Facturar no es solo rellenar datos en una plantilla, esa sería la parte sencilla. El proceso de facturación implica cumplir con un procedimiento legal, fiscal y organizativo clave para cualquier empresa.
Si quieres entender los aspectos básicos de este proceso y aprender a gestionarlo correctamente para que no se te descontrolen los números, quédate: te lo contamos paso a paso y te explicamos cómo un software de gestión documental, con una solución para el procesamiento de facturas, puede hacerte la vida mucho más fácil.
Índice:
- ¿Qué es la facturación?
- El proceso paso a paso de la facturación
- Herramientas y software de facturación
- Aspectos legales y fiscales de la facturación
- Mejores prácticas en facturación
- Conclusión
¿Qué es la facturación?
La facturación es el proceso que engloba la emisión, recepción, registro y cobro de facturas. A través de este procedimiento, una empresa o profesional registra oficialmente la venta de un producto o servicio. El resultado es una factura: un documento de carácter mercantil que recoge todos los datos necesarios para justificar una operación económica.
Las facturas recogen información sobre el importe total, los impuestos aplicados, las posibles retenciones de IRPF, el concepto de la operación, así como los datos del emisor y del receptor (nombre o razón social, identificación fiscal, domicilio…).
Tener controladas las facturas en todo su ciclo de vida es, en definitiva, tener bajo control una parte esencial de la contabilidad de tu empresa.
El proceso paso a paso de la facturación
El proceso de facturación ha de ser muy minucioso y requiere precisión y control en cada etapa. La contabilidad de una empresa no se lleva demasiado bien con el desorden o la improvisación. Vamos a ver los pasos clave que debes seguir para tener todo bajo control.
Preparación previa a la facturación
Comprender el proceso de facturación es, en cierto modo, como anticiparse a la salud financiera de tu empresa. Tenerlo todo bien organizado te permite prever ingresos, planificar pagos, calcular impuestos y analizar el funcionamiento económico de tu negocio.
Antes de emitir o recibir una factura, conviene establecer bien los plazos de cobro y pago: inmediatos, a 30, 60 o 90 días, o en fechas concretas del mes. También es importante comunicarlos claramente a tus proveedores, junto con otros aspectos relevantes como la fecha límite de recepción de facturas para que entren en el ciclo de pagos mensual.
Además, deberás definir los métodos de pago aceptados, los datos que deben aparecer en cada factura, cómo se van a clasificar y si utilizarás alguna herramienta para automatizar este proceso.
Creación de la factura
Toda factura debe incluir una serie de datos obligatorios para tener validez legal. Entre ellos:
- Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, identificación fiscal y domicilio fiscal.
- Datos del receptor o cliente: nombre y apellidos o razón social, identificación fiscal y domicilio fiscal.
- Número de factura correlativo.
- Fecha de emisión.
- Descripción del concepto (productos o servicios prestados).
- Base imponible, tipo impositivo aplicable y cuota tributaria.
- Importe total.
- Fecha límite de pago y forma de pago.
Las facturas pueden elaborarse manualmente, pero lo más recomendable es utilizar herramientas específicas como un software de facturación. Estos sistemas permiten generar, archivar y enviar las facturas automáticamente, reduciendo errores y ganando en agilidad.
Emisión y envío de la factura
La factura debe enviarse al cliente dentro del plazo legal y por un canal adecuado. Tradicionalmente se ha hecho por envío postal o correo electrónico, pero cada vez es más habitual utilizar medios electrónicos regulados, especialmente en operaciones con la administración pública.
Es fundamental asegurarse de que el cliente ha recibido correctamente el documento y de que queda constancia del envío. Para facilitar esta tarea, los programas de facturación o un software de gestión documental con soluciones específicas, como DocuWare permiten emitir facturas y automatizar el envío en las fechas establecidas, garantizando puntualidad, trazabilidad y seguridad.
Seguimiento y cobro de la factura
Una vez emitida, no te olvides de la factura: conviene hacer un seguimiento para comprobar si se ha abonado dentro del plazo, si es necesario enviar recordatorios o, en el peor de los casos, iniciar una reclamación de pago.
Muchos programas de facturación permiten automatizar estos avisos y llevar un control claro del estado de cada factura. Y con soluciones como DocuWare, este seguimiento se vuelve aún más fácil: tendrás todo centralizado, automatizado y sin riesgo de que se te pase ninguna.
