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Un logiciel RH constitue une solution numérique qui permet d’organiser, d’attribuer et de réaliser des tâches ayant trait aux ressources humaines. Il a souvent pour vocation d’automatiser les tâches qui étaient autrefois effectuées manuellement, afin que les employés puissent effectuer leur travail rapidement et sans difficulté. Il ne simplifie pas seulement le travail du responsable des RH, mais également celui des autres superviseurs et salariés qui voient leur productivité augmenter.
Un logiciel RH est généralement conçu pour être utilisé sur un ordinateur, mais de plus en plus de solutions sont également compatibles avec les smartphones et les tablettes. Grâce à cela, les salariés peuvent accéder à des données essentielles lorsqu’ils travaillent à distance, et ainsi bénéficier d’une certaine flexibilité au niveau de leur emploi du temps. D’ailleurs, le fait d’autoriser son personnel à travailler depuis son domicile peut redynamiser les équipes en rééquilibrant la place consacrée au travail et à la vie personnelle.
Avec un logiciel RH, vous pouvez prendre des décisions en comparant des données collectées au sujet de vos employés ou clients. Admettons que deux de vos collaborateurs souhaitent postuler en interne à un nouveau poste qui s’ouvre. Après avoir comparé les données dans un logiciel RH, vous pourrez par exemple remarquer que le premier est très peu absent et travaille pour vous depuis longtemps, alors que le second obtient de meilleurs scores lors des évaluations de performances et est à l’origine de moins d’incidents. Il est également possible que vous notiez que ce dernier effectue plus de ventes chaque année, ce qui vous encourage alors davantage à lui accorder la promotion.
Les logiciels développés pour les responsables RH simplifient aussi le processus de recrutement de candidats externes à l’entreprise. En effet, vous pouvez planifier des entretiens et créer un fichier numérique pour chaque postulant, puis examiner les opérations de production en cours afin de vous assurer d’organiser ces rencontres à des heures où la charge de travail n’est pas intense. D’autre part, vous pouvez informer d’autres collaborateurs de la tenue de ces mêmes entretiens, comme le responsable marketing qui peut souhaiter y assister si le poste concerne l’équipe des ventes. De cette façon, vous engagez uniquement des individus qui répondent réellement aux critères, et qui n’ont pas simplement brillé par leurs paroles.
Un logiciel RH est, par ailleurs, synonyme de satisfaction des clients et de productivité. Imaginions que vous êtes le propriétaire d’un restaurant. Votre outil vous suggère de faire appel à 30 employés et non à 25 pour le coup de feu du soir. Au début, vous pensez que ce nombre est trop élevé, mais le chiffre d’affaires sur lequel celui-ci s’est basé indique que vous pouvez vous le permettre. En augmentant les effectifs, vous avez l’opportunité de traiter plus rapidement les commandes et de servir davantage de clients. Vous n’avez donc pas à déplorer de manque à gagner.
Même s’ils sont volontaires et que vous payez les heures supplémentaires de vos employés, ces derniers ne peuvent pas non plus travailler sans interruption. Aussi investis soient-ils, des tâches et projets importants peuvent donc rester inachevés. Un logiciel RH permet de simplifier les tâches chronophages pour aider vos salariés à mener leurs attributions à bien plus promptement. Par conséquent, vous n’avez pas à débourser d’argent pour rémunérer de nouvelles recrues, et vous réalisez des économies sur les heures supplémentaires.
Avec un logiciel RH, l’exécution d’opérations comme l’établissement des plannings ou le contrôle des performances est améliorée. Voici certaines des actions que vous pouvez effectuer avec celui-ci :
Si vous avez déjà travaillé dans une entreprise qui centralise le temps de présence dans un simple calendrier ou registre, vous savez sûrement à quel point le suivi des absences et des retards peut alors se révéler hasardeux, d’autant que cette méthode n’est absolument pas pratique pour les responsables et les personnes qu’ils supervisent. Un logiciel RH, par contre, garde une trace numérique de toutes ces informations. Par ailleurs, les employés peuvent même envoyer des demandes de congés via celui-ci, ce qui évite d’avoir à s’entretenir avec un responsable au préalable.
Les fichiers rédigés à la main ne représentent pas une méthode organisationnelle optimale car ils peuvent être facilement perdus ou détruits. Si vous êtes victime d’un cambriolage, d’un incendie ou d’une inondation, vous risquez donc de ne plus pouvoir accéder du tout à des données cruciales.
Les logiciels RH permettent aussi bien aux petites entreprises qu’aux grandes entreprises pour mettre en place des procédures type et intuitives pour réaliser des tâches essentielles. Vous pouvez envisager de faire l’acquisition d’un tel outil si vous souhaitez optimiser les points suivants :
La quasi-totalité des entreprises peut tirer avantage d’un logiciel RH, même les nouvelles qui dénombrent très peu d’employés. Car il se révèle utile dès le premier jour, vous avez l’assurance d’une exécution fluide des tâches. D’autre part, les responsables peuvent dès lors se concentrer sur d’autres sujets, comme la réduction des accidents du travail ou l’augmentation des effectifs aux heures moins appréciées.
Un logiciel RH n’est pas uniquement destiné au travail de bureau. Vous pouvez en faire usage si vous dirigez un restaurant ou une boutique, ou si vous fournissez des services médicaux dans un grand hôpital. Il existe des solutions qui s’adressent à diverses professions, des directeurs en passant par les praticiens.
Quel que soit votre secteur, la gestion des paies est une tâche potentiellement harassante, même dans une petite société. Un logiciel RH peut effectuer un suivi de chaque heure travaillée, puis transmettre ces données à un prestataire qui procède ensuite aux virements ou à la rédaction des chèques correspondants. Autre chose : si vous faites pointer vos employés à leur arrivée et à leur départ dans un système RH, tout conflit lié au nombre d’heures réellement dues n’a plus lieu d’être. Enfin, vous avez la possibilité de surveiller les absences et les retards, ce qui peut vous aider à identifier les salariés qui ne sont pas suffisamment consciencieux.
Il est probable que vous rentriez souvent chez vous sans avoir réalisé toutes vos tâches quotidiennes. Comme un logiciel RH vient mettre fin aux opérations manuelles, vous et votre équipe pouvez consacrer davantage de temps à celles qui comptent, afin de respecter les délais.