Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L’automatisation des processus implique d’exploiter certaines technologies afin de mettre fin aux processus manuels, en particulier ceux répétitifs. Ceux-ci induisent souvent l’emploi du papier, comme lors du traitement des factures ou de la gestion des employés. Grâce à l’automatisation, n’importe quelle tâche simple et répétitive peut être transférée dans un espace de travail virtuel, ce qui permet de faire appel à un nombre bien plus réduit de ressources humaines. En outre, vous obtenez des résultats plus cohérents, et plus rapidement.
Imaginons un document papier qui doit obligatoirement passer entre les mains d’un représentant commercial externe, d’un directeur commercial, d’un vice-président et, enfin, d’un directeur d’exécution. Il est possible que plusieurs jours soient nécessaires à son traitement, voire même qu’il soit égaré dans l’intervalle. Grâce à l’automatisation, ce document peut être dématérialisé et transféré en toute simplicité entre les divers départements. De plus, vous pouvez recevoir, à chaque fois, une confirmation indiquant que la personne concernée l’a bien réceptionné. Cette forme de gestion dématérialisée des documents n’est qu’un exemple parmi d’autres. Il prouve que l’automatisation des processus aide à optimiser les opérations, et ce de façon toujours plus significative.
Avantages clés de l’automatisation des processus
L’objectif premier de l’automatisation est la possibilité d’accroître l’efficacité, de proposer de meilleurs services aux clients et, in fine, d’augmenter les profits. Avant d’y parvenir, de nombreux bénéfices peuvent déjà être tirés à plus faible échelle. Certains sont détaillés ci-dessous.
- Réduction du temps passé à réaliser des tâches manuelles : la réalisation de tâches simples, comme la mise en circulation de documents papier, la copie de rapports, l’envoi d’e-mails et la compilation de données, peut nécessiter un temps conséquent. Dans de nombreux cas, elle peut même exiger l’engagement total d’employés spécialisés. Avec l’automatisation des processus, les entreprises peuvent considérablement réduire les durées passées sur de telles opérations, ce qui permet aux employés de se consacrer à d’autres tâches plus cruciales.
- Limitation du nombre d’erreurs humaines : même les employés les plus attentifs font des erreurs. En outre, vous savez à quel point une case incorrectement cochée ou l’absence de signature peut avoir une incidence néfaste sur un document critique. Avec l’automatisation des processus, les erreurs humaines peuvent immédiatement être détectées et corrigées. Ainsi, l’exécution de fonctions importantes se fait de manière beaucoup plus fiable.
- Sécurité améliorée : un workflow numérique constitue un environnement sécurisé au sein duquel les documents sont constamment sauvegardés et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
- Flexibilité amplifiée : dans le monde professionnel d’aujourd’hui, les besoins d’un client peuvent changer d’une seconde à l’autre. Si vous employez le bon logiciel d’automatisation, vous pourrez rapidement les prendre en compte.
- Diminution des coûts : comme chacun sait, le temps est extrêmement précieux, et l’automatisation des processus peut vous permettre de l’économiser drastiquement. Si vos employés se consacrent exclusivement à leurs attributions principales et n’ont plus à s’interrompre pour localiser des documents papier, vous tirerez pleinement parti de leur expertise.
- Hausse de la satisfaction des employés et des clients : à l’heure actuelle, la main d’œuvre est mieux formée qu’auparavant et plus qualifiée que jamais. Avec l’automatisation des processus, vos employés peuvent davantage mettre en pratique leurs connaissances, glanées après plusieurs années d’études et d’expérience, pour exécuter des tâches qui ont du sens, et non plus répétitives. Par conséquent, car votre personnel est plus satisfait, vous êtes plus à même d’offrir des services optimaux à vos clients.
Possibilités insoupçonnées
Bien que l’automatisation des processus soit généralement privilégiée pour gérer les tâches répétitives, elle peut également constituer un atout non négligeable à de multiples niveaux d’une entreprise.
Il ne s’agit pas, par exemple, de simplement moderniser les méthodes de copie. Considérez également les installations. En effet, en employant des ampoules et des thermostats intelligents, notamment, vous pouvez automatiser les tâches de maintenance qui nécessiteraient sinon de faire appel à du personnel spécialisé. En combinant les technologies du quotidien et les logiciels d’automatisation adéquats, vous pouvez économiser de précieuses minutes chaque jour, voire plusieurs heures chaque année ensuite.
L’automatisation des processus peut également représenter l’alternative idéale pour les ressources humaines. Le processus d’embauche pouvant induire un nombre important de documents devant être transmis à de nombreuses personnes, son automatisation, dans un environnement en ligne centralisé, permet à tous d’accéder aisément à ceux-ci, d’y ajouter des commentaires et de confirmer une contribution. Certains outils automatisés peuvent même aider les responsables en recrutement à examiner les candidatures, à sélectionner des profils et à en rejeter d’autres. Qu’il soit question de planifier des réunions, d’assister les employés avec des problèmes techniques ou de revoir les infrastructures, l’automatisation des processus est garante d’un lieu de travail faisant rimer efficacité et productivité.
Comment se lancer
Si vous avez fait le choix d’automatiser vos processus, vous devez effectuer certaines actions spécifiques. La réalisation des étapes ci-dessous, essentielles, est la garantie d’une transition sans heurts et fructueuse.
- Identifiez les processus devant être automatisés : la première étape consiste à identifier les processus qu’il serait le plus pertinent d’automatiser. Gardez à l’esprit que certaines tâches seront toujours mieux effectuées en association avec des humains, sans pour autant vous brider et vous empêcher d’explorer de nouvelles options.
- Collectez et analysez les données : il s’agit ensuite de collecter autant de données que possible sur les processus que vous avez décidé d’automatiser. Intéressez-vous en particulier au rendement actuel et aux possibles éléments ralentisseurs. En rassemblant et en analysant ces informations, vous pouvez vous baser sur des métriques complètes via lesquelles vous pouvez estimer la progression.
- Définissez les objectifs : une fois que les processus à automatiser ont été sélectionnés, et les performances actuelles analysées, vous devez définir des objectifs. Cette étape est déterminante car elle constitue l’occasion de clarifier ces derniers et de vous assurer d’un retour sur investissement notable.
- Planifiez chaque étape du nouveau processus automatisé : à ce stade, il convient de planifier chaque étape du processus d’automatisation, ainsi que de déterminer si certains processus manuels seront conservés, ou si tous seront automatisés. Pour ne pas omettre de phases critiques, vous pouvez réaliser une représentation visuelle du processus.
- Recueillez les suggestions des utilisateurs : n’oubliez pas de collaborer avec les utilisateurs finaux lors de la mise en place du processus automatisé afin de recueillir les remarques ou suggestions de ceux qui emploieront cette nouvelle technologie au quotidien.
- Élaborez des indicateurs de performance : avant de procéder au lancement du nouveau processus automatisé, pensez à élaborer des indicateurs de performance afin de vérifier si celui-ci répondra parfaitement à vos attentes, ou si des ajustements sont nécessaires.
- Testez le processus automatisé : intégrez le processus automatisé à un environnement contrôlé, par exemple en créant une version bêta, afin de détecter d’éventuelles anomalies avant de le rendre exploitable par tous.
- Contrôlez les performances et continuez à collecter des données : une fois le processus automatisé lancé, continuez à vous appuyer sur les indicateurs de performance, et à collecter des données, afin d’avoir la certitude que les objectifs seront bien atteints.
