procesos financieros, aprobaciones pendientes y documentación asociada.
- Capacidades de inteligencia documental e IA para optimizar continuamente los procesos.
Gracias a estas capacidades, tu empresa puede reducir tiempos de gestión, mejorar el control financiero, agilizar el reporting financiero y dedicar más recursos a tareas de análisis y toma de decisiones de valor.
Preguntas frecuentes sobre automatización contable
Estas son las respuestas a las preguntas más comunes sobre automatización contable.
¿Qué es la automatización contable?
La automatización contable consiste en utilizar tecnología para ejecutar automáticamente tareas relacionadas con la gestión financiera y documental, reduciendo la intervención manual y mejorando la eficiencia de los procesos. Su objetivo es mejorar la eficiencia sin perder control financiero ni trazabilidad.
¿Qué procesos contables se pueden automatizar primero?
Lo más habitual es empezar por cuentas por pagar y procesamiento de facturas, porque concentran mucho volumen documental, aprobaciones, comprobaciones y riesgo de errores. Después puede ampliarse a gastos, cobros, conciliación, reporting o archivo contable.
¿Automatizar la contabilidad elimina la revisión humana?
No. La automatización reduce tareas repetitivas y de bajo valor, pero las decisiones financieras y las validaciones críticas siguen requiriendo supervisión humana.
¿Qué diferencia hay entre automatización contable y digitalización contable?
La digitalización convierte documentos o procesos en formato digital. La automatización va un paso más allá: aplica reglas, flujos de trabajo e integraciones para que tareas como extraer datos, validar facturas o enviar aprobaciones se ejecuten con mínima intervención manual.
¿Cómo ayuda la automatización contable al cumplimiento normativo?
Ayuda a trabajar con datos más ordenados, documentos localizables, permisos controlados, historial de acciones y trazabilidad. Esto facilita auditorías y adaptación a nuevas exigencias, aunque la empresa debe validar siempre sus obligaciones concretas con especialistas fiscales o legales.
¿Es necesario cambiar de ERP para automatizar procesos contables?
No necesariamente. En muchos casos, la automatización contable puede implantarse como una capa documental y de workflow conectada al ERP existente. Así se automatiza la captura, validación, aprobación y archivo sin sustituir el sistema financiero principal.
¿Qué relación hay entre automatización contable y factura electrónica?
La factura electrónica exige trabajar con documentos y datos digitales de forma más estructurada. La automatización contable ayuda a gestionar mejor la recepción, validación, trazabilidad y archivo de esos documentos, aunque no sustituye la revisión legal o fiscal de las obligaciones concretas de cada empresa.
Conclusión. De la gestión documental a la contabilidad automatizada
La automatización contable es una de las principales herramientas para mejorar la eficiencia financiera de las organizaciones. Automatizar procesos como la recepción de documentos, la captura de datos, las validaciones, las aprobaciones y el archivo permite reducir errores, eliminar cuellos de botella, acelerar cierres contables y mejorar la trazabilidad de toda la información financiera.
Además, con la entrada en vigor de la obligatoriedad de la factura electrónica, todas las empresas van a tener que adaptar sus procesos para cumplir con la nueva normativa.
Para conseguirlo, resulta fundamental contar con una solución capaz de conectar documentos, procesos y sistemas financieros en un único entorno de trabajo. Un software de gestión documental DocuWare permite implementar una contabilidad automatizada, integrando gestión documental, workflows, inteligencia documental e integración con ERP para optimizar los procesos financieros de principio a fin. ¿Te gustaría comprobar cómo DocuWare puede ayudarte a automatizar procesos contables? Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
