Los correos electrónicos son más que un medio de comunicación, ya que contienen información empresarial crítica. Aunque tienden a ser informales y eso nos induce a pensar que no es necesario archivarlos ni buscar en ellos, nos olvidamos que algunos correos electrónicos deben conservarse para cumplir la normativa.
Indice
- La importancia de archivar el correo electrónico
- Ventajas del archivado de correo electrónico
- Almacenamiento digital centralizado
- Indexación eficiente
- Integración perfecta con tu software de correo electrónico
- Cumplimiento de las normativas legales
- Protege tus datos
- ¿Por qué mi empresa necesita archivar el correo electrónico?
¿Cuántas veces te has desplazado por la bandeja de entrada o los enviados, buscando sin éxito mails importantes o archivos adjuntos que olvidaste guardar con otros documentos relacionados con el proyecto? Además, algunos cometemos el error de utilizar la bandeja de entrada del correo electrónico como lista de tareas pendientes.
Indexación eficiente
Con un sistema de gestión documental (DMS) que incluya el archivado de correo electrónico, puedes configurar reglas para que los correos electrónicos rellenen automáticamente una lista de tareas, se guarden en carpetas con documentos relacionados o activen un flujo de trabajo. Explora las ventajas del archivado de correo electrónico, que mantiene organizados los registros importantes, ofrece una potente búsqueda y permite a tu empresa cumplir la normativa.
La importancia de archivar el correo electrónico
El software de archivado de correo electrónico te permite cumplir los requisitos legales, gestiona los registros y apoya las auditorías internas y externas. También puede desempeñar un papel importante en la resolución de disputas sobre propiedad intelectual. La mayoría de las empresas, incluso las pequeñas y medianas, están sujetas a normativas de archivado estatales, federales o sectoriales. Esto significa que tanto los mensajes que recibes como los que envías, incluidos los archivos adjuntos, deben organizarse y almacenarse adecuadamente para que estén fácilmente disponibles si se necesitan para una auditoría, para demostrar el cumplimiento o para responder rápidamente a una pregunta de un cliente o partner.
Ventajas del archivado de correo electrónico
Una de las mayores ventajas es la cantidad de tiempo que te ahorras en frustrantes búsquedas de información. También puedes:
- Almacena los mensajes con un clic o archiva el correo electrónico automáticamente en una carpeta o lista de tareas según parámetros preestablecidos.
- Sé selectivo para que los duplicados y los mensajes estándar se descarten automáticamente cuando sea necesario.
- Elimina la posibilidad de que los correos electrónicos se pierdan o se archiven incorrectamente.
- Aplica automáticamente periodos de retención para garantizar que los documentos se guardan o eliminan según los requisitos legales.
- Busca todos los correos electrónicos almacenados de un remitente o empresa concretos con los resultados mostrados directamente en tu buzón de correo electrónico.
- Las empresas pueden diseñar políticas de archivado personalizadas que cumplan sus requisitos específicos.
Almacenamiento digital centralizado
A menudo, un DMS proporciona un archivado de correo electrónico que incluye funciones como copias de seguridad, recuperación ante desastres, gestión de flujos de trabajo, formularios en línea y firma electrónica. Almacenar el correo electrónico y los documentos relacionados en una solución de software permite a cualquier usuario autorizado acceder a una visión completa de un tema o transacción. Así, todos los miembros de un equipo o departamento se remiten a una única fuente de verdad. Y ya no es necesario esperar para resolver un asunto hasta que una persona con acceso al seguimiento del correo electrónico esté disponible.
La solución debe tener una trazabilidad de auditoría a prueba de manipulaciones que registre quién cambió, vio o imprimió un documento o aprobó una transacción. Así, la organización puede demostrar que cumple todos los requisitos de retención, restricción de acceso y normativos necesarios.
Indexación eficiente
Un sistema de archivado de correo electrónico añade información de indexación a los mensajes de correo electrónico y a los archivos adjuntos. Hace que el correo electrónico se pueda buscar y permite que la recepción de un correo electrónico inicie un flujo de trabajo digital. Otra práctica función, extrae nombres personales y de empresa de fuentes externas, como libretas de direcciones y CRMs.
Integración perfecta con tu software de correo electrónico
Con el software de archivado de correo electrónico, un empleado no tiene que cerrar su buzón para guardar el mail y los archivos adjuntos. Todas las funciones importantes de archivado están disponibles directamente en Microsoft Outlook u otro proveedor de correo electrónico. Esto se aplica tanto a las importaciones automáticas que hayas programado como al correo electrónico relacionado con una transacción, como una factura o un contrato. Marca como archivado el correo electrónico que quieras conservar en Microsoft Outlook u otro programa de correo electrónico.
Cumplimiento de las normativas legales
El archivado de correo electrónico es especialmente crucial en empresas con un gran número de buzones cuando, por ejemplo, se crea un registro virtual para encontrar mensajes de correo electrónico bajo citación u otros procedimientos legales. También aplica automáticamente los calendarios de retención y elimina los correos electrónicos que ya no debes conservar.
La conservación del correo electrónico relacionado con la empresa es una obligación en muchos sectores muy regulados, como los servicios financieros, la administración pública y la sanidad. Por ejemplo, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en EE.UU. exige que las organizaciones sanitarias archiven todos los correos electrónicos que contengan información sanitaria protegida (PHI) durante al menos seis años. Deben establecerse controles de acceso y medidas de recuperación ante desastres para proteger la privacidad de los pacientes y evitar la pérdida de datos por fallos del sistema o interrupciones imprevistas.
Protege tus datos
La seguridad de los datos es un elemento importante de cualquier iniciativa de cumplimiento. Una solución de archivado de correo electrónico debe proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, encriptación, separación de datos de clientes y datos del sistema, y otras estrategias de gestión de datos.
Además, los ciberataques pueden afectar a cualquier organización. La forma más habitual de que los hackers entren en un sistema es a través del phishing y otras amenazas por correo electrónico. El malware y el ransomware pueden incrustarse en documentos e infiltrarse en el sistema cuando se abren en el dispositivo local de un usuario. Una ventaja de utilizar un sistema en la nube es que la infraestructura y las estaciones de trabajo de los usuarios están separadas, lo que reduce este riesgo. El archivado digital seguro protege activamente contra estas amenazas maliciosas, de modo que ni el entorno del usuario ni la propia plataforma de software se ven amenazados.
¿Por qué mi empresa necesita archivar el correo electrónico?
Microsoft Outlook y otros programas de correo electrónico se diseñaron para la comunicación, no para el almacenamiento organizado, la seguridad o la facilidad de búsqueda. Una solución de archivado de correo electrónico que forme parte de un DMS convierte tu correo electrónico en un activo empresarial en lugar de una fuente de problemas. También protege a tu empresa de los riesgos asociados a correos electrónicos perdidos o mal archivados, registros incompletos, administración de contratos, incumplimientos y otros problemas empresariales.
