Durante mucho tiempo, llegar al trabajo significaba invertir horas en tareas poco productivas como buscar documentos en carpetas digitales, incluso físicas, perseguir validaciones, cotejar facturas con pedidos y albaranes o revisar currículums uno a uno. Actividades necesarias, sí, pero repetitivas, manuales y de escaso valor añadido.
Precisamente por eso, la automatización en la empresa ha pasado tan rápidamente a formar parte del día a día de organizaciones de todos los tamaños que buscan trabajar mejor y menos carga administrativa innecesaria.
Hoy, la automatización en la empresa es uno de los pilares de la transformación digital. Y no empieza con grandes proyectos tecnológicos ni con cambios radicales, sino con algo mucho más cercano: la información y los documentos con los que trabajan las personas cada día. Por eso, hablar de automatización implica hablar también de gestión documental, de flujos de trabajo y de cómo la tecnología puede ayudar a que procesos, equipos y datos encajen de forma más eficiente.
Te contamos cómo aplicar la automatización en la empresa y sus beneficios.
Índice:
- Qué significa hoy "automatización en la empresa"
- Beneficios de la automatización en la empresa
- Dónde aplicar la automatización en tu empresa: procesos con más impacto
- Tecnologías clave para la automatización en la empresa
- Cómo empezar un proyecto de automatización en tu empresa
- Automatización y gestión documental: por qué empezar por los documentos
- Ejemplos de automatización en empresas
- Preguntas frecuentes sobre la automatización en las empresas
- Conclusión
Qué significa hoy "automatización en la empresa"
La automatización en la empresa consiste en el uso de tecnología para ejecutar tareas repetitivas y procesos empresariales de forma automática, con una intervención humana mínima y solo cuando realmente aporta valor, para permitir que los equipos se centren en actividades más estratégicas.
Para que la automatización en la empresa sea realmente posible, es imprescindible contar con una gestión documental sólida. Hoy esto es sencillo gracias a los software de gestión documental, como DocuWare, que permiten capturar, organizar y acceder a la información de forma centralizada y segura.
Sobre esta base, la automatización de flujos de trabajo permite ejecutar decisiones, aprobaciones y avisos siguiendo reglas claras y predefinidas. Y si a todo ello se suma la inteligencia artificial, mediante tecnologías como el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), la empresa puede extraer datos, clasificar información y tomar decisiones automáticas en tiempo real.
Estos constituyen los pilares sobre los que se apoya la automatización y la transformación digital de la empresa.
Pero para que haya un impacto real, no se trata solo de una automatización de procesos concretos, sino de entender cómo la automatización impacta en la empresa en su conjunto, en la productividad, en la experiencia del empleado, en la atención al cliente y en la capacidad de crecer.
Beneficios de la automatización en la empresa
La automatización en la empresa aporta beneficios muy concretos y medibles, con mejoras reales en el día a día de los equipos y un sentimiento mayor de poder realizar tareas de valor, ¿quién no se alegra de no tener que estar media mañana cotejando facturas con albaranes?
- Ahorro de tiempo: este es un beneficio evidente, automatizar tareas repetitivas como archivar documentos, buscar información o reenviar correos permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a trabajos repetitivos.
- Reducción de errores humanos: los sistemas automatizados aplican reglas de validación, controles y avisos que evitan errores comunes como datos incompletos, documentos duplicados o aprobaciones olvidadas. Esto es especialmente crítico en áreas como finanzas o recursos humanos.
- Mayor productividad del equipo: al automatizar tareas de bajo valor, los empleados pueden centrarse en actividades que sí aportan como análisis, toma de decisiones, negociaciones, etc.
- Visibilidad y Control: la automatización en la empresa permite una total trazabilidad, saber en qué estado está cada documento o proceso, quién ha intervenido y cuándo.
- Cumplimiento y seguridad: automatizar procesos empresariales reduce el riesgo de pérdida de información, garantiza accesos controlados y facilita el cumplimiento normativo, incluyendo RGPD y auditorías internas o externas.
- Escalabilidad: la automatización acompaña el crecimiento de una empresa sin necesidad de aumentar proporcionalmente los recursos.
