L’objectif : faire gagner du temps aux équipes dans la réception, le traitement et la validation des 15000 factures mensuelles. Devant un tel volume, la nécessité de traiter électroniquement les factures, les archiver de façon centralisée, gérer les doublons et suivre les litiges revêt également une importante cruciale.

« Nos équipes perdaient un temps considérable à réceptionner et ouvrir le courrier papier, à le traiter et à l’archiver » précise Hélène Boubien. Sébastien Guillo, chef de projet, ajoute : « le processus de contrôle des factures s’opérait à 2 endroits physiquement distincts dans l’entreprise, aussi cela faisait l’objet d’incessants allers-retours entre les 2 sites, avec des brassages de documents papier importants ». 

« Enfin, nous avions une problématique liée à la réglementation. Nos fournisseurs nous demandaient de leur envoyer les factures de façon électronique », conclut Hélène Boubien. Pour toutes ces raisons, le recours au papier n’était plus envisageable.

A l’issue d’une ultime phase de tests basée sur une maquette, le choix final des utilisateurs se porte sur DocuWare. L’ergonomie de la solution, plus intuitive, jugée moins technique que la solution concurrente et ses capacités de paramétrage, permettent de répondre précisément aux attentes de l’équipe.

Des développements spécifiques sont réalisés pour l’interfaçage avec l’AS400 en ce qui concerne la gestion commerciale. L’interconnexion très forte entre l’AS400 et DocuWare est désormais plébiscité. L’interface est également opérationnelle avec le logiciel Cegid pour la partie comptable.

« Nous avons besoin de faire le lien entre la commande et la réception de la marchandise pour s’assurer qu’elle corresponde en termes de périmètre produit et de budget. Une fois que l’AS400 a déversé la facture en comptabilité, nous récupérons le paiement dans DocuWare. « Nous avons une visibilité complète à travers cette interconnexion. Nos équipes sont capables de voir dans la GED si la facture est payée, ou non réglée. C’est clairement un point fort », précise Sébastien Guillo.

Des workflows de validation sont également mis en place pour diverses tâches : la gestion des listes de contrôle, la déclaration d’échanges de biens, la détection des factures en doublon.

Très satisfaite de la solution, la société travaille actuellement sur une extension du périmètre projet : la gestion des demandes de création d’articles et de fournisseurs. A l’heure actuelle, ce circuit est encore basé sur le papier avec des validations compliquées entre les différentes agences. Ce processus s’articulera autour d’un workflow géré dans DocuWare.