Archivo y conservación de facturas
Tras emitir una factura o recibirla de un proveedor, es fundamental archivarla correctamente y clasificarla según criterios específicos. Esto garantiza un control total sobre la documentación, facilita la gestión contable y evita sustos en caso de auditoría.
Cuando las facturas están en formato papel, es más difícil localizarlas, organizarlas o acceder a ellas en el momento adecuado. Por eso es muy recomendable trabajar con facturas digitales y apoyarse en un software de facturación que permita clasificarlas y almacenarlas de accesible y segura.
Además, la normativa establece que las facturas deben conservarse durante al menos seis años (cinco si se trata de obligaciones fiscales) y estar siempre disponibles ante una posible inspección. Soluciones como DocuWare, que combinan digitalización y gestión documental, permiten cumplir con estos requisitos, asegurando la integridad, trazabilidad y disponibilidad de cada documento.
Herramientas y software de facturación
Como hemos visto, el proceso de facturación requiere precisión, constancia y muchas tareas repetitivas que, si se hacen de forma manual, están expuestas a errores. Para evitar todo esto, existen herramientas que permiten automatizar el proceso de facturación, reduciendo fallos y aportando la tranquilidad de tener toda la información disponible, bien clasificada y siempre localizable.
Ventajas de usar un software de facturación
Utilizar un software de facturación aporta múltiples beneficios que van mucho más allá de simplemente emitir una factura. Estas son algunas de las principales ventajas:
- Centralización total de la información: todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, se almacenan en un único lugar, accesibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Se acabaron las pérdidas y el desorden.
- Flujos de trabajo automáticos para comprobar, aprobar y enviar facturas sin retrasos.
- Seguridad y control de accesos: puedes establecer permisos específicos para proteger la información y evitar manipulaciones no autorizadas.
- Digitalización de facturas en papel, integrándolas en el sistema con la misma trazabilidad y validez legal que las facturas electrónicas.
- Alertas de pago y cobro: recibe notificaciones automáticas para no pasar por alto ninguna fecha importante.
- Disponibilidad total para auditorías, con documentos siempre accesibles y bien organizados.
- Cumplimiento automático de los requisitos legales y fiscales, adaptándose a cambios normativos.
- Mayor trazabilidad y control del proceso, desde la creación hasta el cobro final.
- Automatización de tareas repetitivas, como el envío de recordatorios o la generación de informes.
- Integración con otros sistemas, como ERP, CRM o programas de contabilidad, para una gestión más ágil y conectada.
Con DocuWare tendrás todas estas funcionalidades en una única plataforma, haciendo que el proceso de facturación sea más sencillo, rápido, eficiente y seguro.
Tipos de software
Los software de facturación pueden ser de dos tipos: instalados localmente en los equipos de la empresa o basados en la nube. Aunque ambas opciones pueden ser válidas según las necesidades, la tendencia actual se inclina hacia la gestión documental en la nube, por su flexibilidad, escalabilidad y nivel de seguridad.
Las soluciones en la nube, como DocuWare, ofrecen una implantación mucho más rápida que los sistemas locales. Permiten acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. Además, cuentan con protocolos de seguridad avanzados y copias de seguridad automáticas.
Características clave a buscar en un software de facturación
Antes de elegir un software de facturación, revisa bien qué funcionalidades ofrece. No todos los programas son iguales, y escoger el adecuado puede marcar la diferencia entre una gestión eficiente y un equipo “peleando” por aprender a manejarlo.
Estas son algunas de las características que no deberían faltar:
- Una interfaz intuitiva, fácil de usar para cualquier miembro del equipo, sin necesidad de conocimientos técnicos.
- Posibilidad de personalizar las plantillas de factura, adaptándolas a tu identidad visual y a las necesidades de cada operación.
- Capacidad para gestionar distintos tipos de factura:
- Facturas ordinarias
- Facturas rectificativas,
- Facturas simplificadas, etc.
- Actualización constante para adaptarse a los cambios legales y fiscales.
- Funciones de búsqueda y archivado, para localizar cualquier factura en segundos.
- Copias de seguridad automáticas.
- Integración con otros sistemas, como ERP, CRM o herramientas contables.
- Buen servicio de atención al cliente.
- Instalación sencilla y rápida.
- Cumplimiento de la normativa vigente, tanto a nivel legal como de seguridad de datos.
Aspectos legales y fiscales de la facturación
La facturación en España está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este texto marca los requisitos formales que deben cumplir las facturas para tener validez legal y fiscal, tanto en formato físico como digital.