Un ejemplo claro es el de un departamento de Finanzas que automatiza el procesamiento de facturas de proveedores. Las facturas se reciben de forma digital, los datos se extraen automáticamente, se validan según reglas predefinidas y se envían a aprobación sin necesidad de correos ni seguimientos manuales. El resultado es una reducción clara de los días de cierre mensual, menos errores y menos consultas internas sobre el estado de cada factura. Todo el flujo queda conectado con el resto de sistemas de la empresa y es totalmente trazable en tiempo real. DocuWare ofrece un procesamiento automático de facturas que facilita todo este proceso.
Algo similar ocurre en Recursos Humanos cuando se automatiza el onboarding de nuevos empleados. La documentación se recopila de forma estructurada, las firmas se solicitan automáticamente y los datos se reutilizan en distintos sistemas sin duplicidades. El equipo de RR. HH. reduce tareas administrativas, el nuevo empleado vive una experiencia más ágil desde el primer día y la empresa gana en control y cumplimiento.
En ambos casos, la clave no está solo en digitalizar documentos, sino en la automatización de flujos de trabajo que conectan personas, datos y sistemas.
Dónde aplicar la automatización en tu empresa: procesos con más impacto
No todas las tareas pueden ser automatizadas ni obtienen los mismos beneficios en caso de hacerlo, la automatización en la empresa suele empezar en áreas donde hay más volumen de documentos, más tareas repetitivas y más riesgo de errores. Veamos algunos ejemplos.
Finanzas y contabilidad
En finanzas, la automatización del flujo de facturas de proveedores es uno de los casos de uso más habituales. La recepción automática de facturas, la extracción de datos mediante inteligencia artificial, la validación según reglas predefinidas y la aprobación automática permiten integrar la información con el ERP sin duplicidades.
También se automatiza la gestión de pedidos y albaranes, facilitando la conciliación de documentos. El beneficio principal es evidente, menos errores humanos, cierres contables más rápidos y un mejor control de la tesorería.
Compras y gestión de contratos
La automatización en la empresa también tiene un gran impacto en el departamento de compras. Automatizar solicitudes, órdenes de compra y contratos con proveedores permite aplicar reglas según importes o tipos de proveedor, mantener un control de versiones y recibir alertas de renovación.
El resultado es un menor riesgo de contratos caducados, mejores condiciones negociadas y una transparencia total en los procesos de compra.
Docuware ofrece soluciones específicas tanto para la gestión tanto para la gestión de compras como para la gestión de contratos, donde la automatización se apoya en flujos de trabajo configurables, control documental y trazabilidad completa.
Recursos Humanos
En recursos humanos automatizar tareas es fundamental en procesos como el cribado de curriculums o el el onboarding. La recopilación de documentación, las firmas electrónicas y las altas en diferentes sistemas pueden gestionarse sin correos interminables ni documentos escondidos en cientos de carpetas.
Además, la automatización de expedientes de empleados, solicitudes de vacaciones o formación reduce la carga administrativa y mejora la experiencia del empleado desde el primer día.
Todos salen ganando, el departamento tiene menos carga administrativa y los empleados una mejor atención.
Ventas y atención al cliente
La automatización en la empresa también mejora la gestión comercial. Automatizar la creación y gestión de ofertas, contratos y documentación asociada a clientes potenciales permite acelerar los ciclos de venta.
En atención al cliente, los flujos automatizados para reclamaciones o incidencias garantizan tiempos de respuesta más cortos y un histórico completo y accesible de todas las interacciones.
Los clientes se sienten más satisfechos al ver reducidos los plazos de respuesta y las soluciones pueden basarse en un histórico de datos trazables y verificables.
Calidad, legal y cumplimiento
En áreas de calidad y legal, la automatización del control documental de procedimientos, políticas y certificados es clave, así como la trazabilidad de revisiones, aprobaciones y accesos.
Todo este control documental facilita las auditorías y reduce el riesgo de incumplimientos normativos.
Tecnologías clave para la automatización en la empresa
La automatización en la empresa no depende de una única herramienta, sino de la combinación de varias tecnologías. Cuando estas tecnologías se integran en una única plataforma en la nube, los procesos dejan de ser fragmentados y funcionan de forma conjunta.
