5 formas en que las empresas usan los formularios electrónicos para mejorar sus procesos empresariales

Los formularios en línea ahorran tiempo al personal administrativo, mejoran la eficacia y abren nuevas posibilidades, como compartir datos con otro software empresarial y utilizar formularios para iniciar flujos de trabajo automatizados. La lógica incorporada garantiza que todos los campos del formulario se rellenen correctamente antes de que el usuario haga clic en enviar. Además, la externalización de la entrada de datos a cada persona que rellena un formulario reduce significativamente los errores y elimina el tiempo dedicado a descifrar un manuscrito o a localizar la información que falta.

Existen muchas otras razones para sustituir los formularios en papel y PDF por un formulario electrónico. He aquí algunos ejemplos.

1.  Fabricación: onboarding

El nuevo empleado rellena un formulario en línea y los datos se utilizan para rellenar la inscripción en la seguridad social, la solicitud de TI y otros formularios de empleo.

El proceso de incorporación incluye formación relacionada con el sector que debe completarse en las cuatro primeras semanas de empleo. Cada semana, los nuevos empleados reciben un formulario con enlaces a cursos en línea y otra información específica necesaria. Completan los cursos y realizan un examen. Su puntuación se registra en un formulario web.

RRHH recibe una notificación sobre si se ha completado cada tarea semanal, para que pueda hacer el seguimiento necesario.

2.  Seguros: suscripción y cotizaciones
Antes, un formulario en papel de varias páginas incluía la cobertura de responsabilidad por prácticas laborales, responsabilidad civil, responsabilidad profesional y seguridad de la red.

Ahora, con DocuWare Forms y su lógica condicional integrada, sólo se muestran en el formulario electrónico las preguntas pertinentes para la cobertura que el corredor está cotizando. En función de sus respuestas a las preguntas iniciales, los solicitantes responden hasta 20 preguntas o tan sólo 5. La información se almacena electrónicamente y se elimina la introducción de datos por parte de la empresa.

3.  Sector sanitario: facturación médica

 
En una gestoría de facturación médica que administra los ingresos de 100 médicos, su equipo de seguimiento de cuentas investiga cuando una aseguradora deniega un cargo. Puede tratarse de una simple corrección debida a un cambio de dirección o a una fecha de servicio incorrecta. Si la factura puede volver a presentarse, el equipo utiliza DocuWare Forms para documentar el cambio.

DocuWare también elabora una lista de ajustes, de modo que la factura puede corregirse y volver a enviarse para su pago. Si un cargo debe cancelarse, el grupo de cuentas por cobrar rellena un formulario adicional diseñado a tal efecto.

4.  Educación: portal para padres
Un portal en línea implantado en el sistema educativo, permite a los padres, acceder a informes de notas, registros de asistencia, horarios e información adicional. Los profesores también envían a los padres actualizaciones de los progresos a través del portal. Los padres utilizan un formulario web para registrarse en el portal y reciben un correo electrónico con su nombre de usuario y contraseña. Los centros escolares también utilizan formularios web para solicitar información o programar reuniones con los profesores.

5.  Arrendamiento financiero: nuevo cliente en proceso de adhesión
Todo el personal de ventas lleva dispositivos electrónicos cuando visita a un cliente. Introducen la información de contacto del cliente, el plazo de arrendamiento y los productos solicitados. El cliente firma el formulario en línea, y esta autorización pone en marcha un flujo de trabajo que notifica al almacén que los equipos deben enviarse. El equipo de ventas ya no tiene que ir y venir a la oficina a realizar todo el papeleo. Esta automatización reduce el tiempo que transcurre entre el pedido y la entrega de 2 o 3 semanas a 4 días.

¿Por qué sustituir los formularios en papel y PDF por formularios electrónicos?

• Ahorro de tiempo: Libere una cantidad significativa de tiempo eliminando el uso de formularios en papel. Los formularios electrónicos pueden completarse y enviarse en línea de forma rápida y sencilla, sin necesidad de almacenamiento físico ni procesamiento manual.
• Reducción de gastos: Ahorre dinero en costes de impresión y almacenamiento ya que los formularios electrónicos no requieren papel ni espacio físico para guardarse.
• Mejora en la precisión: Minimice los errores que pueden producirse con los formularios en papel, ya que se reduce el tiempo perdido intentando descifrar una letra ilegible o buscando la información que falta cuando los campos de datos están en blanco. Los formularios digitales también pueden incorporar reglas de validación para garantizar que los datos son precisos y están completos.
• Mejora de la seguridad: Proporcionan una capa adicional de seguridad en comparación con los formularios tradicionales en papel. Los formularios electrónicos pueden protegerse con contraseña y almacenarse en servidores seguros para salvaguardar los datos confidenciales.
• Disponibilidad inmediata: Rellene formularios digitales en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto permite a los empleados rellenar formularios a distancia, lo que contribuye a agilizar las operaciones y permite a los miembros del equipo trabajar desde casa o desde donde se encuentren. Las personas ajenas a su organización, como clientes y proveedores, también pueden cumplimentar estos formularios sin necesidad de enviarlos por correo electrónico o acudir a su oficina.
• Respeto por el medio ambiente: Reduzca el uso de papel, tinta y correo postal y la huella de carbono de su empresa.

Los clientes de DocuWare utilizan los formularios electrónicos para resolver los problemas de información y aprovechar las ventajas del flujo de trabajo automatizado. Sus empleados ya no perderán tiempo llevando documentos en papel de un escritorio a otro. Las funciones de firma digital hacen que los formularios en línea sean aún más útiles, ya que proporcionan una forma de rellenar los formularios sin necesidad de contacto. Al combinar formularios electrónicos con flujos de trabajo digitales, puede activar tareas de seguimiento, escalar aprobaciones y alertas en función de si se ha enviado un formulario. Los usos de los formularios electrónicos son tan variados como las necesidades de su empresa. Si sus objetivos son aumentar la rentabilidad y mejorar la productividad, los formularios electrónicos son adecuados para su empresa.

Nota del redactor: Este post ha sido actualizado y se ha añadido nueva información.