A continuación veremos algunos aspectos legales y fiscales que debes tener en cuenta a la hora de emitir o recibir una factura.
IVA: conceptos básicos y tipos
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un tributo indirecto que se aplica al consumo de bienes y servicios. Aunque lo pagan los consumidores finales, son las empresas, autónomos y sociedades quienes lo declaran y abonan a Hacienda.
Te resumimos algunos conceptos clave para entender cómo funciona:
- IVA repercutido (o devengado): es el IVA que aplicas al vender un producto o servicio. Se añade al precio, por lo que suele verse como IVA incluido en el total que paga el cliente.
- IVA soportado: es el IVA incluido en compras de bienes o servicios que pagas para tu actividad profesional.
- IVA deducible: si el gasto está relacionado con la actividad, puedes deducir este IVA soportado al presentar la declaración.
- Gastos deducibles: alquileres, suministros, servicios profesionales, vehículos afectos a la actividad, bienes de inversión, etc.
- Cuota tributaria: es la cantidad total de IVA que se debe ingresar a Hacienda, una vez restado el IVA deducible al IVA repercutido.
- Prorrata de IVA: se aplica cuando no todos los ingresos de una empresa generan derecho a deducir el IVA soportado.
- Base imponible del IVA: es el importe sobre el que se aplica el tipo impositivo. No incluye el propio IVA ni otros recargos.
- IVA intracomunitario: regula la compraventa de bienes y servicios entre países de la UE. En muchos casos, el comprador debe autorrepercutirse el IVA.
- Régimen especial: hay regímenes específicos para sectores como agricultura, comercio minorista o recargo de equivalencia.
- Régimen simplificado del IVA: dirigido a autónomos con determinadas actividades. Simplifica la declaración mediante módulos.
- Devolución del IVA: si has soportado más IVA del que has repercutido, puedes solicitar su devolución. Hacienda tiene un plazo de hasta 6 meses para resolverla.
- Tratamiento contable del IVA: permite llevar un registro detallado de lo que se paga y se cobra en concepto de IVA, separando claramente el soportado y el repercutido.
Tipos de IVA en España
- General (21%): se aplica a la mayoría de productos y servicios.
- Reducido (10%): alimentación, transporte, hostelería, salud, etc.
- Superreducido (4%): productos de primera necesidad como pan, leche, libros…
- Régimen especial del 0%: se aplica de forma muy puntual a ciertos productos alimentarios básicos (actualmente en vigor por medidas excepcionales).
Retenciones de IRPF
Cuando se contratan servicios profesionales de autónomos, es obligatorio aplicar una retención de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) en la factura.
Esto significa que quien paga el servicio retiene un porcentaje del importe como adelanto del impuesto que deberá pagar el profesional a Hacienda, y lo ingresa directamente en su nombre.
Conceptos clave:
- Se aplica principalmente en facturas emitidas por autónomos profesionales a otras empresas o autónomos.
- El porcentaje habitual es generalmente del 15%, aunque en los primeros años de actividad puede aplicarse una retención reducida del 7%.
- La retención se resta del importe total a pagar, y debe indicarse claramente.
- La empresa o profesional que recibe la factura (no quien la emite) es el responsable de ingresar el IRPF.
Plazos de emisión y envío
Según la normativa vigente, las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente. Además, deben enviarse al cliente en un plazo razonable que garantice su correcta recepción y registro contable.
Con herramientas como DocuWare, puedes automatizar este proceso y asegurarte de que todas las facturas se emiten y se envían puntualmente, evitando olvidos, retrasos o sanciones por incumplimiento.
Conservación de facturas (duración y formato)
La ley obliga a conservar las facturas durante al menos seis años, tanto si están en papel como en formato digital. Además, deben mantenerse accesibles, legibles e íntegras en todo momento, especialmente ante una auditoría o inspección fiscal.
Gracias a soluciones como DocuWare, puedes digitalizar, archivar y clasificar todas tus facturas de forma segura y automatizada, asegurando el cumplimiento legal y ahorrando espacio y tiempo en su gestión.
Facturación electrónica obligatoria
La facturación electrónica será obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, según la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Su implantación será progresiva, a partir de la publicación del reglamento:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 12 meses después del reglamento.
- Resto de empresas y autónomos: 24 meses después.
La factura electrónica tendrá los mismos efectos legales que una tradicional, pero la Ley de Facturación Electrónica establece nuevos requisitos técnicos:
- Formato estructurado (como Facturae).