- Gestión documental (DMS / ECM): la gestión documental es el punto de partida. Un repositorio centralizado, con control de versiones, permisos y trazabilidad, permite que todos los documentos estén accesibles y organizados.
En DocuWare, por ejemplo, una factura puede capturarse automáticamente desde el correo electrónico o un escáner, almacenarse en un repositorio seguro y quedar disponible de inmediato para los siguientes pasos del proceso, sin intervención manual. - Flujos de trabajo y BPM: Sobre esa base documental se construyen los flujos de trabajo. Estas herramientas permiten definir qué ocurre con cada documento, quién lo revisa, quién lo aprueba y las acciones.
- Por ejemplo, DocuWare permite que, una vez archivada una factura o un contrato, se active automáticamente un flujo de aprobación según reglas como el importe, el departamento o el proveedor, manteniendo todo el proceso visible y trazable en tiempo real.
- Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) y OCR avanzado: la inteligencia artificial añade un nivel adicional de automatización. Mediante IDP y OCR avanzado, los sistemas pueden extraer datos clave incluso cuando los documentos no siguen un formato fijo.
En DocuWare, esto significa que datos como importes, fechas o números de pedido se extraen automáticamente de facturas o contratos y se utilizan directamente en los flujos de trabajo, reduciendo la introducción manual de datos y los errores asociados. - Integraciones y conectores: para que la automatización sea completa, la información debe fluir entre sistemas. Las integraciones con ERP, CRM, correo electrónico u otras herramientas empresariales evitan duplicidades y reprocesos.
Por ejemplo, DocuWare puede enviar automáticamente los datos validados de una factura al ERP o actualizar el estado de un contrato en el sistema de gestión correspondiente, todo desde la nube y sin pasos manuales adicionales.
Cómo empezar un proyecto de automatización en tu empresa
Lo más importante es tener un buen criterio, empezar por aquellos departamentos donde más beneficios se pueden obtener e ir escalando desde ahí, siempre acompañando con formación a los empleados y medición de resultados. Te damos unos pasos que te pueden ayudar:
- Identificar procesos candidatos: procesos con alto volumen de documentos, tiempos largos o errores frecuentes son los que van a obtener beneficios más evidentes.
- Priorizar quick wins: automatizar tareas como facturas, contratos u onboarding permite medir resultados rápidamente.
- Diseñar el flujo ideal: definir quién interviene, qué datos se necesitan y qué reglas se aplican en cada uno de los procesos, el diseño de un flujo es clave para su éxito.
- Seleccionar la solución adecuada: es importante que reúna una serie de características para que todo sea más sencillo, permita crecer sin grandes inversiones y se integre con tus flujos actuales. Asegúrate de que sea cloud, escalable, que integre gestión documental, flujos de trabajo e IDP, y que se conecte con los sistemas existentes.
- Empezar con un piloto y medir: lo ideal es empezar por un solo proceso y definir indicadores de éxito antes de empezar, para evaluar el impacto real.
- Escalar a otros procesos: una vez validado el modelo, y comprobada su utilidad, la automatización ya puede extenderse a otros departamentos.
Automatización y gestión documental: por qué empezar por los documentos
En la mayoría de los procesos empresariales, la información clave se gestiona a través de documentos: facturas, contratos, albaranes, solicitudes o formularios. Por eso para comenzar con la automatización empresarial hay que empezar por organizar y centralizar toda la documentación.
Una buena gestión documental permite unificar la información, controlar versiones y accesos y eliminar duplicidades. Al combinarla con flujos de trabajo e inteligencia artificial, es posible automatizar procesos de principio a fin: desde la captura del documento y la extracción de datos hasta su validación, aprobación e integración con otros sistemas.
Esto es especialmente eficaz en flujos como el procesamiento de facturas, la gestión de contratos, los procesos de recursos humanos o el control de calidad, donde la automatización mejora la trazabilidad, reduce errores y simplifica el trabajo diario. Plataformas como DocuWare ofrecen soluciones para esos casos concretos para automatizarlos de forma progresiva y sin proyectos complejos, con la gestión documental como base de la automatización en la empresa.
