Après une première phase de consultation des différentes solutions, Arnaud Rivière se tourne vers la solution cloud clés en main DocuWare, en raison de sa fonctionnalité de reconnaissance automatique des caractères (Intelligent Indexing), permettant d’extraire automatiquement les données clés des factures, et son intégration à l’ERP Sage 100 Cloud. « Ces 2 fonctionnalités ont fait la différence parmi les 5 solutions vues en démonstration. La technologie d’indexation intelligente offre un réel gain de temps et limite les risques d’erreurs en évitant la double saisie » indique t-il. « L’intégration à notre système comptable Sage était un pré-requis. Seul DocuWare était en capacité de communiquer avec notre système avec le connecteur intégré », précise t-il.

En outre, la simplicité d’utilisation de la solution DocuWare cloud clés en main, sa prise en main rapide remportent l’adhésion du chef d’entreprise. Les solutions concurrentes étant jugées trop complexes, avec trop de paramétrage pour être rapidement opérationnelles.

Mise en place en septembre 2020, la solution apporte de réels bénéfices dans la gestion quotidienne des factures : la réception par email permet de les transférer en un clic dans DocuWare grâce au bouton « connect to outlook ». Les factures sont ensuite traitées, indexées et transférées directement en comptabilité dans l’ERP Sage 100. « Nos fournisseurs nous envoient directement leurs factures par email, souligne Arnaud Rivière. Cela nous épargne des frais d’impression et nous fait gagner du temps en les récupérant directement dans DocuWare ».

Enfin, la validation des factures est plus souple et plus rapide, grâce notamment à l’application mobile, qui permet au dirigeant de les approuver depuis n’importe quel endroit, au bureau ou en mobilité depuis son smartphone.

Satisfait de la solution, Arnaud Rivière a fait basculer sa PME familiale dans la transformation digitale et n’envisage plus de retour à l’ère du papier.