- Inclusión de un código QR y el correo electrónico del receptor.
- Necesidad de usar un software homologado para generarlas, enviarlas y conservarlas.
Esto implica que todas las empresas deberán adaptarse y comenzar a usar programas de facturación electrónica compatibles. Soluciones como DocuWare ya permiten gestionar facturas electrónicas de forma segura, automatizada y conforme a la normativa vigente y futura.
Errores comunes y cómo evitarlos
Estos son algunos de los errores más habituales en la gestión de la facturación, te contamos cómo puedes evitarlos:
- Emitir facturas fuera de plazo: automatiza los envíos con un software que permita programar fechas y alertas.
- Olvidar declarar el IVA o el IRPF en su momento: activa recordatorios fiscales y lleva un control claro de los vencimientos.
- No incluir todos los datos obligatorios en la factura: usa plantillas prediseñadas que incluyan automáticamente todos los campos requeridos.
- Perder o desordenar facturas: digitaliza y archiva de forma estructurada en un sistema de gestión documental seguro.
- No registrar las facturas en la contabilidad: integra tu software de facturación con el programa contable o ERP para evitar errores.
- No aplicar correctamente los tipos de IVA o las retenciones: revisa la normativa vigente y usa herramientas que actualicen automáticamente estos datos.
DocuWare te ayuda a automatizar todos estos procesos, una muy buena solución para prevenir errores.
Mejores prácticas en facturación
A continuación, te damos algunos consejos clave para que nada se te escape en el proceso de facturación.
Automatización del proceso
¿Alguna vez se te ha pasado enviar una factura y eso ha retrasado el cobro? ¿Has tenido bloqueos en la aprobación de pagos o atascos clasificando facturas? La solución pasa por automatizar el proceso de facturación.
Gracias al procesamiento automático de facturas, puedes tener un control total sobre todo el ciclo de facturación.
- Ubicación centralizada para todas las facturas, accesibles desde cualquier lugar.
- Archivado inteligente, que te permite encontrar cualquier documento al instante (ideal para auditorías).
- Flujos de trabajo dinámicos, para comprobar, aprobar y enviar facturas sin cuellos de botella.
- Conciliación automática de las facturas con otros documentos como pedidos y albaranes, optimizando el flujo de caja.
Con un software como DocuWare, puedes olvidarte del trabajo manual y repetitivo. Todo el proceso se vuelve más rápido, más transparente y mucho más eficiente.
Revisión periódica de la normativa
Las normativas cambian, y tu empresa debe adaptarse constantemente a los nuevos marcos legales. Por ejemplo, entre los marcos que impulsan la digitalización obligatoria se encuentran el SII y la factura electrónica. Con la entrada en vigor de estas medidas, la digitalización de las facturas dejará de ser opcional para convertirse en una obligación.
Contar con un software que se actualice automáticamente según la normativa vigente, como DocuWare, te permitirá cumplir con estos requisitos sin complicaciones ni riesgos.
Comunicación clara con los clientes
Una buena facturación también es una herramienta de fidelización. Informar claramente de los conceptos, fechas y formas de pago mejora la relación con el cliente y reduce retrasos o conflictos.
Conciliación bancaria
Llevar un control actualizado de los cobros y pagos facilita la gestión de tesorería y permite detectar errores o impagos rápidamente.
Si automatizas este proceso, podrás ahorrar tiempo, reducir errores humanos y tener siempre una visión clara del estado financiero.
Copia de seguridad de la información
Este es un punto clave que, sorprendentemente, muchas veces se nos pasa por alto. Para no perder información es fundamental realizar una copia de seguridad de todas las facturas, tanto emitidas como recibidas.
Con un software de gestión documental, como DocuWare, estas copias se generan de forma automática, por lo que no correrrás el riesgo de olvidarlas.
Conclusión
Un proceso de facturación bien gestionado no es solo una cuestión de cumplimiento legal, sino una forma de ganar eficiencia, ahorrar tiempo y tener un buen control financiero. Cada paso cuenta para mantener tu contabilidad en orden y evitar errores costosos.
Si quieres lograr facturación más ágil, segura y automatizada, DocuWare te ofrece todas las herramientas necesarias: procesamiento automático de facturas, archivo digital, cumplimiento normativo, integración con otros sistemas… y todo, desde una única plataforma. ¿Te ayudamos a simplificar tu facturación? ¡Contáctanos!