Ejemplos de automatización en empresas
La automatización en la empresa cobra sentido cuando se traslada a situaciones reales, con ejemplos concretos que se adaptan al contexto y al sector de cada organización.
- En una pyme industrial, por ejemplo, automatizar la gestión de facturas de proveedores y los pedidos de compra permite reducir de forma notable el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejorar el control del stock y de los pagos, sin depender de revisiones manuales constantes.
- En una empresa de servicios profesionales, la automatización suele centrarse en personas y relaciones. Automatizar el onboarding de empleados y la gestión de contratos con clientes simplifica la recopilación de documentación, agiliza las firmas y garantiza un mayor control sobre versiones y vencimientos, mejorando tanto la experiencia del empleado como el cumplimiento normativo.
- En el ámbito educativo o en la administración local, la automatización de expedientes y trámites recurrentes ayuda a gestionar mejor grandes volúmenes de documentación, acortar plazos y ofrecer un servicio más ágil y transparente a estudiantes y ciudadanos.
Preguntas frecuentes sobre la automatización en las empresas
A continuación te respondemos algunas de las dudas más frecuentes de la automatización en las empresas.
¿Qué procesos conviene automatizar primero en una empresa?
Lo más recomendable es empezar por aquellos procesos que manejan un alto volumen de documentos, implican tareas repetitivas y generan retrasos o errores frecuentes. Ámbitos como el procesamiento de facturas, la gestión de contratos, el onboarding de empleados o los trámites internos suelen ofrecer resultados rápidos y fáciles de medir. Automatizar estos procesos permite liberar tiempo desde el primer momento y sentar una base sólida para extender la automatización al resto de la empresa.
¿La automatización en la empresa es solo para grandes compañías?
No. Aunque tradicionalmente se asociaba a grandes organizaciones, hoy la automatización en la empresa es accesible también para pymes y organizaciones medianas. Las soluciones en la nube permiten empezar con procesos concretos y escalar progresivamente, sin grandes inversiones iniciales ni proyectos complejos. Plataformas como DocuWare están pensadas precisamente para adaptarse al tamaño y al ritmo de cada empresa.
¿Qué diferencia hay entre digitalización y automatización en la empresa?
Digitalizar consiste en convertir documentos en papel en formato digital, pero el trabajo sigue siendo manual. Automatizar implica que los procesos empresariales funcionen de forma automática, estructurada, con reglas, flujos y decisiones que se ejecutan sin intervención humana constante.
¿Cómo se mide el retorno de la inversión (ROI) de la automatización?
El ROI de la automatización se mide observando indicadores muy concretos como reducción de tiempos de ciclo, disminución de errores humanos, ahorro de costes administrativos y mejora en la productividad de los equipos. También influyen factores menos visibles, pero igual de importantes, como una mejor experiencia del empleado o una atención al cliente más rápida y consistente.
¿Qué papel tiene la gestión documental en la automatización de la empresa?
La gestión documental es la base sobre la que se construye la automatización en la empresa. Centralizar la información, controlar versiones y definir accesos permite que los flujos de trabajo funcionen de forma fiable y segura. Sin una gestión documental sólida, la automatización se vuelve frágil y difícil de escalar. Por eso, soluciones como DocuWare parten de los documentos para conectar personas, procesos y sistemas en un entorno controlado.
Conclusión
Automatizar tareas repetitivas, reducir errores humanos y ganar visibilidad sobre los procesos permite a las organizaciones ser más ágiles, eficientes y escalables, sin aumentar la carga administrativa. Es una forma más inteligente de trabajar que reduce recursos y horas en tareas de poco valor para enfocarse en tomar mejores decisiones, cuidar la experiencia de empleados y clientes y adaptarse con rapidez a los cambios.
DocuWare acompaña a las empresas en su camino hacia la automatización de forma práctica y progresiva. Su plataforma en la nube combina gestión documental, flujos de trabajo e inteligencia artificial para automatizar procesos clave como facturas, contratos, recursos humanos o calidad, integrándose con los sistemas existentes y creciendo al ritmo de cada organización. Si tu empresa quiere dar el siguiente paso hacia una automatización real y sostenible. Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
